新时期查档工作人员所应具备的基本素质

马庆华

自2008年到青龙满族自治县档案馆以来，一直负责查档接待工作，无论是按天接待，还是按年接待，查档人数都呈现出逐年走高之势，查档的内容和用途也呈现多样化，档案在各个领域和部门所体现的价值也越来越高，这就无形之中给查档工作和工作人员提了更高的要求，如何做好新形势下查档工作，需要每一位查档工作者进一步提高自身综合素质，增强为民服务的本领和技能。

一、虚心学习，熟悉馆藏

在工作中，利用一切机会虚心学习，多方位吸取营养，熟悉馆库所藏档案内容，以积极应对查档者需求，熟悉馆藏是查档工作的基本要求。首先，熟悉馆内全宗情况。就青龙馆而言，馆内全宗共199个，作为查档工作人员必须对每一个全宗单位的基本情况有所了解，如职能范围、审批事项、成立时间等等，这样对查档对象所查内容就能够准确定位，在最短的时间内，满足服务对象的需求。其次，了解馆内全宗单位的目录内容。单独抽出时间来熟悉每一个全宗的目录内容，有些困难，所谓的了解目录内容，简单一些就是利用为查档对象服务的过程进行了解，有些查档对象所查的内容要涉及好几个全宗，涉及好几个年度，这样在翻阅各单位各年度目录的同时，就能发现一些问题，知道哪些档案在哪个年度在哪个单位有所留存，哪些没有，以减少今后查档工作中不必要的麻烦。再次，熟悉内容要有侧重。在工作中，对那些查阅频率较高，利用的次数较多的档案进行重点熟悉，就青龙馆而言，所查档案利用频率较高的档案之一如婚姻登记档案，青龙馆平均每天要接待5人次的婚姻档案查阅。馆藏婚姻档案年度跨越超过40年，最早为1965年，最晚为2010年，涉及乡镇为51个。其中，1986年-2010年由县民政局统一移交入馆，这部分档案相对较全面完整；而1965-1985年则为各乡镇移交入馆，档案参差不齐，质量很低。由于婚姻档案利用率较高，为了节省查档时间，我馆工作人员对51个乡镇的婚姻登记档案详细进行了摸排，制定表格装订成册，仔细记载某个乡镇某个年度存在婚姻登记档案，这样在查档过程中就能一目了然，节省了时间，提高了工作效率，册上有档案的就给予查阅，册上没有明确告知，也没必要再进行查阅。其次，为查阅年龄、户口问题的档案，查档机率也很高，年龄问题有的人会相差二十几岁，有的人根本没有户口，无法到公安机关办理身份证件，这部分群体主要集中在年龄较大、行动不便的人身上，在青龙馆内有两个线索可供查阅，一个是人口普查档案，全国第二次人口普查发生在1964年，一个是选民登记档案，全县选民登记档案发生在1980年。这部分群体的档案我们采取了阶梯式的查档方式，如果在1964年人口普查档案中没有查到，我们会根据年龄推算，1980年是否已满18周岁，然后在选民登记中给予查阅。阶梯式的查阅给广大查档者带来了很多便捷，通过查阅，年龄可以恢复，身份可以得到证明，一切应享受的权利可以享受。

二、态度端正，将真心实意融入到工作当中

查档工作是一项比较繁琐的工作，需要良好的态度，查档工作也是一份具有挑战性的工作，需要迎难而上的勇气。说句实在话，不是一般的人才能干好的工作，工作态度好坏，决定着查档对象对党和政府评价的好坏，态度端正是查档工作能否顺利开展的必要条件，勇于接受挑战，迎难而上，是查档工作能否有效进行的有力保障。

如何将真心实意融入到工作当中这就需要我们：第一，有良好的态度。态度和蔼可亲，让群众与我们没有距离感。第二，懂得换位思考。在工作中，要将心比心，把群众的事记在心上，站在群众的角度想问题、看问题、办事情。第三，要宽容大度。在工作中即使我们做到了最好，如果群众所需档案没有找到，查档对象还是会很失望，或者有情绪上的表露，作为查档人员，我们在宽容大度的同时，要耐心解释，平稳情绪，避免矛盾升级。第四，低调积极工作，平衡心态。有人说查档工作是一个简单的动作和话语每天都重复很多次的工作，每天重复的话说很多次，每天入库房很多次，每天翻阅案卷很多次，是一个怎么干都不出成绩的工作，重复的工作，每天都在做，虽然工作干了很多，但却是无论多有成绩都讲不出来的工作；是一个永远由不得自己作主的工作，查档对象随时来馆，随时都要给予查阅，有时节假日也会加班给予查阅。虽然每个人的分工不同，所承受的压力自然不同，但就馆内工作而言，作为一名查档工作人员只要在这个工作岗位，我认为就已经是一个勇者。

一个具有良好素质的查档者，必须具有一个良好的性格。我认为磨练成好的性格最少需要从事查档工作5年时间，5年里，会遇到很多人，很多事，青龙馆每年接待查档2000多人，5年1万人，数量大，压力大，对我们自身的性格是一个不小的挑战，特别是面对人员多，查档线索不易发现，情况复杂的时候，需要查档工作人员耐心在认真查找的同时，耐心对查档对象进行疏导，按秩序，按程序查档。拿我本人来说从事接待查档工作的时间悄然已迈入8年了，掐指算来，接待过的人已超过几万人，8年来使我成长了，可以说使我的性格发生了质的转变，由开始的慌乱、烦燥，变成了现在不管查档人怎么多，内容多么难查，都能够有序接待，态度温和，工作认真仔细。其次，一名优秀的查档接待工作人员要有迎难而上的勇气。在查档接待过程中，一些内容不是在几分钟，一个小时，甚至一天就能查到的，有的需要从各个方面集中线索，可能一查要查好几天时间，有时头晕眼花，但仍要尽自己最大努力进行查找，给查档者最大的希望。

三、廉洁自律，杜绝各种劝说和诱惑

在档案查阅过程中，有些档案在馆内查不到，查档者会找熟人，会拉关系，想方设法地让我们盖章，但作为一名工作人员应做到的，第一点是严词拒绝，明确告诉查档者这是违法的，档案是历史真实的体现，有就是有，没有就是没有，绝不会弄虚作假，不会拿法律开玩笑，这样对你对我都好；第二点讲明道理，让查档者清楚，不是我们推托不给查阅，是经过我们认真查阅之后，没有发现他所要查找的内容。第三点平等待人，在查档过程中，有些查档者会认为，没有熟人，没有关系，是不是到了档案馆不好好接待，不好好给查，有些时候他们会暗示给我们，说认识某人，希望能仔细查阅，作为查档工作人员告诉他谁来我们都一样给查，不会搞特殊化，都一视同仁。

（作者单位：青龙满族自治县档案馆）