告诉Office您想要做什么

聂静 张娜娜

引言

Office的高效快捷已吸引了超过12亿的用户。对于这个隐藏着许多复杂功能的“巨无霸”来说，您肯定有过因找不到所需功能而苦恼的经历，也肯定希望它能如人机对话那样，快速反应出所需功能的位置。Office 2016的诞生，实现了大家的这一愿望，在其选项卡的最后一项显示“告诉我您要做什么”，它就是大家所期待的功能。这也是Office家族的首次创新，只要在搜索栏的“告诉我您要做什么”处输入您所需功能的关键词，便能快速找到该功能的标题。下面笔者将结合教学中的案例，感受“告诉我您要做什么”这个新功能带来的便捷的乐趣。

快速将文本转换为表格

实验中学教务处要求教师的教案要统一格式，特别是英语教案中英文对照必须以表格形式显示。提交教案时，八年级英语教师张老师发现他所有的中英文都是文本格式，于是，他从第一节中的颜色部分着手进行转换，摘取一段文本（如图1），文本标题为“中英文对照”，共有三行四列内容，教务处要求标题在表格上边，标题和表格的对齐方式选择居中，文本内容放在三行四列的表格中。根据要求，表格应设计为三行四列，标题为“中英文对照”，位于表格上方，且标题和表格内容居中对齐。

1.传统转换

打开教案，在“开始”选项卡下选择“查找”功能，在查找导航搜索栏中输入“中英文对照”，搜索到需要转换的文本内容，在所要转换的文本中插入文字分隔符（如空格、逗号等），选中文本，执行“插入→表格→文本转换成表格”，在“文本转换成表格”对话框中，修改“表格尺寸”栏目中的“列数”为4，对于“自动调整”操作，栏目默认“固定列宽”为自动，文字分隔位置选择“空格”（教案中文本的分隔符为空格），设置好后单击“确定”，选择“开始”选项卡，选中“标题”和“表格”，在“段落”工具中单击“居中”对齐。可是，张老师对Office功能选项卡不熟悉，他想用这个功能，但找不到功能选项卡，这个时候，他突然想到可以找“告诉我您想要做什么”寻求帮助。

2.快速转换

（1）快速找到文本

打开教案，在“告诉我您想要做什么”中输入“查找”，单击“查找”功能选项，在弹出的查找导航搜索栏中输入“中英文对照”，找到需要转换的文本内容。

（2）快速找到“文本转换成表格”

选中文本（如果没有分隔符，先插入分隔符），在“告诉我您想要做什么”中输入关键词“表格”“文本表格”或者“文本转换成表格”等，凡是和表格相关的关键词，都可以弹出“添加表”功能。特别需要说明的是，如果文本没有分隔符，一定要插入分隔符，否则会出现行、列不在预期表格内，或者行数、列数增加和减少，达不到预期的中英文对照的目的。

（3）快速设置“文本转换成表格”

单击“添加表”，选择“文本转换成表格”（特别说明，在执行“表格”命令前一定要选中需要转换的文本，如果不选中需要转换的文本，则“文本转换成表格”选项会处于灰色不可用状态），执行命令后得到对话框“将文字转换成表格”。

（4）快速设置选项值

在“将文字转换成表格”对话框中，设置“表格尺寸”的“列数”为4。若看到的不是预期的列数，核对选中的文本是不是缺少分隔符；若和预期的列数相符，则对于“自动调整”操作，项目默认“固定列宽”为自动，文字分隔位置选择“空格”（教案中文本的分隔符为空格），设置好后单击“确定”。

（5）快速格式化标题和表格

此时，我们已经把文本转换为表格了，接下来就可以对标题和表格进行格式化，选中标题和表格，在“告诉我您想要做什么”中输入居中，点击确定，即可得到符合要求且美观的表（如表1）。

怎么样？以前想用却找不到的功能，是不是在“告诉我您想要做什么”的帮助下，显得如此简单？尤其是大篇幅的教案，有这样强大而实用的功能确实方便快捷。特别是Office 2016，对初学者也不在话下，他们再也不用为找不到所需的功能而烦恼。不过，大家在享用新功能的同时，千万不要忽略细节性的操作，如插入分隔符、选中文本等。

