Word的使用技巧

祝亚英

[摘要]在当前计算机普及的今天，Word文档已经成为人们工作当中处理各种文字的必备的软件之一。Word文档在处理文字方面有着其他软件不具备的强大的功能，因此成为绝大多数职业工作者的第一选择。但是，由于Word文档的功能强大，使用者往往在使用过程中产生一些小问题，这些小问题往往会影响工作人员的工作效率，给工作带来一定的负面影响。因此，作为一名称职的工作人员，必须对Word软件的一些使用技巧进行完全的掌握。文章对Word文档的一些使用技巧进行了简单的介绍，以期为Word文档的操作者提供一定的技术支持。

[关键词]Word文档；使用技巧；计算机

[DOI]1013939/jcnkizgsc201614185

1引言

Word文字编辑软件是微软公司计算机系统中自带的办公软件之一，有着十分强大的功能，对于需要进行文字处理的人们提供了很大的帮助。随着文字编辑功能的拓展，Word文档编辑软件的使用技巧也越来越多，也越来越能够处理各种不同的文字情况。Word文档编辑软件不仅可以进行文字的处理，还可以在一定程度上进行排版，可以说对于文档的管理有着十分强大的功能。人们往往发现，在进行Word文档编辑软件的使用过程中，往往会遇到很多的小问题，小问题能否解决往往会决定我们工作效率的高低。如果掌握了Word文档中的一些使用技巧，那么会给我们的工作带来事半功倍的效果。

2Word中一些常用的使用技巧

21Word文档中一些常用快捷键的使用

在Word文档中，往往需要重复的进行上一次的操作，为了提高工作的效率，我们往往选择复制文本或者使用格式刷进行文本编辑的重复操作。而如果我们懂得了一定的快捷键的应用，往往会得到事半功倍的效果。在Word文档中，我们一般使用F4键来实现文本编辑中的一些操作，即使用F4键就可以实现上述的两种功能。在文本编辑的过程中，如果需要添加边框底纹或者进行文字重复输入等操作，都可以通过按F4键来实现。在Word文档中，往往会由于打开了不同的文件而出现操作复杂的情况。面对这种情况，我们可以使用快捷键来进行文件之间的切换，一般来说ALT+TAB来实现Word文档中的有效切换。在Word文档的处理当中，CTRL键和ALT键通常有着一定的使用技巧。例如，CTRL键和D键的配合可以使文档举重对齐，而CTRL键加L键或者E键可以达到右对齐或者左对齐的效果。在Word文档中的菜单中，每个命令后面都有一个功能字母，用ALT键加上这个字母就可以快捷地打开相应的功能菜单，十分方便。按下ALT键再点击文档中的表格就可以快速地选定整个表格，十分方便快捷。

22Word文档和其他软件的交互使用

Word在使用的过程中还可以与其他的办公或者网络软件交互使用。例如，Word软件可以和Excel软件之间进行相互的转换。Word的功能主要是文档编辑功能，在表格处理方面有一些弱项。然而Excel软件则是专门制作表格的办公的软件。如果在使用的过程中，数据较为复杂无法使用Word软件处理，我们可以用Excel软件进行数据的编辑和分析，然后进行充分的美化，将其完全复制到Word文档当中。这样就大大提高了使用Word文档处理某些复杂数据的工作效率。当然，Word文档也可以与一些网络软件相适应，来实现一些功能。

23Word文档中的查找和替换功能技巧

在文档处理中，可能会遇到各种各样的需求。我们的查找可替换功能，具有十分强大的应用技巧，不仅可以对文本中的内容进行一定的查找和替换，还可以改变所查找的文本的格式。例如，我们想将文档中出现的所有某个词语用特殊的颜色标注出来，就可以利用Word文档中的查找和替换功能实现。具体操作步骤为首先应打开查找和替换的功能对话框，在“查找”中输入所要查询的文字，此时不对“替换为”文本框做任何处理。然后在“高级”中展开所谓的“搜索选项”，在“替换为”的功能菜单下，打开“格式”，选择其中的“字体”选项。此时出现了“查找字体”的对话框，我们应该在这个字体选项中选择我们需要的颜色，然后选择确定。做完这些工作后，我们就可以点击“全部替换”的按钮，就可以实现我们的目标了。如果想要清除这种设置，我们可以利用“不限定格式”的功能来消除这种设置。

