如何发挥现代国企秘书的有效职能

徐文靖

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）02-000-01

摘 要 随着国有企业深化改革，企业秘书的地位得以凸显，企业赋予秘书的职责不断强化和扩大。作为国企秘书，必须找准角色定位，努力提高职业素养，完备自身知识结构，自觉融入大局，才能系统、有效地发挥秘书职能。

关键词 国企 秘书 有效职能

随着中国改革开放的日益深入和现代国企的快速发展，企业面临的竞争越来越激烈。参与企业主体工作的秘书，其职业素养直接关系到企业工作水平，并对企业决策有着相当的影响。

一、现代国企对秘书职能转化的要求

（一）从传统技能型向智能型转化

我们今天已经属于信息技术高速发展的时代，信息技术给我们的生活以及方方面面的都带来了翻天覆地的变化。在这个信息技术发展的大背景下，我们对秘书工作的要求也越来越高，秘书素质要跟随时代的潮流，要在掌握齐备的专业基础知识和理论知识的基础上，主动积极地学习计算机网络信息技术，提高科技含量。此外，秘书还要充分了解其工作的企业的具体经营情况，只有在熟悉企业业务的情况下，结合国内外经济动向，才能在工作中出色地完成任务，协助管理。最后，一个优秀的秘书应该要掌握一门外语和必要的外贸和涉外知识以及相关的法律法规。这是属于从传统的技能型向智能型转化的过程。这样的秘书将属于智能型群体，使对企业发展十分重要的主力军之一。

（二）从事务性服务向信息化服务转化

信息已成为当今世界资源的重要组成部分，能否捕捉到核心信息是社会活动效率的关键因素，信息收集和整理是秘书工作的重中之重。作为一名优秀的秘书，就应该发挥好其辅助领导决策的作用，辅助领导决策要求秘书首先要掌握本企业经营生产的具体情况，做好市场调查工作，把各方面有效的数据和信息搜集起来，并有效地进行归类整理，以供领导决策提供必要的参考。这是一个现代秘书必须具有的素质的体现。具体来说，以下几点能力是评判一位秘书是否具有职业素质和能力的标准。第一，信息获取能力。优秀的秘书能够快速高效地利用身边一切资源，建立信息渠道，全面地搜集信息；第二，信息选择能力。除了搜集大量的信息，还要对信息进行理解和判断，把握不同信息的价值，对其进行分类整合；第三，信息预测能力。秘书要根据现有的信息和数据等资源做出自己的分析判断，理性地预测今后的走向和发展趋势；第四，信息运用能力，秘书要有开阔敏捷的思维，把自己的创意想法融入进信息处理的工作中，并能够娴熟灵活地把这些信息传递给他人。

（三）从被动辅佐向主动配合转化

秘书同领导的关系，从管理方面来说，秘书属于从属地位，领导属于决策的中心地位。因此，秘书要要根据领导的工作来展开自己的工作，在跟随领导参加领导层的会议时，要主动参与研究问题活动中来，并提出相应的意见和看法，但这只是属于参与发言而不是参与决策。同时，处理问题时，秘书要按照领导的要求来操作，不能以自己的意志来完成相关工作事宜，秘书的工作效率要得到保证，因为有效率的辅助将对领导决策产生很重要的推动作用，这关乎到系统是否顺利运行的成败。

二、现代国企秘书必须具备的职业素质

（一）敢于创新，有与时俱进的锐气

创新是事物的本源，也是事物得以进步的根本，创新引导着事物不断地变化发展，而不至于呈现出与它以往相同的面貌。假如没有了创新，事物的发展便成了一滩死水一般，惊不起一丝的涟漪。作为国企秘书，要具备超前意识，要有一股与时俱进的锐气，要敢于突破常规，开拓创新。一是勇于一是要改变传统的思维模式，突破常规，开拓视野。尝试着用与传统不同的思维和方式方法进行工作。二是要对制度进行创新，制度对于秘书的工作有一定的约束作用，更为创新、与时俱进的制度有助于秘书以更加积极地态度进行自己的工作。三是要对工作的方式进行创新，秘书除了协助领导做好自己的本职工作以外，还可以充分发挥自己的主观能动性，活跃自己的思维，为企业的发展提出自己的策略，使枯燥死板的工作变得更加的有趣味=。四是要对服务的方式进行创新。时代在迅速的发展，所以对秘书的服务也提出了不一样的要求。只有与时俱进，创新自己的服务方式才能提高秘书在工作中的效率。秘书工作者要树立“终生学”的意识，及时掌握新的知识和技术，这样就能做好国企的办公室工作。

（二）拥有良好的沟通和协调能力

秘书作为企业领导的左膀右臂，应具备协调事物的能力，也就是对企业内部各个部门或者是员工之间的工作进行协调。还应当具备良好的沟通能力，秘书作为一个桥梁，连接着企业的上级与下级，只有做好指示和请示的传达工作，才能在上级与下级、员工与员工之间形成一种和谐的共事关系。但是这个“桥梁”并不是简单地做一个传声筒，秘书需要找准自己的位置，恪尽职守。对于领导某些欠缺妥当的考虑还要在适时、适地提出自己的见解，一切要从企业的利益出发。通过会议讨论、进度安排等有效方法，使得各部门之间能够有效配合，督促企业内部部门达成一致目标。

（三）具备准确研究政策的能力

对国家政策的研究是国企秘书最突出的职责。对上级提出的企业经营策略要弄清楚，搞明白，以便在实际的运用中能够灵活的使用，而不至于照本宣科，毕竟现实生活中的企业经营会遇到很多的突发状况，这是很难提前预想到的。同时还要积极的展开市场调查，了解市场的真正需求所在，这样有助于企业进行下一步的活动。企业的员工是企业顺利运转而必不可少的部分，所以作为秘书要协助领导重点关注企业员工员工的工作积极性。员工只有具备工作的热情和激情，才能够更为高效的完成企业的工作目标。

总而言之，秘书就是要为领导服务，作为一名合格的秘书，应当解放思想、与时俱进、不断更新知识结构，拓展知识层面，转化知识能力，紧跟时代脉搏，不断补充知识，并在工作实际中做到知识、思想方法和表达技能有机统一，多理解，多摸索，把自己的感想体会升华到理论知识，把自己所学的基础知识和专业知识转化为实际运用能力，就会有效发挥国企秘书的职能。

参考文献：

[1] 王根生.现代企业制度下的核心信息工作[M].上海：上海出版社，2004.

[2] 姜玲，周明.培养秘书和谐素质，提高秘书协调能力[J].西昌学院学报（社会科学版），2006（4）.