Word的使用技巧

祝亚英

(咸阳师范学院　网络与继续教育学院,陕西　咸阳　712000)

Word的使用技巧

祝亚英

(咸阳师范学院网络与继续教育学院,陕西咸阳712000)

[摘要]在当前计算机普及的今天,Word文档已经成为人们工作当中处理各种文字的必备的软件之一。Word文档在处理文字方面有着其他软件不具备的强大的功能,因此成为绝大多数职业工作者的第一选择。但是,由于Word文档的功能强大,使用者往往在使用过程中产生一些小问题,这些小问题往往会影响工作人员的工作效率,给工作带来一定的负面影响。因此,作为一名称职的工作人员,必须对Word软件的一些使用技巧进行完全的掌握。文章对Word文档的一些使用技巧进行了简单的介绍,以期为Word文档的操作者提供一定的技术支持。

[关键词]Word文档；使用技巧；计算机

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.14.185

1引言

Word文字编辑软件是微软公司计算机系统中自带的办公软件之一,有着十分强大的功能,对于需要进行文字处理的人们提供了很大的帮助。随着文字编辑功能的拓展,Word文档编辑软件的使用技巧也越来越多,也越来越能够处理各种不同的文字情况。Word文档编辑软件不仅可以进行文字的处理,还可以在一定程度上进行排版,可以说对于文档的管理有着十分强大的功能。人们往往发现,在进行Word文档编辑软件的使用过程中,往往会遇到很多的小问题,小问题能否解决往往会决定我们工作效率的高低。如果掌握了Word文档中的一些使用技巧,那么会给我们的工作带来事半功倍的效果。

2Word中一些常用的使用技巧

2.1Word文档中一些常用快捷键的使用

在Word文档中,往往需要重复的进行上一次的操作,为了提高工作的效率,我们往往选择复制文本或者使用格式刷进行文本编辑的重复操作。而如果我们懂得了一定的快捷键的应用,往往会得到事半功倍的效果。在Word文档中,我们一般使用F4键来实现文本编辑中的一些操作,即使用F4键就可以实现上述的两种功能。在文本编辑的过程中,如果需要添加边框底纹或者进行文字重复输入等操作,都可以通过按F4键来实现。在Word文档中,往往会由于打开了不同的文件而出现操作复杂的情况。面对这种情况,我们可以使用快捷键来进行文件之间的切换,一般来说ALT+TAB来实现Word文档中的有效切换。在Word文档的处理当中,CTRL键和ALT键通常有着一定的使用技巧。例如,CTRL键和D键的配合可以使文档举重对齐,而CTRL键加L键或者E键可以达到右对齐或者左对齐的效果。在Word文档中的菜单中,每个命令后面都有一个功能字母,用ALT键加上这个字母就可以快捷地打开相应的功能菜单,十分方便。按下ALT键再点击文档中的表格就可以快速地选定整个表格,十分方便快捷。

2.2Word文档和其他软件的交互使用

Word在使用的过程中还可以与其他的办公或者网络软件交互使用。例如,Word软件可以和Excel软件之间进行相互的转换。Word的功能主要是文档编辑功能,在表格处理方面有一些弱项。然而Excel软件则是专门制作表格的办公的软件。如果在使用的过程中,数据较为复杂无法使用Word软件处理,我们可以用Excel软件进行数据的编辑和分析,然后进行充分的美化,将其完全复制到Word文档当中。这样就大大提高了使用Word文档处理某些复杂数据的工作效率。当然,Word文档也可以与一些网络软件相适应,来实现一些功能。

2.3Word文档中的查找和替换功能技巧

在文档处理中,可能会遇到各种各样的需求。我们的查找可替换功能,具有十分强大的应用技巧,不仅可以对文本中的内容进行一定的查找和替换,还可以改变所查找的文本的格式。例如,我们想将文档中出现的所有某个词语用特殊的颜色标注出来,就可以利用Word文档中的查找和替换功能实现。具体操作步骤为首先应打开查找和替换的功能对话框,在“查找”中输入所要查询的文字,此时不对“替换为”文本框做任何处理。然后在“高级”中展开所谓的“搜索选项”,在“替换为”的功能菜单下,打开“格式”,选择其中的“字体”选项。此时出现了“查找字体”的对话框,我们应该在这个字体选项中选择我们需要的颜色,然后选择确定。做完这些工作后,我们就可以点击“全部替换”的按钮,就可以实现我们的目标了。如果想要清除这种设置,我们可以利用“不限定格式”的功能来消除这种设置。