24使用查找和替换功能来实现段落合并及空格的删除

我们在使用Word文档的过程中，通常会遇到从网上复制文字的情况。而在网络上复制的文字往往由于一些原因导致换行问题的存在，一些固定的格式不能进行一定的段落合并的编辑。此时我们需要做的就是对文字中的换行符进行一定的消除。如果利用手动删除的方法，会耗费大量的时间，降低工作效率。而使用查找和替换的功能，则可以很快捷的解决这一问题。首先，我们应该选中要进行编辑的内容，然后在菜单中找到“查找替换”功能键，打开相关的选项卡。在高级命令中点击搜索按钮，然后在“查找”文本框中，选择特殊字符的按钮。在特殊字符中选择手动换行符的命理，然后添加。再在替换栏中保持空白，点击全部替换，就可以将换行符全部消除了。使用查找和替换的按钮同样可以对文档中不必要的空格进行删除。进行同样的操作，只是把查找的范围标记为空格键，然后替换的内容定位空，就可以达到实现删除空格的目的了。

25在Word文档中进行数据的计算

Word文档在使用的过程中往往会遇到一些需要数据计算的问题，例如，某些数据需要进行求和运算。而使用Word文档中自带的表格工具进行求和时，如果没有一定的技巧，往往会出现错误的数据，在这里我们需要多加注意以下。在Word文档中的自动表格中，其进行运算的数值往往是由其上左方单元格中所有数值的总合。当上左方都有一定的数值时，那么上方的单元格会优先进行计算。因此我们在进行数据运算时，需要保证单元格的上方没有数据，才能得出正确的结果。如果在上方单元格中存在一定的数据，那么在运算的过程中会加上上方单元格的数据，从而导致计算结果出现一定的偏差。对此，我们可以使用这样一个技巧。对所进行运算的数据进行一定的倒置求和，这样就可以避免由于Word文档自带的功能而产生不必要的问题。在文档表格的使用中，如果计算相关的数据平均值，也可以采用这种方法。

26Word中页眉页脚的设置

页眉页脚的设置在Word文档软件使用的过程中是很具有一定技巧性的问题，在一些论文的写作中常常会用到页眉页脚的设置问题。通常一些论文会要求第一页不设置页眉页脚，我们在进行操作的过程中，可以在页面设置中选择版式，然后在版式中进行“首页不同”的设置。还可以在页眉页脚中进行视图的选择，将页眉和页脚处的文字删除。这样，论文的首页就不会出现诸如页眉页脚之类的问题了。在页眉页脚的操作中，页眉线的处理也是一项较为棘手的问题。如果想消除页眉线，我们可以首先在视图的命令菜单中对页眉区域进行一定的操作，这时就会出现相关的边框和底纹的对话框。我们在这个对话框中，可以选择很容易的消除所谓的页眉线，同时还可以利用线型来对页眉线进行一定的修改。当然，在最后还需要在其中进行段落范围的设置，这样就可以完成对页眉线的操作了。

27在Word文档中的自动统计字数技巧

在使用Word文档的过程中，我们通常会遇到需要统计字数的问题。一些文档需要一定的字数限制，而Word文档自带了相关的字数统计的功能。在工具菜单栏中，我们可以选择字数统计的选项，这样就可以进行相关的字数统计了。

3结论

Word文档是当前人们使用非常频繁的办公软件之一，有着十分强大的功能，在具体的操作中也有着很多的操作技巧。只有对这些技巧进行一定的掌握，才能让Word软件更好地发挥其应有的功能。因此，我们应该加强对Word操作方法的学习。