浅谈校园一卡通在智慧校园财务管理的应用研究

崔玉良

摘 要：随着高等教育的发展，高校的教学、科研和对外业务逐渐增多，而面对计算机和网络技术的迅速普及，数字化的智慧校园更是大势所趋。校园一卡通系统的建立既是智慧校园的重要一步，也使高校的财务管理更上一层楼。但这其中也存在一定的问题，必须就其影响和不足进行分析，并提出相关解决措施和建议。

关键词：高校；校园一卡通；财务管理

中图分类号：F274 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）08-0144-02

一、校园一卡通的主要用途

校园一卡通系统是智慧校园中最具特色的一项业务，是指通过IC卡技术，在数据采集的基础上，利用网络平台，在校园内进行的个人数据账户管理的一种方式[1]。校园一卡通从资金角度主要具有以下几项功能：一是电子支付。通过一卡通学生和教职工可以进行就餐、机房上机、校内巡逻车、水电费缴费、商户交易等支付业务。真正实现了以卡代币，降低了现金交易的风险，也解决了需要携带多张卡的负担，大大方便了学生和教职工。二是身份识别。一卡通的卡面上注明了学生的学号、姓名、部门及班级的基本信息并附有照片，对学生注册、借书、门禁出入都具有快速身份识别功能。三是金融服务。主要体现在学生的银行转账功能，学生通过学校的合作银行卡可与一卡通进行自助圈存和自动圈存业务。自助圈存可通过自助机进行人工操作，通过学生与银行签订协议，当一卡通内金额少于20元时，关联银行卡将自动转账50元至一卡通。银行转账的业务解决了对现金充值时间和空间的限制，既快捷方便又解决了学生排队充值的烦恼。四是商户清算。持卡人通过商户安装的pos机进行消费，消费记录将记录在一卡通系统中，财务人员定期对各商户进行清算，集中清算免去了使用现金、票证的烦琐手续，实现了数字化的电子结算。

二、校园一卡通对高校财务管理的积极影响

（一）规范高校经济秩序，确保资金透明

高校的财务管理可能存在着一些漏洞，如监管不严导致坐收坐支、现金不及时上缴、私自挪用公款、私设“小金库”等问题，一卡通的建立使持卡人与商户取消了现金交易，通过一卡通进行结算，转入相应账户，交易流水每一笔都清晰透明地体现在系统中，降低了资金的风险性。同时，也确保了资金的透明，规范了经济秩序，在经济层面保证了高校财务管理的健康持续发展。

（二）提升资金运行效率，增强资金掌控能力

学校对各有偿服务商户通过一卡通进行统一管理，因此持卡人采用先预存后消费的方式，预存的资金将会统一存入学校专用账户中，这一定程度上增加了学校的运作资金，降低了筹资的成本，最大程度上聚集了资金，整体上增强了学校调控资金的能力，并且可以利用沉淀资金获取一定利息。它还可以对学校资金的运动进行全方位的监督和调控，除了对学校财务管理上有很大作用外，对各商户的收入、师生的消费情况都有了直观的了解，从而增强了对资金的管理监督能力。

（三）加强对二级单位的财务监管力度

学校对各商户的统一清算管理，使后勤公司、上机管理、校内巡逻车、水电费缴费等收费流水明细可以被详细记录下来，有利于加强学校对二级单位收取资金的监督和管理。尤其是近几年后勤部门的社会化承包经营，通过一卡通系统了解各商户的经营状况做出决策分析，也为建立各规章制度提供了基础数据。同时，保证了商户应缴费用的及时上缴，提高了合同的执行力，确保学校的国有资产保值、增值。

（四）节约各类资源，创建节约型校园

在实行校园一卡通之前，学校各职能部门的卡是不能通用的。后勤公司负责就餐卡的制作及充值；图书馆需要发放图书证；计算机学院需要配备专门人员对上机的同学办理上机卡及充值；校内巡逻车需要配备售票员。除此以外，机关部门还需要配备现金管理员对收取的现金及时上缴。一卡通系统建立后，实现了一卡通用、数据共享的功能，各职能部门不需再配备专职人员制卡并收取现金，节约了人力资源，也节约了制卡等成本费用，创造了经济效益。

