电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

李晓玲

[摘 要]随着互联网时代的到来，电子信息技术已经渗透到社会的各个领域，尤其是档案资料繁多的事业单位更离不开信息技术的应用。本文着重阐述电子信息技术在事业单位档案管理中的应用，并针对其中存在的问题进行分析，然后有针对性地提出建议，以期为事业单位的档案管理提供借鉴与帮助。

[关键词]事业单位；档案管理；信息技术；应用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.146

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-01

信息技术的不断革新不仅改善了人们的生活，而且也提高了人们的工作效率。电子信息技术无疑是一种新的创造，它给人们乃至社会带来了新的奇迹。在档案管理工作领域，电子技术的优势被充分展现，极大地促进了事业单位的持续稳定发展。电子信息技术的应用具有两面性，虽然电子技术运用到档案管理中利大于弊，但是也不能忽视它存在的潜在威胁。

1 事业单位档案管理概述

事业单位的档案管理工作日益严格，为了顺应时代的快速发展，档案管理必需更加明确、清晰、规范。档案管理工作主要包括以下内容：单位上下级之间的文件往来、单位与相关企业的合同资料、单位项目的相关证明、单位决策、研究性报告、财务部门的相关单据与报表、工作人员的调动资料以及有保存价值的单位文件等。这些相关档案都需要专业的工作人员进行归档整理。利用电子信息技术进行归档整理时，电子信息内容一定要与原文件保持一致。档案管理不仅要追求规范整理、归档保存，而且也要具备调用灵活、播放操作简易、编辑更改方便等特点。

2 电子信息技术在事业单位档案管理中的应用

电子信息技术在事业单位档案管理工作中的应用，打破了地域及时间上的限制，能够有效地收集档案信息。目前，电子信息技术在事业单位档案管理过程中的应用，主要包括以下几个方面：第一，内容管理方面，档案的管理内容一般较为复杂繁琐，运用电子信息技术后操作过程仅包含档案信息检索、文件汇总、统计与号码编制、插图或表格制作、文件共享或存储等工序，操作更为简便；第二，管理系统方面，电子信息技术把管理系统划分为查询网页模块、用户管理模块、整理与分类模块、搜集或打印模块等，管理界面更加清晰；第三，档案资料的存储与保护，随着信息技术的应用，档案管理工作的科学性与科学性得到提高。

3 电子信息技术在档案管理中应用中存在的问题

3.1 缺乏系统化与规范化

电子信息技术虽然在在档案管理中得到普遍应用，但是在管理上还存在一些问题。例如：工作人员对于档案的整理还是局限于逻辑归档，没有考虑到电子归档的设计问题，只是把目录传输到使用终端上去，对于脱机载体的自动下载问题并没有进行设计，这样，为文件的网络安全埋下了隐患。

3.2 缺乏對电子信息技术的深刻认识

电子信息技术应用于信息档案管理的时间较短，一些工作人员对电子信息技术认识不到位，导致工作失误。例如：工作人员在整理电子文件之后打印出纸质文件，对使用完之后的电子文件随便处理，造成资源流失。有的工作人员对于电子信息技术过分依赖，不保留纸质文档，一旦电子系统出现故障，文件就会受到损坏，甚至难以修复。

3.3 缺乏安全意识

电子信息技术依赖于网络共享，档案文件管理也会涉及网络搜索的功能。如果把大量的档案文件放在电子设备上，没有及时下载到脱机载体，在电子设备遭遇黑客或病毒攻击时，文件安全隐患问题就会频繁出现。

4 加强档案管理中电子信息应用的策略

4.1 提高规范化水平

加强工作人员的规范意识，使其严格遵守标准化与规范化的原则，对于原文件的处理一定要保证质量，严格规范文件格式，对于不清楚的档案信息一定要严格审核并且进行真实合理修缮。对于电子文件，也一定要谨遵标准规范原则，认真仔细分类归档。工作人员应加强对电子信息技术知识的学习，充分掌握应用技能，提高管理意识，培养专业素质，从而增强自己的熟练程度，保证档案信息的质量。

4.2 提高电子信息技术在档案管理中的应用水平

电子信息技术具备快捷、方便等特点，为档案管理工作注入了新的活力，也加快了档案管理工作的现代化与智能化的步伐。事业单位在此机会下应紧抓信息时代的脉搏，提高电子信息与档案管理相结合的应用水平。充分并有效地掌握信息技术的应用方法，加强自身档案管理部门工作团队的技术、技能，完善自身计算机体系，培养出拥有高水平技能的档案管理团队。

4.3 减少或避免出现安全隐患

安全问题对于档案管理是至关重要的问题，排除安全隐患，文件才会被有效持久地保存。目前，行业内的相关人士已经着手于档案管理方面规范化、标准化及安全性的研发工作。此外，国家对这一方面也提供了有效的支持。事业单位可以结合有关研发标准、相关策略进行有效的网络安全评定，加强对信息接入网络前的秘钥设置，强化安全标准，减少或避免安全问题的出现。

5 结 语

事业单位中的档案管理是集单位中多个部门文档资料于一身的管理工作，所以它的要求极高、事务综合性较强，运用电子信息技术对档案归纳整理是最好的选择。在运用电子信息技术管理档案的同时，对于其中的应用问题，也不应该忽略，应加强规范化与标准化，有效保证档案管理的质量和安全。

主要参考文献

[1]陈国柱.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].信息与电脑：理论版，2013（2）.

[2]田爽.事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].科技传播，2016（2）.

[3]王珂.信息技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].云南档案，2010（11）.