商业合同管理在项目管理中的必要性分析

谭雁

摘 要：合同管理作为项目管理体系的重要组成部分，对于交易的规范、有序的开展是十分重要的。本文旨在立足现今企业现代化管理需求，从建筑型企业合同管理工作的现状和面临的问题出发，着重探索合同管理工作的创新方式和突破口，使企业获得更大的经济效益和更好的社会声誉，实现总体建筑的质量和企业的外部竞争力的提升。

关键词：项目管理；企业管理；商业合同管理

作为项目管理的重要组成部分，合同管理决定了施工价格、时间进度、质量目标、项目的义务和责任，也为其他项目合同管理工作提供了体系指南，并且合同管理也控制项目的整体运行。在当今激烈的市场竞争中，为了能够获得投标合同，施工企业可以进行低价投标。然而，投标的关键是企业管理的水平之间的竞争。同时，承包商往往是处于在一个相对被动的地位，在建设项目的整个过程，他们经常会遇到不可预知的因素，如自然条件和社会因素的影响，这些都将导致风险。因为客观因素和不确定性的存在，建筑施工企业必须提高管理水平，加强合同管理的意识。

一、 项目管理参与者不同的合同管理模式

在工程项目的流程中，合同将涉及到不同的对象，多元化的合同实施方案，都体现着商业合同管理的必要性。

（一）业主的合同管理

作为工程合同的主体之一，业主通过合同制定，负责项目的总体目标。业主的合同管理主要包括以下部分：建设合同的总体规划，决定工程承包模式和管理模式，选择合同类型，等等。除此之外，他们需要为具体的工程项目雇佣工程师，选择承包商、供应商、项目管理单位、设计单位和委托项目任务等。此外，他们应该为合同的实施提供必要的条件，以便进行宏观控制。例如，当遇到一些重大问题，他们应该做出项目实施的决策，选择的主要技术和实施方案。他们也负责批准重大修改的设计和规划，及时支付项目基金和检查项目是否按照约定完成等。

（二）工程师的合同管理

工程师、项目管理公司、监理公司、业主的项目经理，是业主专门委托来监督整个项目合同管理工作的。他们的主要工作是进行合同事务管理和决策咨询等，如起草合同文件和相关文件，监督项目和执行，以及具体的合同管理。此外，他们应该协调所有者，承包商以及供应商之间的关系。

（三）承包商的合同管理。

作为工程合同的执行者，他们的合同管理是最详细，复杂，困难和重要的。承包商的合同管理从工程投标开始，然后着重于辨明项目的范围以及信息的传递。这个过程直到合同规定的保修期完结才会结束。承包商负责提供具体的收购要约，完成设计、建设、供应，并完成相应的工程合同范围内的维护任务。此外，规划、组织、协调和控制的相关项目也包含在承包商的合同管理的义务中。

二、 不同阶段的商合同管理

（一）合同形成阶段的合同管理

这个阶段包括合同准备阶段和合同的结论过程，它主要体现在一些列与合同投标和签约相关的工作。例如，招标人合同形式的选择，内容方面的制定，承包商资格审查，关于开标、评标的合同谈判等。从另一侧，选择投标项目，准备招标文件，确定价格和参与合同谈判等，都是合同管理工作形成阶段主要涉及的内容。

首先，在这个阶段，要做一个彻底的合作伙伴的调查，了解相关合作人的商业信誉以及信用状况在这个阶段是非常重要的。这个可以帮助我们在签订合同，制定有关的交货和付款条件的条款时，规避一定的风险。

同时，合作者的财务状况，生产和管理能力，也是需要加以注意。这是对合作公司的经营业绩是否正常，是否能满足项目的合同条，是否有任何关于合同的纠纷对象，或者其合作的对象是否正面临的被相关部门查封、扣押、冻结的风险的双重确认。这可以从某种程度上确保合同的正常履行。