（五）改进财务管理模式，提高工作效率

高校应用校园一卡通后，改变了以往纸质财务报表统计和报送方式，通过对各职能部门统一编码的设置，实现了资源共享和资源整合，大大提高了工作效率，减少了人工重复工作，同时对会计原始数据的准确性和及时性也提供了有效保证。利用网络技术处理财务管理活动，改变了传统的消费模式，使教工和学生不受时间和空间的限制，得到更加良好的服务，也避免了人工操作的失误。

（六）促进银行与学校合作，实现双赢的目标

校园卡相当于学生的另外一张“银行卡”，学生通过圈存将银行卡中的资金转入校园卡，再通过刷卡消费资金流入各个消费终端，每月月底再由学校对各终端进行清算。对于银行来讲，学生需要办理银行卡才可以进行圈存业务，这就为其保证了非常稳定的客户群，通过指定的银行卡，银行的存款规模也随之增加。对学校而言，校园卡通过银行卡进行转账圈存发挥作用，学校则可减少一定的人力、物力、财力，不仅方便了学生，还提高了工作效率。

三、校园一卡通在财务管理应用中的问题分析

（一）校园一卡通系统的安全稳定性存在隐患

校园一卡通本身项目规模较大，日平均数据量传输逐渐增多，这些都导致其系统的安全稳定性不容小觑。不论从其硬件配置还是从技术层面，都有不安全的因素。首先，服务器、网络通信设置等都对大数据的传输有着重要影响；其次，计算机病毒的侵入、黑客的窃取数据等会使整体系统瘫痪。除此以外，主系统与各职能部门子系统端口不匹配，断电断网情况时有发生，使之对数据的准确性会有一定的影响；系统操作员及财务管理人员的责任心和业务素质能力等都会影响系统的安全性[2]。因此校园一卡通系统的安全稳定问题需要得到重视和解决。

（二）财务信息共享不全面，导致信息不对称

由于学校各职能部门的子系统分由不同的集成商提供，其端口与校园一卡通系统不完全匹配，出现了信息不对称的情形，这就使得工作增加了难度，有些部门现在仍然不能与之信息共享。现在校园一卡通的研发还不够完善，一些业务操作涉及多个部门，但现有系统功能并不能与其他相关系统互通，共享技术还不完善，这也可能影响财务数据，影响各部门的领导决策。

（三）校企合作思路有偏差，系统功能亟须改进

校园一卡通的研发人员通常为集成商的网络技术人员，由于网络技术人员与财务管理人员对于会计账目的理解不同，使之研发的操作系统并不能为会计人员所用。因为没有从财务专业角度考虑，所设计的财务数据报表与教育部门要求的不一致，财务人员无法从系统中对各账户余额一目了然。现有系统无法与财务系统相连，结算业务不能与财务系统对接进行账务处理，相关数据仍需要人工核对，大大影响了校园一卡通的工作效率。

（四）系统操作员使用不规范，缺乏专业管理人员

校园一卡通为高校财务引进了新鲜元素，改变了以往的财务管理模式，这也对操作员的职业素质有了更高的要求。有些人员未经过专门培训，对网络电子技术操作不够熟练，并且一直持有过去的管理思维，无法与时俱进。现在一卡通中心主要负责新卡的开户、挂失、解挂、存取现金等业务，这些业务都比较烦琐，涉及的风险也比较大，因此操作员的业务素质将直接影响校园一卡通的正常运行。如果一直不配备专业的管理人员，就将使校园一卡通在管理中出现问题，其效能也无法有效发挥。

（五）现有功能具有局限性，利用率有待加强

校园一卡通整体规划往往不够全面，功能定位简单，缺乏后续的功能拓展。现有一卡通功能主要涉及各商户的消费、资金转账等，但缺乏与整体校园的行政管理功能，利用性并没有全面开发，并且不能与财务系统有效整合，造成了资源重复浪费的情况。

（六）覆盖多个职能部门，内部控制难度增强

校园一卡通各业务涉及学校多个部门，其内部控制的范围也随之增大，其管理的因素也随之增多。各部门不相容职务分离的控制难度也增强了。在日常管理过程中，风险防范的意识薄弱、操作员密码易被盗取、操作不规范、职权设定不够细致等都会使得内部控制的管理难度加大。

