城建声像档案管理刍议

詹洁

摘 要：随着城市化进程的不断加快，城市面貌发生了翻天覆地的变化，破旧的城乡面貌逐渐消失，取而代之的是一座座拔地而起的高楼大厦、方便快捷的信息技术和四通八达的交通网络。城建档案工作者应该加强对城建声像档案的管理，记录城市发展的历史轨迹。主要分析了城建声像档案管理中存在的问题，提出了有针对性的管理策略。

关键词：档案管理；声像档案；录像资料；管理策略

中图分类号：G272 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.06.075

随着科技的进步和经济的发展，人们的生活水平和生活质量得到了相应的提高，城乡面貌发生了巨大的变化。一座城市之所以能够成为古城，是因为它悠久的发展历史有据可依，有相应的文献资料可参考，这就体现了城建声像档案的重要性。加强对城建声像档案相关工作的管理和监督，能够确保档案信息的准确性。

1 城建声像档案管理中存在的问题

1.1 政府对声像档案管理工作不够重视

声像档案的录像拍摄需要专业的技术人员，由于政府对档案管理工作投入的资金有限，档案部门不能聘请专业的拍摄人员，导致拍摄人员整体技术水平不高；拍摄录像的装备不先进，拍摄中出现无用、无效的拍摄镜头，拍摄的档案录像资料质量较差，从而使拍摄的声像资料没有实际用处；没有专业的编辑人员对所拍摄的声像档案资料进行及时的整理，导致档案丢失或者破损。另外，声像档案存放对环境温湿度有一定的要求。由于资金投入不足，声像档案的存放不具备良好的环境，造成声像档案资料发霉损坏，从而不能为城市的发展提供完整的历史资料，声像档案也就失去了存在的意义。

1.2 城建声像档案资料收集不全面

城建声像档案资料收集得不全面，主要原因有以下几个：①一些建设单位或城建档案管理部门在拍摄工程档案时，没有准确把握城市原貌的拍摄范围，无法依据拍摄范围选择合适的拍摄设备，造成拍摄过程中原貌拍摄难以控制，使得拍摄内容不全面。②城建档案管理部门没有深入了解工程项目的开工和建设进度，没有及时参与工程项目施工过程的拍摄。很多建设单位、施工单位由于没有有效掌握声像档案拍摄的时间、内容、数量等方面的资料，收集的声像档案材料没有记录开发前的原貌，也没有对工程项目前、中、后三个环节进行详细的拍摄，导致工程项目拍摄内容不全面。③有些建设单位基于自身的需求，并没有将声像档案无偿交给城建档案管理部门。这些单位虽然获得了便利的使用权，但是，由于没有采用集中的管理模式来统一管理城建声像档案，只是将档案资料散乱地存放于不同的业务科室。这不仅造成声像档案资料中照片底片丢失或损坏、一些重要资料遗失等问题，还加大了档案管理部门对城建声像档案资料的收集难度。④受拍摄资金的限制。城建声像档案的拍摄需要大量资金，没有资金的支持就无法实现拍摄的全面化和系统化。

1.3 城建声像档案管理缺乏相应的规章制度

完善的规章制度是科学、有效管理声像档案的保障。有些城建声像档案管理部门由于缺乏相应的声像档案管理制度，没有有效约束档案管理人员的行为，再加上档案管理人员在城建声像档案的管理和使用上有时处理得不恰当，比如管理人员没有及时对声像档案进行整理和归档，管理人员随意处置声像资料，声像档案管理缺乏良好的环境等，容易造成档案遗失或破损。

2 城建声像档案的管理策略

2.1 提高政府对声像档案管理的重视程度

要提高政府对城建声像档案管理的重视程度，就要加强对城建声像档案资料收集和管理的宣传。城建声像档案的资料收集和管理工作不单单是城建档案部门的工作，还与政府多个部门存在一定的联系。因此，政府相关职能部门必须履行与之相关的义务，分担档案管理部门的工作，加强各部门间的联系，确保城建声像档案的资料收集和管理工作有序地进行。

2.2 拓宽城建声像档案信息的收集渠道

全面、完整地记录城市发展的历程，单单靠城建档案管理部门是不够的。档案管理部门的资金、技术、设备和人员有限，收集的资料也有限，因此，城建声像档案资料的收集应该面向社会，拓宽信息的收集渠道，全面出击，通过各种渠道收集信息。比如可以向社会广泛征集资料，动员全民进行信息的收集。对于城市的重点工程和重点项目，要全方位地收集资料。这些重点工程将对社会的发展产生重要的影响，因此要重点收集。另外，城建档案管理部门要加强与重点工程施工单位间的联系，让施工单位帮忙收集资料，以确保资料的完整性和准确性。

2.3 加大对城建声像档案管理的资金投入

城建声像档案资料的收集是一个漫长的过程，也是一个庞大的工程。信息资料的收集需要投入大量的资金，以保证城建声像档案的信息收集工作正常进行。我们应该加大技术研发力度，运用计算机技术对收集到的城建声像档案信息进行系统化处理，并将档案信息保存在计算机当中，制成电子档案，避免城建声像档案信息丢失，减少信息收集的工作量，从而减少资金的投入，最大限度地提高资金的利用率。当城建声像档案的资料收集工作完成以后，要对所收集的资料进行系统化和全面化的整理。这些资料的整理也需要投入大量的人力，因此要对资料的整理人员进行明确分工，将城建声像档案资料划分出区域，并对档案整理的工作人员进行分组，然后分区域整理档案资料。资料整理完以后，要输入计算机中，并进行资料的备份，以建立完整的大档案资料库。

2.4 健全城建声像档案管理规章制度

城建声像档案管理是一个持久而巨大的工程，在档案的管理工作中难免出现各种问题。因此，针对城建声像档案管理工作，我们必须制订相应的规章制度和法律法规，在城建声像档案的管理过程中实施监督，确保每项工作、每个工作细节准确无误，并且确保城建声像档案管理工作在法律的允许范围之内，使声像档案管理工作有法可依，防止档案丢失，将相应的规章制度落到实处，并制订相应的实施流程。加强对城建档案管理人员的培训，提高他们的思想道德水平，增强其法律意识。对于城建声像档案的丢失或者损坏，要有相应的处罚措施，档案管理人员应该重视对电子档案的建立和管理，重视档案的保密工作，以免档案内容随意传播，不利于后期档案资料的收集和档案的有序化管理。完善的规章制度是城建声像档案规范化管理的理论依据，使档案管理工作有法可依、有制度可循，有利于档案管理工作的顺利开展。

3 结束语

现代化城市发展迅速，城建声像档案是一个城市发展的历史依据，是城市现代化建设的重要理论依据和参考文献，使城市的发展有迹可寻、有据可依。当前，在城建声像档案管理中仍存在很多问题。为此，在城建声像档案的资料收集过程中要号召全民参与；在资料的管理环节，要制订相应的法律规范，避免在管理时出现资料遗失或者损坏等问题，妥善保管城建声像档案。

参考文献

[1]于凡.城建声像档案管理工作的探索与实践[J].城建档案，2013（6）：31-32.

[2]康力.谈如何进一步规范城建声像档案管理工作[J].山西建筑，2015（3）：249-251.

[3]肖成顺.发挥优势实现共赢——谈城建档案管理部门跟踪拍摄建设工程声像档案的优势[J].城建档案，2012（7）：56-57.

〔编辑：刘晓芳〕