浅谈数字档案馆与传统档案馆的区别

2016-04-23 16:25宁波
科学与财富 2016年5期
关键词:数字档案馆区别

宁波

摘 要:随着时代的进步,计算机技术也在飞速发展,各种形式的计算机技术应用层出不穷,各种档案馆也跟紧时代的进步,采用了数字档案馆的管理模式。数字档案馆的出现为档案馆的管理带来了很大的便捷,这当然对传统的档案馆产生了很大的影响,然而传统档案馆能够长久地存在,也同样拥有自己独特的优势。本研究将会针对档案馆的发展进行简单介绍,并针对两者的区别做出笔者的分析,希望能对档案馆工作人员提供有效的帮助,进而帮助档案馆更好地发展。

关键词:数字档案馆;传统档案馆;区别

前言

计算机技术的发展,使传统档案馆衍生出了数字档案馆的管理模式,这种数字档案馆的模式相比与传统档案馆来说,具有相似点,然而更多的是两者的不同点。虽然数字档案馆是时代发展的新产物,但是这并不代表着数字档案馆可以完全取代传统档案馆的,传统档案馆也同样具有数字档案馆不能拥有的优势,因此,笔者通过研究,分析了数字档案馆和传统档案馆的区别,希望档案馆管理人员能够取两者的精华,通过合理的融合,使档案馆能够更好地发展。

1 档案馆发展的简单阐述

顾名思义,档案馆就是收集和保管档案的地方。自建国以来,我国的各个方面都进入了一个新的时期,档案馆也是如此,到了二十世纪五六十年代,我国的档案馆开始蓬勃发展,各地市的档案馆开始如春笋般不断冒出。传统的档案馆是将纸质的档案存放在档案馆的特定库房内保管,当有关人员需要调用时,再从特定库房中找出。然而,由于纸张容易被破坏的特性,使得纸质档案的保存十分困难,并且档案馆的档案原件独有一份,这就增加了档案的重要性,无形中也给纸质档案的保存增加了难度。随着计算机技术的不断进步,数字档案馆开始出现,它最大的优势就是克服了传统档案馆的纸质档案不易保存,不易查找的困难,为档案的存放及保存提供了极大的便利。相比于传统档案馆,数字档案馆通过网络技术,实现了资源共享,实现了信息化管理,使档案馆从实际走向虚拟,迈出了发展的第一步,这是时代发展的结果,也是网络时代的表现。

2 传统档案馆与数字档案馆的区别——馆藏

2.1 馆藏含义的拓宽

对于传统档案馆来说,馆藏的含义就是档案馆中所有的纸质档案,并且纸质档案的数量等决定着档案馆的规模。在传统档案馆中,工作人员的主要任务只是为档案馆搜集档案,同时对档案馆已有的档案加以保存和使用。而馆藏对于数字档案馆来说,包括的不仅仅是档案馆中已有的纸质档案,还包括通过网络技术检索到的其它资源,对比传统档案馆来说,数字档案馆馆藏的含义更加宽,所能掌握的资源更加多。

2.2 馆藏的载体改变

自从纸张被发明出来以后,它一直是文字的载体,因此,对于传统档案管来说,馆藏的载体就是纸张。然而纸张却存在很多的缺点,例如不易保存,不易查找等。而对于数字档案馆来说,其馆藏的载体就是计算机。随着计算机技术的发展,人们可以通过计算机来储存各种文件,这样的文件叫做电子文件。电子文件相对于纸质文件来说,有很多的优势,在保存和查找方面,电子文件的优点更为突出。电子文件除了易保存,易查找的优点外,另两个优势分别是不占空间以及储存的成本低,而对于传统档案馆来说,这两点是不可避免的两个缺点。

2.3 获取馆藏的方式更加丰富

对传统档案馆来说,获取馆藏的方式有两种:分别是别的档案馆移交给的,在交易市场上买到的,其中,传统档案馆获取馆藏的方式最主要的是第一种。而数字档案馆就与此不同,它获取馆藏的方式更为丰富,它不仅可以用传统档案馆获取馆藏的方式,从而获取馆藏,还可以通过互联网技术搜索有用的档案,从而获取馆藏,不仅如此,因为数字档案馆对档案实行了数字化管理,因此,数字档案馆可以通过接收电子文件的方式来获取馆藏。总而言之,数字档案馆因其特殊的性质,使获取馆藏的方式变得更加的灵活,广泛,丰富。

