关于广电部门档案管理信息化建设探微

摘 要：广电部门的档案是岳阳市广播电视台基础性的信息资源，是事业单位信息资源不可或缺的重要组成部分。为了更好管理和发挥档案的作用，就必须加快档案信息资源的信息化建设，使档案工作更有效地服务于信息公开，更好地为加快广播电视事业的发展服务。

关键词：广播电视；档案管理；信息化建设

广播电视部门的档案，真实地记录着自建台以来的一切活动，是单位发展与成长的见证，是前辈们的一切经验财富以及重要的信息宝贵资源。因此，在广播电视台的管理工作中，档案管理其中的重要环节之一，档案的合理化管理和应用，能够提高单位经济效益和社会效益，同时对整个广播电视台人事的科学化管理也有着重要的影响。

一、档案管理信息化的涵义

档案管理信息化是指以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重点的档案管理形式代替原来的以档案实体管理为重点的档案管理形式。广播电视台档案实体的信息化， 能够使单位的档案管理效益得到提高。相当于纸质档案来说，电子档案更易于查询、修改以及保存， 同时，还能够在网络上进行快速的传递，使档案管理的效率大大提高，同时既节省了档案保存所占的空间，也延长了档案保存的寿命，从而也降低了档案管理的成本。

二、档案信息化发展趋势

在信息化相对发达的今天，广播电视台档案管理由传统的纸质载体逐渐过度为数字化载体，档案管理的环境也由传统的档案室转变为数字化环境。在一系列的改变下，档案管理工作的一些方法、理念、流程都发了很大的变化。

（一）档案工作标准规范体系。档案信息化建设和其他信息化建设一样，包括基础设施、信息资源、应用系统、安全管理、人才培养以及标准规范等一系列内容，是一项系统浩大的工程。只有在档案管理以及电子文件管理体系完善的基础上，档案信息化建设才能够发展。

（二）加强档案工作资源体系建设。档案要为社会提供更多有效的资源与服务。档案信息化建设通过资源体系建设，能够更好地为社会提供服务，服务体系能够在资源体系的基础上，为社会提供方便、快捷、高效的服务。

（三）推动信息技术应用纵深发展。档案信息化的建设，必须依赖计算机以及互联网技术，档案管理人员必须熟练的掌握这些技术，才能够有效地把档案信息建设起来，在此基础上，随着档案信息化的不断深入发展，也能使得信息技术在档案领域向纵深发展。

三、档案信息化管理的主要功能

（一）档案流水化采集功能让档案的扫描和采集进行多人多客户端化，同时还能按照客户端的不同权限进行严格的分工和管理。

（二）网上档案阅档功能具有为单位内部或者异地单位浏览资料的功能，并对浏览查阅痕迹进行记录，同时还对用户访问、信息浏览以及数据下载等功能进行严格的安全控制，能够有效保护档案资料的安全。

（三）档案业务处理功能包括档案材料的管理、档案案卷管理、档案信息审核、档案零散材料收集、档案审核几项功能，能够使档案管理与组织部门的档案管理工作紧密接合起来，使日常档案业务处理更好地完成。

（四）基础信息维护功能主要进行单位档案的情况输出等功能。

（五）查询处理、统计分析，该功能能够对数据库人员、档案信息进行统计分析以及综合查询。

（六）其它辅助功能能够实现数据的传输、备份以及恢复，同时还能对用户和浏览痕迹进行管理等。

四、广播电视档案信息化管理系统建设的想法

（一）广播电视台的事业单位档案信息化管理系统的组成。该管理系统应由档案采集系统、档案管理系统以及网上查阅系统三部分组成。在实际应用中，该系统能够实现档案数字化管理，能够实现干部职工和其他各类档案在网上进行浏览的功能，档案的信息化管理水平要不断提高，使广播电视的档案管理更加规范化、便捷化、现代化，同时也为单位开展各项工作提供便利条件。

（二）档案采集系统。该系统的主要功能是能够对纸质档案材料进行数字化采集处理。其具体功能主要为档案采集、目录整理、系统维护、档案审核四个方面，同时要能够在网络上实现多个客户端同时对不同材料档案进行采集，才能提高信息采集的效率，在实际应用中非常方便、快捷并且高效。

（三）档案管理系统。该系统的主要功能是能够对广播电视台的各类档案材料进行收集、整理、鉴别、统计、转递、保管、查阅等，主要由信息管理、管理工具、业务管理以及系统维护四个部分组成。

（四）网上查阅系统：该系统能够让广播电视台各方面的档案资料信息进行网络浏览查阅，使工作管理更加明朗化。同时，为了保证单位档案资料信息的安全，该系统应该采用多种加密处理方式，能够保障系统内的资料不被破坏或窃取。

五、档案信息化管理的原则

（一）统一管理。广播电视台要实现所有档案信息化，就要统筹规划，统一管理，形成制度并认真执行，并且对一些保存价值较高的档案信息实行集中化规范化管理。

（二）全程控制。为了确保广播电视台系统内的档案一直处于受控状态，就需要对每一分电子文档的形成、利用、传输、办理、保存、查询、销毁等都进行全过程的科学管理和控制。

（三）制度标准。要制定出一套统一的、切实可行的、科学的管理标准，规范档案工作，并在档案信息管理的过程中抓好落实。

（四）便于利用。檔案资料的数字化能够充分发挥出高效便捷的特点，同时还能够对不同层次的文件进行分权限使用，要围绕便于利用这个重点抓好信息化建设。

（五）安全保密。档案信息管理采取有效的技术管理和管理措施，确保电子文档信息安全。

综上所述，广播电视台档案信息化的建设是一项长远的具有战略意义的任务，这也是信息高速发展的形势所迫，档案工作必须面对和接受严峻的挑战，把这项工作放在重要工作位置，步步走好，脚脚踏实，加快档案管理信息化建设，推动广播电视事业的发展。

作者简介：王薇（1966-12-10），女，延安大学治语言文学专业，汉族，籍贯：上海，研究方向：档案管理。