四、校园一卡通在高校财务管理中应用的完善措施

（一）加强网络安全系统维护，确保数据及资金安全

校园一卡通系统的规模庞大，对于加强安全稳定性是一个巨大的挑战。首先，在硬件上，要做好服务器、应用服务器、网络通信线路的配置，选择较好的硬件供货商，为系统安全提供必要的支持[3]。其次，在技术层面，采用有效的杀毒软件和防火墙技术，加强身份认证识别技术开发，加大网络监控力度，做好相应的安全隔离。再次，要做好相关制度的建立工作，强化职责，明确职能。最后，加强对相关工作人员职业素质及责任心的教育，使工作人员各尽其职。做好财务数据的备份保存工作，对通讯线路等及时监查并定期检修，确定专人负责网络的维护，以保证财务网络的安全。

（二）推动信息化智慧校园的创建，构建信息共享平台

高校财务管理信息化是高校建设数字化校园的重要组成部分。进一步加大对一卡通系统整合的投资力度和重视程度，进行统筹规划，更新设备，使端口系统互不相容给工作带来的问题得以解决。对各职能部门建立统一的数据代码，实现数据资源匹配以及信息的统一性和规范性。需要适时对已有财务信息系统进行更新，从而便于一卡通与其他管理信息系统实现信息资源共享。例如，一卡通系统与学费系统和学籍管理系统相关联，充分利用一卡通身份识别的功能，加强了财务信息管理系统的安全性能，也推动了信息查询的建设进程[4]。

（三）与银行及系统软件企业沟通，完善系统建设

针对系统设置不合理的问题，高校财务处应牵头形成统一领导，在与各高校反复沟通调研的前提下，统一规划，与合作银行及新中新企业反复论证，根据实际要求（下转157页）（上接145页）和财务系统的处理习惯对数据格式进行统一规范。在系统运行的同时，不断发现问题、总结经验，不断对系统进行完善和创新，陆续实现校园一卡通的各项惠民功能。

（四）注重专业技能培训，加大对信息化推进的重视程度

在校园一卡通推进的过程中，要注重对工作人员的专业技能培训。必须定期对工作人员的会计专业知识及计算机知识进行培训。财务信息逐渐网络化，校园一卡通推进了信息化的进程，过去财务人员的计算机知识已经无法适应现在的工作，不能满足现有财务管理模式的要求，所以应提高对会计电算化学习的重视程度，熟悉各个环节的操作流程，完善自身的业务水平。只有财务人员提升了自身的素质，才可以将一卡通系统功能的开发与使用充分发挥。

（五）拓展一卡通的校园管理功能，使其发挥最大的效益

现有一卡通功能主要体现在门禁管理、图书借阅、食堂就餐、圈存充值等业务，为了进一步扩大其功能，应该与学生收费、学籍注册、出勤考核、各类信息查询、报账预约、科研经费等行政管理功能相结合。建立校园一卡通与手机绑定功能，实现信息实时通知和自助挂失等功能，避免丢卡盗刷情况的出现。除校内功能外，还应积极开发校外功能。可以通过与校外银行、通讯公司、公交公司等事务部门联系沟通，实现校园一卡通与银行卡、手机卡、公交卡的整合统一；还可以与支付宝等第三方平台进行绑定，实现网上缴费的功能。这些是推进智慧校园有效实施的积极举措。在推进信息化建设的同时，也发挥了校园一卡通的最大效益。

（六）建立健全校园一卡通内部控制管理体系

《行政事业单位内部控制规范（试行）》从2014年1月1日起正式实行，校园一卡通系统的建立对原有财务管理模式带来了许多变革，因此对于其内部控制来讲也存在着一定的挑战。哈尔滨商业大学建立了校长负责、纪委书记把关、总会计师指导、财务处牵头、各相关部门参与的内控实施管理体制，对校园一卡通系统的工作性质和流程进行了自下而上的梳理。并且无现金的收付模式，使得在原有的内部控制制度下需要进行补充和修订。要充分贯彻“不相容岗位分离”的原则，规定各岗位职责及权限，各商户清算转账签批严格按制度执行，完善校园一卡通的管理制度，使各项工作有章可循，防止校园一卡通成为内部控制的盲区。