工会困难职工档案管理工作探究

沈一枫，钱婷婷

(浙江省余姚市总工会，浙江 余姚 315400）

【工会工作研究】

工会困难职工档案管理工作探究

沈一枫，钱婷婷

(浙江省余姚市总工会，浙江 余姚 315400）

困难职工档案是工会工作档案的重要组成部分，也是社会民生档案的重要组成部分。做好县市困难职工档案工作，对于工会服务社会民生，依法维护职工合法权益，促进社会和谐稳定，都具有十分重要的意义。当前，由于困难职工具有广泛性、动态性等特点，导致建档不完整、不规范，影响了困难职工帮扶工作的开展。加强困难职工档案管理工作，就要进一步提升工会系统档案意识，营造加强困难职工档案管理工作的良好氛围；建立健全困难职工档案三级网络，提高困难职工原始信息准确性；规范档案材料的整理归档工作，提升档案工作质量；加强困难职工档案信息化建设，建立三个档案载体。

困难职工档案；困难职工帮扶工作；社会和谐稳定；工会精准帮扶

困难职工帮扶工作是县市工会工作的重要组成部分。困难职工档案是指各级工会组织在对困难职工家庭建档审核、审批、日常帮扶工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录，既是工会工作档案的重要内容，也是社会民生档案的重要组成部分。做好县市困难职工档案工作，对于服务社会民生，对于工会依法维护职工合法权益，促进社会和谐稳定，都具有十分重要的意义。然而，由于困难职工档案工作具有广泛性、动态性、替代性等特点，导致一些单位帮扶工作不精准，影响了困难职工帮扶工作的开展。本文拟对县市工会困难职工档案工作管理谈几点看法。

一、深刻认识困难职工档案工作的重要意义

困难职工档案是工会组织掌握困难职工群体状况的原始凭证，是工会开展送温暖和帮扶救助工作、向党委政府反映困难职工的情况和推动解决困难职工相关问题的重要依据。建立和完善困难职工档案工作，对于推进工会维权职责落实，对于落实中央关于“十三五”期间有关改善民生问题，具有十分重要的意义。

(一）工会困难职工档案工作是我国民生档案工作的重要组成部分

民生档案是机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案，包括劳动就业、社会保障、社会管理等涉民档案。它是社会管理活动的历史记录，是维护群众权益的原始凭证，是人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的集中体现。当前，我国正处于社会转型期，产业结构调整，企业转型升级，社会贫富差距进一步加大，尤其是职工因病致贫、子女就学致贫等现象比较突出，这些问题已成为工会维护职工合法权益工作的重要内容，也是当前我国社会民生最突出的问题之一。当前，我国工会在困难职工帮扶工作中形成了大量的档案材料，这些档案材料同样是我国民生档案的重要组成部分，是从根本上解决我国民生问题的基础。

(二）困难职工档案是工会精准帮扶的重要保证

习近平总书记指出：“‘十三五’时期经济社会发展要努力在保障和改善民生、推进扶贫开发等方面取得明显突破。”[1]这就提出了保障和改善民生效益问题。如何提高效益，对于困难职工帮扶工作来说，关键是要做到精准。精准帮扶，是指通过对困难职工精准识别、精准帮扶、精准管理，并建立长效机制，实现帮扶成效的最大化。而要做到精准帮扶，关键之一在于困难职工档案的建立是否精准、完整。

(三）困难职工档案是工会制订困难职工帮扶政策的重要依据

多年来，通过各级工会组织的不断努力，困难职工数量不断下降，但目前仍有不少职工处于贫困线上。以余姚市为例，今年符合低保及其边缘户的困难职工达470户，尤其是新形势下困难职工呈现上升势态，临时救助户在不断增多。建立困难职工档案，能准确掌握困难职工底数，推动职工最低保障制度，普惠困难职工，推动职工帮扶工作制度化、规范化。如何制订困难职工帮扶政策、帮扶计划、帮扶措施，如何使政策更具科学性、实效性、针对性，最好的方法，就是根据困难职工档案进行数据分析，寻求最佳的政策和方案。因此，困难职工档案是工会组织制订帮扶政策的重要依据。