2.4使用查找和替换功能来实现段落合并及空格的删除

我们在使用Word文档的过程中,通常会遇到从网上复制文字的情况。而在网络上复制的文字往往由于一些原因导致换行问题的存在,一些固定的格式不能进行一定的段落合并的编辑。此时我们需要做的就是对文字中的换行符进行一定的消除。如果利用手动删除的方法,会耗费大量的时间,降低工作效率。而使用查找和替换的功能,则可以很快捷的解决这一问题。首先,我们应该选中要进行编辑的内容,然后在菜单中找到“查找替换”功能键,打开相关的选项卡。在高级命令中点击搜索按钮,然后在“查找”文本框中,选择特殊字符的按钮。在特殊字符中选择手动换行符的命理,然后添加。再在替换栏中保持空白,点击全部替换,就可以将换行符全部消除了。使用查找和替换的按钮同样可以对文档中不必要的空格进行删除。进行同样的操作,只是把查找的范围标记为空格键,然后替换的内容定位空,就可以达到实现删除空格的目的了。

2.5在Word文档中进行数据的计算

Word文档在使用的过程中往往会遇到一些需要数据计算的问题,例如,某些数据需要进行求和运算。而使用Word文档中自带的表格工具进行求和时,如果没有一定的技巧,往往会出现错误的数据,在这里我们需要多加注意以下。在Word文档中的自动表格中,其进行运算的数值往往是由其上左方单元格中所有数值的总合。当上左方都有一定的数值时,那么上方的单元格会优先进行计算。因此我们在进行数据运算时,需要保证单元格的上方没有数据,才能得出正确的结果。如果在上方单元格中存在一定的数据,那么在运算的过程中会加上上方单元格的数据,从而导致计算结果出现一定的偏差。对此,我们可以使用这样一个技巧。对所进行运算的数据进行一定的倒置求和,这样就可以避免由于Word文档自带的功能而产生不必要的问题。在文档表格的使用中,如果计算相关的数据平均值,也可以采用这种方法。

2.6Word中页眉页脚的设置

页眉页脚的设置在Word文档软件使用的过程中是很具有一定技巧性的问题,在一些论文的写作中常常会用到页眉页脚的设置问题。通常一些论文会要求第一页不设置页眉页脚,我们在进行操作的过程中,可以在页面设置中选择版式,然后在版式中进行“首页不同”的设置。还可以在页眉页脚中进行视图的选择,将页眉和页脚处的文字删除。这样,论文的首页就不会出现诸如页眉页脚之类的问题了。在页眉页脚的操作中,页眉线的处理也是一项较为棘手的问题。如果想消除页眉线,我们可以首先在视图的命令菜单中对页眉区域进行一定的操作,这时就会出现相关的边框和底纹的对话框。我们在这个对话框中,可以选择很容易的消除所谓的页眉线,同时还可以利用线型来对页眉线进行一定的修改。当然,在最后还需要在其中进行段落范围的设置,这样就可以完成对页眉线的操作了。

2.7在Word文档中的自动统计字数技巧

在使用Word文档的过程中,我们通常会遇到需要统计字数的问题。一些文档需要一定的字数限制,而Word文档自带了相关的字数统计的功能。在工具菜单栏中,我们可以选择字数统计的选项,这样就可以进行相关的字数统计了。

3结论

Word文档是当前人们使用非常频繁的办公软件之一,有着十分强大的功能,在具体的操作中也有着很多的操作技巧。只有对这些技巧进行一定的掌握,才能让Word软件更好地发挥其应有的功能。因此,我们应该加强对Word操作方法的学习。