《企业档案工作规范》解读

3.2企业档案工作，是指企业履行档案管理职责的行为和活动。

需要明确的是，按照管理活动的原则，有些涉及面很广的管理，其管理的有效性往往不是仅限于具体从事这项工作的岗位和人员。企业要保证产品质量、赢得市场竞争、符合法规要求，这不仅是质量管理人员的事，也是企业全体职工特别是领导的责任。由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。所以，《企业档案工作规范》中，“企业档案工作”突出说明和强调的是企业依照《中华人民共和国档案法》及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，即，包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，以及企业各项活动中的对文件形成、积累、整理和归档责任，以及满足归档文件的完整、准确、系统要求的全员责任。如果没有企业各项活动中全员形成的真实记录，企业档案和档案馆工作就会成为无源之水、无本之木。

3.3 电子档案，是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。

随着信息技术的广泛应用，国际国内电子文件大量形成。而电子文件的归档管理也是电子档案及其管理越来越普遍。在我国目前对电子档案的概念尚存在不少争议。标准的表述上也不尽相同，如国家标准GB/T 17678《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中将电子文件界定为“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘、或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”，同时将电子档案表述为“具有保存价值、已归档的电子文件及相应的支持软件和软、硬件说明”。国家标准GB/T 18894《电子文件归档与管理规范》则不直接表述电子档案，而是采用“归档电子文件”的概念：“指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件”。实际上这“归档电子文件”就应当是电子档案，否则档案部门为什么要管理？为什么还要“作为档案保存”？

此外，由于我国对records的翻译理解不同，也造成对电子档案的认识不一。现在很多人将electronic records称为电子文件，实际上是不了解国外document（文件）与records（档案）的区别和使用。在国际上，不论机关还是企业，“文件”一般是用documcnt表示，而如果我们将records译成文件，那么document就不好翻译和理解。在国际标准ISO9001《质量管理体系要求》中，文件document与档案记录record两者都涉及，统称为文献documentation。但在IS0 9001中对文件document与档案记录records两者的要求是不一致的，而且是分别表述和要求的。documents的要求是要针对质量管理程序制定有关的方针、计划以及系统管理的程序文件；而records的要求则是针对质量管理程序实施后的结果的记录，要求其妥善维护和保存。显然这一“记录”及其维护管理在我国的企业管理实践中一般就是指档案及其管理。因此，《企业档案工作规范》将电子形成的文件归档管理后称为电子档案（electronic records），以区别于正在形成和使用的咆子文件及数据库文件（electronic documents）。

随着人们对电子文件、电子档案形成管理、长期保存的认识的不断深化，“电子档案”的解释中将十年前的国家标准GB/T 17678《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》“支持软件和软、硬件说明”，进一步明确界定为应当包括“相应元数据、背景信息和支持软件”。因此《企业档案工作规范》所称的“电子档案”，就是指由企业档案部门作为档案管理的具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。