(四）困难职工档案能充分反映党和政府对困难职工的重视和关怀

工会是党领导下职工自愿结合的工人阶级群众组织，是党联系职工群众的桥梁和纽带。在困难职工帮扶工作上，党和政府已把更多的资源和手段赋予工会，实质上工会是代表党和政府关爱职工，帮扶职工。历年来的困难职工帮扶工作表明，工会在这方面做了大量工作，已取得了巨大成就，充分反映出党和政府对困难职工的关爱。其中，困难职工档案的建立，正是困难职工帮扶的基础性工作。

二、当前困难职工档案管理存在问题

困难职工档案是近年来工会组织履行基本职责、开展帮困扶贫、提高帮扶效益而新形成的档案材料，由于时间短，还未纳入工会和档案部门统一规范。工会组织虽然出台了一些管理文件，但仅限于对作为帮扶依据的原始材料加以管理，与档案部门归档立卷的相关要求还有一定的距离。

(一）档案缺乏系统性

困难职工档案一般由困难职工原始档案、综合统计资料档案和工作资料档案三部分组成。困难职工原始档案，是指困难职工的家庭基本信息和致贫原因档材料案；综合统计资料档案，是指帮扶工作综合统计档案，包括困难职工户数、家庭平均收入、致贫分析数据、帮扶资金支出等；工作资料档案，是指开展各种帮扶工作中形成的其它具有保存价值的材料，如党政工出台的困难职工帮扶政策文件、帮扶制度，召开的各类帮扶会议，工会开展的“春送岗位、夏送清凉、秋送助学、冬送温暖”活动等。三类档案材料构成了一个完整的综合体系，缺少任何一项，就会导致档案缺乏系统性。而实际在建立困难职工档案中，后两类材料或是缺乏，或是保存在工会其它文书档案中，导致档案缺乏系统性，难以充分体现工会的帮扶工作状况。

(二）原始档案缺乏完整性

困难职工原始档案是指以困难职工家庭为对象建立的档案，包含职工及家庭成员信息、收入状况、困难程度，造成贫困原因，如下岗失业、重大疾病、子女教育、意外灾难等因素，还包含各类原始证件、单据等证明材料，如职工住院证明、医药支出发票、子女就学证明等。这是困难职工档案的主体和基础，也是制订帮扶政策、开展帮扶工作的主要依据。但由于基层工会对困难职工帮扶工作重要性认识不足，在信息采集时不认真、不仔细，导致部分项目信息不实，如家庭成员及其收入状况、致贫原因、困难描述等不实或不符合逻辑等，致使原始档案缺乏真实性和完整性。

(三）归档缺乏规范性

困难职工立卷归档缺乏统一操作规范，在许多县市工会，困难职工原始档案没有按档案的要求统一编码装订、立卷归档，基本流散于文件和资料中，没有按年度整理，没有注明保管年限，没有纳入工会综合档案室统一管理，没有纳入总工会全宗目录。档案往往是由职工服务中心保管，造成查询难、利用难。虽然全国总工会建立了“全国工会帮扶工作管理系统”，各县市也有了统一的困难职工服务电子信息平台，但平台只能反映本年度的困难职工和帮扶情况，要了解往年困难职工状况和工会困难职工帮扶状况，比较困难。

(四）归档立卷重复性

当前县市域不同困难群体的帮扶工作由不同部门管理：困难职工由工会管理，困难党员由县市委组织部门管理，困难残疾人由残联管理，普通困难群众由民政部门管理。基层单位包括社区在年度上报困难群体信息时，缺乏统一沟通协调，造成多头上报，导致多头存档、重复存档、重复帮扶，影响了帮扶工作的严肃性。

三、加强困难职工档案管理工作的对策

针对当前困难职工档案管理工作存在的问题，结合工作实际，特提出加强困难职工档案管理工作的对策如下：

(一）进一步提升工会系统档案意识，营造加强困难职工档案管理工作的良好氛围

一是要在工会系统内部广泛宣传困难职工档案工作的重要性，学习党委政府关于加强困难群体帮扶工作的意见，增强做好困难职工档案工作的自觉性；二是要加大档案教育培训力度，提高困难职工建档工作的业务水平；三是把困难职工档案工作纳入工会重要工作内容，并列入年度考核。