快速解决Excel中创建簇状柱形图出错

李老师是实验中学教务处的一名教师，兼管七年级的学生成绩，由于学校条件有限，学生成绩主要通过Excel进行管理。学期末，李老师对各班成绩进行整理和分析，可是在建立簇状柱形图时，出现了无法解决的难题，现以部分学生和科目为例（如表2），梳理一下数据分析的整个过程。

1.排序

打开七年级成绩单（含1～3班），选择数据区域，在“告诉我您想要做什么”中输入排序关键词，选择升序排列，注意在排序提醒中，要选择“扩展选定区域”（如果不选择此项，将会出现只对班级进行排序，排序后与学号、姓名等其他信息不对应），单击排序，实现对班级的升序排列。

2.分类汇总

选中特定空白单元格（这里选择D20），在“告诉我您想要做什么”中输入分类汇总关键词，弹出分类汇总对话框，在“分类字段”组中选择“班级”命令，在“汇总方式”组中选择“平均值”，在“选定汇总项”组勾选“语文”“数学”“英语”等科目，求出每个班各科平均成绩。

3.插入簇状柱形图

利用分类汇总的结果，选中每个班各科平均成绩所在的单元格，在“告诉我您想要做什么”中输入“图表”，快速插入簇状柱形图。选择该图，在“告诉我您想要做什么”中输入“选择数据”，弹出“选择数据源”对话框，分别选择图例项中编辑“1班、2班、3班”和水平轴标签编辑“语文、数学、英语”，修改标题为“柱状分析图”，得到下页图2左的柱状图，为什么会出现科目挤在一起的情况呢？原来在水平轴标签编辑的时候出现了问题，笔者建议大家在单击水平轴标签编辑后，直接在“学生成绩单”中选择所有科目，得到图2右的柱状图。

快速整合主题不同的演示文稿

实验中学八年级一班的物理老师要求两人一组做物理课件，前两节内容存放在文档“第1-2节.pptx”，使用积分主题，主题颜色设置为绿色，后三节内容存放在文档“第3-5节.pptx”，使用离子主题，主题颜色设置为蓝色。最后把“第3-5节.pptx”整合到“第1-2节.pptx”（保留各自的主题），重新命名为物理课件，学生首先想到的是分工做好两个文档，然后把文档第1-2节拷贝到第3-5节，可是第3-5节的主题就会变成第1-2节主题。这怎么办呢？Office来告诉您。

1.制作文档

打开PPT，新建空白演示文稿，在“告诉我您想要做什么”中输入“主题”，选择“积分”主题，然后再输入“主题颜色”，选择“绿色”，编辑前两节内容，保存文档为“第1-2节.pptx”，保存路径选择桌面。同样方法制作“第3-5节.pptx”文档。

2.快速整合

打开“第1-2节.pptx”，在“告诉我”中输入“重用”，在功能选项卡“新建幻灯片”下选择“重用幻灯片”。在“重用幻灯片”对话框中找到“从以下源插入幻灯片”，然后选择“浏览”，在“浏览文件”中选择桌面路径，找到“第3-5节.pptx”。在“重用幻灯片”对话框任意选择一张幻灯片，右键选择“插入所有幻灯片”，可以快速实现两个文档的整合。

3.特别注意

此时，您会发现所插入的幻灯片主题全部变成“第1-2节.pptx”的主题，这是因为没有在“重用幻灯片”对话框的左下角勾选“保留源格式”（如图3），勾选之后，“第3-5节.pptx”会保留原格式，最后另存为“物理课件”，制作完毕。

结束语

熟悉Office 2016新增的“告诉我您想要做什么”功能之后，您是否能想到Office之前的那个看上去比较萌的助手？它是Clippy。其实二者的作用是相似的，它们都能解决操作中的困惑。随着用户对信息获取途径和效率的高要求，需要升级软件才能使之更为智能。“告诉我您想要做什么”就像Office内部的搜索引擎，当用户遇到困难需要帮助时尽管求助它。因为根据它的提示用户便能很快地找到解决的途径。希望通过以上举例，大家能体会到它不仅可以快速定位所需的功能对话框，而且能给我们的操作带来极大的便利。