3 传统档案馆与数字档案馆的区别——业务工作

3.1 档案鉴定的区别

传统档案馆进行档案鉴定是分为两个方面,分别是进入档案馆前的鉴定,这个鉴定是决定本批档案能否进入馆内的一个关键环节,另一个就是对已存在在档案馆内的档案进行第二次鉴定,这次鉴定决定着这里的档案是否需要销毁,决定着档案的生死。在数字档案馆时代,馆内的电子文件不仅要被检查其内容和职能,还要被分析其背景和技术性,相比之下,数字档案馆对档案的鉴定更为完整,更为多方面。

3.2 整理档案的区别

传统档案馆在进行整理档案时,是通过使用一系列的手段,使档案更加条理化,系统化,清晰化,然后再通过具有逻辑性的条码等,使档案能够分类存放。而数字档案馆在整理档案时,不仅能够对未整理的档案通过计算机技术进行机械化整理,还能对不符合要求的档案进行重新整理,使档案的存放方式更加符合人们对于档案馆的要求。

3.3 保护档案的区别

传统档案馆与数字档案馆的区别之一就是两者档案储存的载体不同,因此,两者保护档案所要关注的方面就有所不同。对于传统档案馆来说,其需要关注的方面主要是对纸张的保护,因为纸张是传统档案馆内馆藏的主要载体,并且这样的载体容易损坏。而对于数字档案馆来说,不仅要保护电子档案存放的载体,还要对其中的内容加以关注,以防止其中的内容被错误地删除。

4 传统档案馆与数字档案馆的区别——服务

4.1 档案馆服务的范围扩大

传统档案馆中,为了获取馆内档案,人们必须进入档案馆才能获取自己想要获取的档案资料,这大大浪费了人们的时间,尤其在这个时间就是金钱的时代,这个缺点在一定程度上阻碍了档案馆的发展,而数字档案馆就解决了这个问题。数字档案馆对馆内馆藏实行数字化管理,因此,档案可以通过互联网进行分享,这样一来,就节省了人们的时间,人们不需要再自己亲自到档案馆,只需要终端连接到数字档案馆的网络,就能够查找到自己想要的信息,以此,大大拓宽了档案馆的服务范围。

4.2 服务方式有所区别

从服务方式来说,数字档案馆有三个重要的优点,一个就是打破了时间的限制。众所周知,传统档案馆是有时间限制的,过了档案馆的开放时间,人们就不能够再进入档案馆内,进行查找资料了,而数字档案馆却不会受到时间的限制,可以随时随地地为用户提供想要的资料,享受到非人工的服务。不仅如此,数字档案馆还可以提供个性化服务,针对每个用户的特点为其服务。数字档案馆打破了时间和空间的限制,真正为人们提供了方便快捷的服务。

结束语

随着时代的发展,计算机网络技术已经应用在各个领域,在档案馆方面,出现了数字档案馆。数字档案馆的到来,给传统档案馆带来了一定程度上的冲击,这是不可避免的。数字档案馆是未来档案馆发展的趋势,它与传统档案馆存在着很多的区别,可能具有部分的缺点,然而相信随着技术的提高,数字档案馆一定能够克服这些确定,为人们提供更加方便快捷的服务。■

参考文献

[1]王主玉.浅谈数字档案馆区别与传统档案馆的特性[J].科教文汇,2011(3):206-208.

[2]郭燕辉.传统档案馆与数字档案馆信息服务的比较[J].兰台世界,2009(7):22-23.

猜你喜欢
数字档案馆区别
应用比较 区别异同
20+岁与30+岁的区别
数字档案馆建设对档案管理体制的影响分析
浅议企业数字档案馆建设
台湾数位典藏计划对内地数字档案发展的启示
位置的区别
看与观察的区别
区别
基于Enterprise Library的数字档案管理系统设计
郑州市网格化管理信息保障模式研究