(二）建立健全困难职工档案三级网络，提高困难职工原始信息准确性

一是明确县市职工服务中心、乡镇街道职工服务站和基层职工服务点为工会困难职工档案管理的责任单位，形成县市困难职工档案管理工作三级网络。二是明确各中心、站、点的工作职责，基层职工服务点的职责以采集困难职工原始信息档案为主，按实填写困难职工家庭申请表，并收集相关证明材料，并上报；乡镇街道职工服务站的职责以审核为主，对服务点上报的材料进行审核，主要审核内容为材料是否真实有效、材料是否符合逻辑、困难条件是否符合等，并上报县市职工服务中心；县市职工服务中心以复核、数据录入、归档立卷为主。三是各中心、站、点明确一名工作人员，具体负责抓好档案工作。

(三）规范档案材料的整理归档工作，提升档案工作质量

一是制订各类规章制度，如《困难职工档案归档范围》、《困难职工档案信息采集、审核、归档程序和立卷规定》、《困难职工档案年度更新与保存制度》等；二是把困难职工档案纳入工会档案管理范畴，确定与工会档案相应的保管期限，处理好困难职工档案相对独立性与工会档案综合性的融合问题；三是加强与有关困难群体帮扶部门的沟通和协调，在档案数据录入前，与其他困难群体档案管理部门进行协调，实行资源共享，同时对重复建档的困难职工及时调整处理，避免档案重复性；四是加强对困难职工动态管理，以年度为界限，对在档困难职工情况进行一次了解，对已脱贫、不符合困难职工条件的，及时退出困难职工档案管理系统，其纸质档案按规定归档。

(四）加强困难职工档案信息化建设，建立三个档案载体

一是传统档案载体。即按常规档案管理规定，按困难职工原始档案、综合统计资料档案和工作资料档案三类进行归档，按年度纳入工会档案范围。二是虚拟档案室载体。按档案数字化、信息化建设标准要求，对困难职工档案进行扫描作数字化处理，建立虚拟档案室，并与县市档案馆接洽，纳入县市虚拟档案馆，储存在县市虚拟档案馆数据库；也可以通过链接，与其他民生档案组合，纳入民生档案数据库网络体系，成为民生档案一部分，便于查询利用。三是“全国工会帮扶工作管理系统”档案载体。把困难职工原始信息输入全国总工会的“全国工会帮扶工作管理系统”，以户为单位，输入家庭成员各类信息，如家庭成员基本情况、工作单位或入学学校、工资收入、家庭成员平均收入、健康状况、致贫原因等，能快速查阅当年度困难职工个人基本情况；还可通过数据处理，分析了解当年度困难职工分布情况、家庭结构、年龄结构、收入结构、就业结构、致贫主要因素等，为工会制订帮扶政策、开展帮扶活动提供依据。

总之，困难职工档案既是工会工作档案的重要组成部分，也是社会民生档案的重要组成部分。做好困难职工档案工作，对于工会精准帮扶、依法帮扶，维护社会和谐稳定，促进企业转型升级，具有十分重要的意义。因此，应高度重视困难职工档案管理工作，切实把困难职工档案管理工作抓紧、抓准、抓出实效。

[1]从习近平讲话悟出“十三五”的五大民生法则[EB/OL].央视网，http://news.cntv.cn/2015/10/29/ARTI1446129781313679.shtml，2015-10-29.

(责任编辑：王友才）

An Analysis on File Management of Workers in Difficulties in Trade Unions

Shen Yifeng, Qian Tingting

Files of workers in difficulties are important for working files of trade unions and social livelihood files.They are of great significance to serve social democracy, to protect worker’s legal rights, and to promote social harmony.At present, workers in difficulties are wide and dynamic, so that the establishment of files are not complete and standard enough, which affect the work of helping this group.In order to improve the file management, we need to take the following methods: firstly, strengthen the awareness of system files of trade unions and create relevant atmosphere; secondly; establish and perfect three-stage network to improve accuracy of their original information; thirdly; normalize the organization work of file materials and improve the work quality; fourthly, enhance the file information construction of workers in difficulties and establish three file carriers.

files of workers in difficulties; the work of helping workers in difficulties; social harmony and stability; accurate help of trade unions

D412.6

A

2095—7416(2016)06—0033—03

2016-11-26

沈一枫(1982-），男，浙江余姚人，大学学历，浙江省余姚市总工会办公室主任。钱婷婷(1987-），女，浙江余姚人，大学学历，浙江省余姚市总工会职工服务中心副主任。