浅析企业档案管理存在问题及对应措施

摘 要：企业要建立现代企业制度，对档案工作是一种挑战，也是一种机遇。企业档案工作者都要抓住机遇，勇敢地面对挑战，积极寻找为企业服务的新途径、新方法，不断发展企业档案管理工作，为企业的经济发展发挥应有的作用。

关键词：企业档案；管理；创新；作用

一、要深刻认识加强企业档案管理的意义与现状

企业档案是企业的宝贵财富，它的重要性主要體现在以下三个方面：一是维护企业经济利益和合法权益。因档案真实记录着企业各项活动，在处理是非和各种纠纷中，档案是最有说服力的证据。二是维护企业历史真实面貌。档案是在企业发展中积累和形成的，是企业历史的真实记录，它见证了企业的昨天和今天，是后人了解过去的最重要途径。三是提高企业管理水平。企业领导在作出某项决策前，都要查阅大量的资料，从中找出决策的依据；企业总结工作、制订计划；处理问题时，也需要了解情况和熟悉政策；正确指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。

当前企业档案管理存在着不少不尽如人意的地方。首先是企业领导不重视，档案管理投入不足，如档案室往往是企业里办公环境最差的位置；专（兼）职档案管理干部由于人员流动频繁，业务不熟悉；档案管理手段和工具跟不上时代需要，档案的开发利用尚待大力发掘；档案管理制度执行力度差等问题。这与企业发展的需要和档案管理的现代化总体要求形成较大差距。

二、加强企业档案管理的措施，不断促进档案管理升级

（一）加强档案室硬件建设。从长远目标考虑，宜建立具有一定承压能力的专业化档案室，配备专业性强、自动化程度高的档案柜组。应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开，清除非档案物品，做到档案室专用；购买必要的书柜书架，专存图书，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。

（二）明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。

（三）不断丰富档案内容。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上，要不断丰富新的档案内容，逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源，使档案工作范围不断拓宽。

（四）增强档案的利用功能。档案的目的在于利用。要充分利用档案的资源优势，及时为企业生产、经营、管理、技改、研发以及改革、对外交往提供直接参考服务；要因地制宜利用资料编辑一些资料册、图片展，宣传企业文化，方便业务操作。

（五）稳定档案工作队伍。档案管理是一门专业性强的业务，是一门科学，做好档案管理，主要在于档案专业人才。要从企业长远发展出发，有意识地培养一批档案专兼职人才，逐步提高档案专业人才的待遇，使专业人才能长期扎根，为企业服务。要教育和引导档案人才热爱档案工作，为档案工作献青春。

三、积极探索企业档案管理工作的创新方法和理念

（一）管理的创新。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。

1.信息管理。在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。

2.信息工作人员管理。信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，是非常现实和必要的。具体做法主要有：建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；经常对相关人员进行安全教育和宣传；经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；建立严格的权限管理机制；规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

（二）制度的创新。如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。

（三）服务的创新。信息化时代，档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。

在信息服务方式上，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；还可以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。

企业的档案管理是企业管理的一个重要组成部分，是企业管理必不可少的基础管理下作。要科学管理就必须以企业的各种档案材料为基础，制订出适应本企业发展需要的管理制度、工作标准。因此，重视加强和创新企业档案管理工作已经成为衡量企业管理水平的重要一环和必然趋势。

四、搞好档案管理工作还应注重以下问题

（一）领导重视和支持是做好档案管理工作的关键

每个单位的每一项工作，领导的关注和支持是关键，只有得到领导重视和支持，才能確保这项工作的顺利开展。而档案工作如何能得到领导的重视和支持，档案管理人员主要应具备以下几个方面：一是爱岗敬业，认真做好本职工作。档案人员要热爱档案工作，努力学习和钻研业务知识，不断提高管理水平，要做档案工作的行家里手，干一行爱一行、钻一行，以出色的工作业绩，给领导和同志们留下良好的印象。二是勤请示汇报，增强领导档案意识。有些单位的领导对档案工作还不够重视、还缺乏档案意识，与其他业务工作相比，认为档案工作无关紧要，可有可无。由此看来，经常向领导请示和汇报档案工作，以引起领导的关注和支持，是档案管理人员应努力做好的一项工作。三是树立大局意识，主动服务中心工作。档案管理人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕中心工作，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。

（二）提升档案管理水平是做好档案管理工作的前提

随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题，要从以下几个方面入手：一是配备责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段管理档案。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。二是掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。三是档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

（三）提高档案人员业务素质是做好档案管理工作的条件

随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法，已不能适应新时期、新形势的需要。因此，加强档案管理人员继续教育显得尤为重要，要尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才。

1.建立健全继续教育管理制度和激励机制。档案工作管理水平需要不断地改善和提升，档案管理人员素质也需要不断地提高，要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。

2.要因材施教、多渠道地进行人才培训。要从实际出发，按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，使档案管理人员缺啥补啥，取长补短。

3.加强对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，特别是对于涉及到保密的档案管理人员，要加强教育和管理，不断增强保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失（泄）密现象发生。

五、充分发挥档案馆（室）的价值作用

（一）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

（二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

（三）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

（四）开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

（五）开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。

（六）注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，在此基础上，企业进行自我调节，评判自身，检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。

参考文献：

[1]常杰宏.浅析机关档案管理中的问题以及对策[J].建材发展导向，2013，（11）.

[2]张丽.高职院校档案信息化建设的对策[J].湖北档案，2012，（03）.