再者，在这个阶段，审查合作人的执行能力也是非常必要的。这主要包括支付能力和生产能力。当审查合作人的支付能力时，要注意审查其注册资本，资金来源，银行存款，等等；评估其生产能力时，主要审查对方的生产规模、技术水平、产品质量、交货能力，等等。在这个阶段调查合作者的实施能力的目的是提高项目合同的真实性和可行性。

（二）合同履行阶段的合同管理

这个阶段主要包括合同的实现、执行跟踪、检查、监督以及合同纠纷解决等。业主，承包商和监理工程师必须以合同条件为指导方针，并遵守公平和合理性的原则，全面履行合同，最终满足各方的需求。

首先，我们应该了解和掌握本企业的的实际情况，了解企业的生产、经营类型、规格、技术标准、生产能力和日常生产等。同时，企业的库存，数量、质量、大小等也应该留意。

其次，还需详细了解企业对外的合同情况，如签署出口产品，原材料的采购和使用情况，现金流状况等。再者，还应该进行价格趋势的分析和以及预测。

再者，在这个阶段，我们应该对项目的合同的完成情况进行认真评估。企业可以从建设工程合同的履行情况的绩效评价中获得相关的经验以及教训。不仅如此，通过比较和分析项目合同的履行情况和具体实施进度情况，以此来对合同做出客观的评价，找出差异和干扰因素，分析失败的原因。进行工程项目评估，可以为未来合同管理工作提供指导，提高项目合同谈判成交率的和现代标的性合同管理水平。

在合同终止后，合同管理人员应对项目的合同进行信息收集、保护、整理、分类、登记、编号、绑定和归档工作。实现项目合同文件管理的程序化和标准化。

在这个项目管理过程中，合同管理中起着重要作用，是项目管理的一个基本的体系。提高合同管理水平可以使合同管理更加规范化、合法化和程式化。此外，它可以规范市场行为，促进工程建设市场健康、有序发展，以此提高企业的国际竞争力。

三、我国的合同行为分析以及相关建议

（一）合同风险防控

对于合同的利益相关方来说，有时候合同条款看起来似乎是公平的，而事实上，很可能他们正试图规避一些法律问题，一些看起来非常有利的商业条款，有可能就面临着巨大的法律风险。因此，企业应聘请法律顾问，以减少管理风险。同时，应当订立准确的，表述清楚的书面合同，以此来避免歧义，不留隐患，。对于重要的合同条款，添加或删除合同内容之前，最好结合实际交易的实际情况，参考引用一些标准文本，。在合同评审方面，不仅应注意文字表达，同时也要注重条款的实质。

（二）项目合同的动态管理

在建筑工程的实践中，合同的变化十分频繁。而这些经常性的改变可能就会导致索赔和合同纠纷。（Issaka Ndekugri，1998）因此，动态管理项目合同是十分必要的。在此，应注意三个主要方面：第一个是要高度重视现场验收，合同付款也应严格的按照合同条款，避免过早或过度验收，尤其是当它涉及到合同补充协议时。验收时要注意建筑的设计变化和错误。如果原材料已经购买，详细的材料名称、规格、类型、数量、日期变化，交通情况，成品的形势和现状以及是否回收或者替代品，都要包括在合同中。其次，有关项目文件（如图纸、计划、技术规格、订单的改变，等等）都必须保持及时的记录和收集。在实践中，业主和承包商达成一致协议前，合同内容不变。对于单方面的改变合同的行为，要及时提出索赔。第三，停工损失应及时处理（包括承包商责任造成的停工损失）。

四、结论

合同管理是项目管理的核心，工程管理的各个方面的工作都围绕着这个核心。在实践中，从业主的角度来看，工程师和承包商的合同管理是探索和诱导项目合同管理技能的第一步。除此之外，在整个项目的过程中寻找新的管理方法可以促使有关各方有意识地履行合同的条款，从而减少建筑市场风险，维护建筑市场秩序，保证项目的顺利运行。企业应将合同管理作为项目管理的重要内容，以此使企业获得更大的经济效益和更好的社会声誉更好。只有用这种方法，我们才能实现总体建筑的质量和以及提高外部竞争力。（作者单位：玉林师范学院）