纸质档案在动态过程中保护的相关问题

徐华妹

摘 要 目前，我们仍然以档案作为历史最真实的记录，档案不仅具有参考作用，而且具有凭证的作用。怎样进行档案的保护，从而更好地延长档案的寿命是摆在我们面前必须要解决的问题。文章以当前档案工作的实际问题作为主要的出发点，以纸质档案保护中的相关问题为侧重点，对纸质档案保护中的问题进行分析并提出解决的方案。

关键词 纸质档案 保护 问题

档案工作当中最为重要的就是进行档案保护，尽量保持档案本来的面貌和保持档案的安全和完整是我们在档案保护工作中面临的主要问题。档案本身真实地对历史进行了记录，而且其具有参考以及凭证的作用，具有极高的现实价值。目前，我们对于纸质档案的保护主要从两个部分来进行。第一，对于档案在动态过程当中的保护。具体包括档案在入库之前的检查与登记，档案在使用过程中的保护，档案在著录和整理过程当中的保护以及档案在使用过程当中的保护等。文章主要针对在动态过程当中保护纸质档案相关问题进行探析，并提出解决的策略。另外，我们需要加强对于纸质档案有意识破坏行为的防范，尤其是对于涉及国家的机密以及技术机密的相关档案文件更应该加强保护，从根本上杜绝不法分子对于相关纸质档案进行破坏或者窃取。由于纸质档案本身具有特殊性，一旦损毁，可能会导致合同关系的解除，如果是基础设施建设的档案还可能会导致建筑官网图纸的确实，这对于建筑物的后期维护将会极大地增加难度，从而给建筑安全造成损害，甚至可能会造成国家资源的浪费。

一、纸质档案保护过程当中的问题

（一）丢失

纸质档案的丢失主要集中在档案从库房当中调出以后在展览、著录以及修复和利用的过程当中。由于纸质档案本身具有详细的记录，而且平时主要在库房的按架上进行摆放，因此在静态的过程中很难产生丢失的现象。此外，由于库房本身具有严密的安保措施，更能够对于纸质档案起到良好的保护作用。但是，如果纸质档案处于动态的过程，则会受到其他因素的影响，如工作人员自身的责任心以及档案利用者的觉悟等问题。而且，由于档案本身具有较强的特殊性，可能最终会导致丢失的现象。档案通常只有一份，一旦丢失可能会引发无法弥补的损失。

（二）人为的损坏

人为因素在纸质档案的破坏过程当中主要包含有意识的破坏以及无意识的破坏两种。例如，在档案使用的过程当中，因为档案使用人在使用档案时粗心大意或者其他不可抗拒的因素导致的档案破坏我们称之为无意识的破坏行为；而在档案的使用过程当中人为靠外力对于档案造成破坏，如采用油迹或者墨迹来对档案进行破坏，或者对档案的纸张进行撕裂导致的档案损坏，我们称之为有意识的档案破坏行为。对于有意识的档案破坏行为，我们通过进行安全教育可以起到一定的改善作用，甚至可能会杜绝档案的破坏行为。

（三）档案保管的条件无法保证

纸质档案最大的弊端是其在库外进行运行的过程当中，我们无法对其保管条件进行保护。特殊的天气，如高温、雨雪、光照、高湿度、粉尘以及有害气体等都可能会对纸质档案造成损坏。例如，在雨雪天气当中，如果不对纸质档案进行妥善的保管，就可能会导致纸质档案的湿度增加，最终可能会导致档案的发霉变质，造成不可估量的损失。另外，如果纸质档案当中含有水分过多就能会导致档案文件吸水膨胀，也更容易沾上各种的污物，并且发生变形。此外，火也是纸质档案的天敌，在档案的保管过程当中需要注意因人为因素导致的火灾。因此，我们要不断加强对于档案室的保护，避免因为档案的损坏造成不可挽回的巨大损失。

（四）不正确的方式进行档案复制

在纸质档案的使用过程当中，如果采用不当的方式进行复制，就可能会给档案带来本不该有的损伤。档案的复制本身是一项具有较高技术手段的行为，如果使用不当就可能会造成档案的损坏。例如，如果我们在复印过程当中使用的原稿光灯亮度过高，就可能会导致档案的使用寿命降低。因此，我们在档案复印时应该尽量减少采用档案原稿进行复印的次数，而更多地选用复印件来再次进行复印。另外，我们在进行档案复印的过程当中，需要灵活地选取复印的措施，从根本上避免档案的损伤。

二、解决纸质档案保存问题的办法以及措施

（一）建立有效而且合理的管理制度

合理的管理制度对于档案管理工作的效率具有积极的帮助，能够使得每一个档案管理的步骤都有充足的依据。对于档案的借、查、阅、用以及转等程序进行积极的规范，从而帮助档案的利用者能够更好地进行档案的保护。在档案出库和入库时，要做好档案室的湿度以及温度的调节，尤其是档案借出时的湿度和温度，叮嘱借阅人在使用过程当中的注意事项，要求借阅人按时归还档案，在档案查阅过程当中注意保护档案，并且注意借阅过程当中的湿度和温度。

（二）提高档案管理人员的安全防范意识

档案保护的主体是人，同时档案的损毁很大部分的因素也是因为人。我们在进行档案保护的过程当中，首先要加强档案的保护意识，加强在档案使用过程当中的相关投入。在档案的动态使用过程当中，很大一部分的损毁是人造成的，这部分因素只需要在档案动态使用的过程当中引起足够的重视，就能够在最大程度上减少档案的损坏。积极地对档案使用过程当中可能会对档案造成破坏的相关因素进行排除。在日常的档案管理过程当中，要加强档案保护的意识，并且在技术上进行不断的发展和更新，如注意防水、防火、防腐、防虫害等等。

（三）改善保管环境、控制好温湿度

历史的经验告诉我们，改善保管的物质条件是社会发展的必然。在信息化社会，档案的数量增长快速，必须跟上现代化的保管设施、设备和装具。好的场所保管环境能最大限度地保护档案安全，减少档案的损害。纸质档案在利用的过程中，一定要控制好环境的温湿度，保持环境的清洁。尘土是霉菌的载体，如果空气中存在过多的灰尘，就为霉菌生长发育提供条件，从而滋生霉菌。要把纸质档案放在通风及条件好的地方，利用完后迅速归还，减少使用时间。

（四）充分利用档案的文献转化

文献转化是减少人们在档案利用过程中对档案原件的直接利用，从而减少对档案原件直接和潜在的损耗或损坏，来达到档案保护的目标。档案原件在日常管理、利用中极易受损，而且一旦受损就很难恢复到和原来一样的状态。因此，我们要加大对档案的缩微、复印、数字化力度，尽量减少原件的利用，最大限度地延长档案的原始寿命。

（作者单位为广西壮族自治区国有三门江林场）

参考文献

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