艺术档案收集中的问题与对策

王志明

[中图分类号]：G27 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2015）-27--02

艺术档案在归档、利用等环节之前，首先是要做好档案收集，它是档案业务管理工作的第一重要环节，处于环节之首，不仅是档案管理工作的起步，同时也是档案管理后续工作的支撑。艺术档案管理工作中只有做好档案收集工作，才能使档案材料齐全、完整，从而为公共文化服务建设提供有力保障，为改革、创新提供重要参考依据。所以档案收集将对整个档案管理起到决定性作用。虽然从档案法方面也好、单位自身也好、档案管理员也好，都在不断进行完善和规范，相比过去有着很大的改观，但在实际工作中并不是有那么乐观，或多或少都存在着不同层面的现实问题。以下结合自身工作谈几点体会：

一、档案收集工作存在的问题

1、档案意识淡薄。

单位各部门工作人员对档案意识不强，认为此项工作是档案员的事，认为自己干好了业务工作，举办好文化活动，就完成了本职工作，而恰恰忽略了自己本职工作中最重要的部分，那就是可以证明工作业绩的原始材料，不注意收集、整理，更谈不上保管了，导致原始材料丢失，到年终考核整理材料时，拿不出有价值的东西出来，只能处于应付，能有多少交多少。这点是我们很多单位业务干部普遍存在的现象，忽略了平时工作的一个重要环节，甚至出现所做过的活动，没有留下任何痕迹。另外，很多档案人员缺乏能动性，对自身工作也是处于应付，自身要求不高，不能主动去了解各业务部门的工作性质以及工作计划，更谈不上监督、指导了，也是草草了事，档案只要做了就行，最终形成归档文件材料不齐全、不完整的严重局面。

2、归档偏“科”。

目前很多文化业务单位虽然把业务工作放在重要位置，但在档案收集上却把行政放在业务之上，作为首要任务，档案室里多见文书档案的收集比较完整，却对艺术档案的收集则比较忽视，有些活动档案，只有一张节目单和几张图片，连一个基本的前期方案都没有，互联网时代影像档案、数字化电子档案等新型载体档案的收集归档工作更加无从谈起。传统和现代都不能体现完整性，最终就导致单位档案种类单一、缺失，原本较为重要的资料得不到有效管理，更谈不上有效利用，给单位发展造成极大影像。

3、文档人员业务和责任心不强。

档案人员专业素质不高，业务技能不强，，也是造成档案工作不能健康发展的主要原因。很多单位的文档工作人员，大多数都是兼职或者都不是专业出身，由打字员转岗的，缺乏对文书立卷的基础知识，不能系统掌握档案的要求，导致收集工作无法顺利进行。如请示、批复不在一起，底稿与正稿分家，正件与印件不完整。如果遇上不负责任的文档管理人员，收集多少是多少，不按艺术档案的归档要求加以督促和催办，甚至出现文件材料不能及时理顺归档，就会随着时间的推移而将其丢失，人为地造成立卷工作中的“脱节”现象。

4、档案收集过程缺乏规范。

单位档案员在收集各部门档案时，通常只是电话通知，口述把什么什么项目的资料上交，在归档范围、收集时间、数量等方面没有明确导向，更不用说以书面清单的形式进行收集，导致松散现象，收集效率降低，对整个档案管理的作用不明显。特别是各业务部门职能和工作性质不同，档案呈多元化态势，各部门形成的档案都具有自身的个性。所以档案人员有必要进行专业的具体指导和培训，才能把收集工作落到实处。

5、档案收集工作无硬性考核。

几乎所有文化业务单位，对档案收集管理工作没有具体的考核标准，即便有考核标准也是太笼统。虽然形式上有考核，只是检查是否收集齐全完整，都是留于口头，没有硬性指标，而应对检查的归档率实际也是自欺欺人，无非就是把实际归档数视作应当归档数，因此这种考核标准实际意义不大，对艺术档案收集起不到促进作用。

6、档案收集执法不严。

目前我国在《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规文件中针对归档的行为做出了相应处罚。但在实际情形中，由于单位内部管理上没有把档案工作提上工作日程，没能真正加以重视，加上档案材料不及时移交归档并未给单位造成眼前的各种损失和不利影响。导致在整个档案收集过程中有法没依，有制度不能有效执行，缺乏实效性，久而久之，工作人员的档案法制意识就会淡薄，直接影响了档案的收集归档。

二、有效解决档案收集工作的问题

1、加强领导引导，促进全员档案意识。

文化艺术档案本身就是一门艺术，领导重视是这项工作之根本，加强引导宣传又是一个重要环节，首先必须单位领导自身要意识到文化艺术档案的价值和重要性，才能督促下属做好文化艺术档案的收集、整理以及管理工作，要把文化艺术档案管理工作列入到重要的工作日程，将档案管理工作经费纳入到年度财政经费预算，进一步加大硬件设施的投入，解决实际困难和问题。另外可以通过单位内部网络、刊物、微信等平台宣传档案收集工作，将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个业务部门，引起全员对单位档案工作的重视，增强档案积累、保护和收集归档意识。营造一种良好的档案工作氛围。

2、不分主次，树立大档案的概念。

一个单位，文书档案固然重要，但对文化馆来说，他具有业务性非常强的性质，主要工作是公共文化服务，都是通过不同的艺术形态和文化服务来满足广大人民群众对日益增长的文化需求，可想而知艺术档案对文化馆来说更是一笔宝贵的财富，所以，凡是有保存价值的各种载体、各种形式、各种门类的档案都要及时收集，除了艺术档案、文书档案外，单位的设备档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等都要建立起来，并且根据社会发展，都要形成数字化管理，建立门类齐全、资源丰富的档案库，才能更好地为单位各项工作服务，满足利用者的查档需求。

3、提高档案员业务水平，加强责任意识。

文化馆工作本身与图书馆、博物馆有着很大的区别，所开展的活动也是具有多样化的，那么面对档案收集的标准也是分门别类，这就需要我们从事档案工作的人员自身要有熟悉各个门类专业特征，了解各活动项目所要归档的范围，才能达到事半功倍的效果。除了有较强的业务水平外，责任心尤为重要，长期以来，档案收集基本处于被动收集的局面，你来交我就收，交多少收多少，材料完整不完整，似乎与档案人员毫无关系，责任意识不够强烈。这种思想一定要改变，档案人员必须清自己的角色。做到“脑勤、嘴勤、脚勤”，多于各部门加强沟通，变过去的被动收集为主动收集，让业务部门工作人员时刻感受到档案的重要性，赢得大家的支持。

4、规范管理，责任到人。

文化馆应配备档案管理工作专职人员，并能在内设机构确定兼职的档案收集人员，形成整个单位的档案管理队伍，由档案专职人员牵头，每年年初和年末都要召集一次档案管理工作碰头会。年初就各部门年度重点工作计划进行调查摸底，通过各业务部门年度工作计划，掌握主要工作项目和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档，在反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求的同时，以书面形式，列出归档清单，落实好各部门责任人员，并签订相应责任书；年末归档前要再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，要共同交流，加以解决。

5、明确档案收集考核，建立可操作性标准。

建立健全切实可行的收集归档制度和档案工作考核制度，将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”等要求贯穿其中，确保材料齐全完整。根据单位的一切事务，制定相关的档案收集标准，在收集工作考核时，要抽样检查某个活动项目，并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况，逐步检查材料是否齐全完整，是否与制定的标准缺少什么材料，而不是简单地用一个归档率和卷宗数来说明收集材料的齐全完整性。结合职工年度目标管理考核，实行奖惩分明，这样可以避免一些自欺欺人现象的发生，使档案人员和业务部门工作人员都能从思想上高度重视起来，更好地在日常工作中做好材料的积累和收集归档，也能促进相关工作的关注及材料收集工作的督查。

6、加大力度，依法治档。

进一步制定、完善、规范针对性、操作性强的规章制度，使档案管理工作有章可循，有法可依，从《档案法》的执法高度来宣传档案收集工作的法律性与重要性。用制度规范行为，充分加强档案执法情况的检查和监督，必要时采取从行政上加强单位内部对档案法规知识的学习，提高单位内依法行政、依法治档的思想意识。并对档案工作检查中出现的违法违纪行为严予以查处，以此树立依法治档的权威性和严肃性，从而进一步增强单位内工作人员的档案法制和归档意识，杜绝各单位档案拒不归档现象的发生，确保档案收集工作的有序开展。