论企业如何提升会议质量

陈素芬

摘 要：对企业来讲，会议是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方面代表相互作用、互动协调的场所。在经济全球化的知识经济时代，会议有了新的高度。它对企业的竞争力，经营管理，决策，战略，这些方面的作用越来越突出。在外部环境急剧变幻的今天，会议的召开越来越频繁，企业管理者喜欢利用会议解决问题，总结经验教训。目前，大多数企业会议的质量存在问题，效率低下，不具备解决问题，集思广益，开拓创新的能力，会议质量的提高迫在眉睫。

关键词：会议；质量；提升

一、引言

在经济全球化的背景下，现代企业的组织形态以任务导向，随时组成的跨部门团队为主，在知识经济体系下每个人必须靠沟通分享，才能提升士气，合作才有效率。会议变得越来越多，越来越重要。会议占据了企业大多数的精华时间，因此，谁能让会议发挥最大效力，谁就是赢家。但是大多企业忽视了会议在企业发展中的作用，出现了会议效率低，浪费时间，偏离主题等问题。进而影响了企业做决策的能力，拖延了布置战略的时间，同时降低了企业成员的执行力。希望这篇文章能让企业重视会议制度，提高会议质量，改善会议低效，轻视会议的现象。通过会议质量的提高，缩短决策的时间，提高员工的执行力，提升企业的竞争力。

二、企业会议存在问题

（一）企业会议过于频繁，名目太多

会议是企业开展本单位工作的重要方式，对于维持企业各项工作的顺利开展意义重大。但是，在实际的企业会议开展过程中，企业会议过于频繁，会的名目繁多，造成了大量的人力、物力、财力方面的极大浪费。

（二）企业会议目的不明确，偏离主题

在实际的企业会议过程中，从头到尾往往都是一个领导的长篇大论，而且没有切中要害，告诉大家解决问题的重点。这种会议方式，使得与会者获取到的有益信息不多，使得一些实际问题无法得到迅速解决，而且很容易让与会者理解不了领导传达的消息，偏离主题，影响下属解决问题的能力，做事情的执行力。

（三）会议内容信息量过大，无法整理消化

在企业会议中，领导把要解决的问题都堆在一起，没有重点，层次不清，信息量过大，与会者无法消化，造成会议信息不知道从哪方面开始整理，不知道怎样才能说清楚，会议的目的不仅达不到，还会增加与会者的抱怨。

（四）企业会议准备不足

很多企业会议过程中，经常会出现这种现象，与会者在会议前几个小时才接收到会议信息，但是对于会议安排、会议议题以及其他背景知识无法进行详细的了解，使得企业会议准备不充分。甚至，与会者自身有突然事件，往往安排其他人参与到会议当中，本该参加的与会者也就无法对于企业会议内容提出建议和意见。

三、造成会议问题的原因

（一）领导对会议缺乏统筹兼顾

由于领导职数多，各自分管了一些部门，且都有权批会，而主要领导或相应的办事机构总揽全局的能力相对弱化，这就导致各行其事，各开其会，会议泛滥。

（二）领导方法趋向会议化

似乎工作就是开会，不是为了工作而开会，而是为了开会而工作，会议的次数与规模成了评价工作成绩不成文的标准。于是层层开会，层层汇报，助长了这种反常风气。

（三）领导缺乏责任心

一些人当惯了太平官，坐惯了安乐椅夕逢事便开会，应付差事了事，至于会议质量如何无所谓，反正会一开过便万事大吉了。

（四）机构重叠，冗员过多

人太多了必然要制造工作，同时也在制造会议，机构重叠必然会带来会议重叠。

（五）团体盲思的心理

团体盲思指团体在决策过程中，由于成员倾向让自己的观点与团体一致，因而令整个团体缺乏不同的思考角度，不能进行客观分析。①在会议的过程中很容易引发团体盲思，出现顺从心理，从而使会议没有创新点，内容空洞死板，没有人站出来抗议，与会者喜欢一味的服从而没有人提出抗议。

（六）企业的组织文化对会议的影响

有些企业受组织文化的影响对会议的管理没有引起重视，也没有随着时代的变化改革会议制度使会议更具有效率，更具有解决问题的能力，员工受企业文化的影响，对待会议的态度也是无关紧要，开会只是走过场，没有想到利用会议提高解决问题的效率，在会议中不断创新，使会议充满活力。

四、提高会议质量的方法和措施

（一）确定会议的价值，明确会议目的

企业进行会议改革，提高企业会议效率，需要确定会议的价值，明确会议目的。会议举办者在开展会议之前，关于会议价值方面，需要注意三个问题：第一，是否有举办会议的必要；第二，是否具备开办会议的能力；第三，会议是否可以被代替。会议举办者可以从这三个问题入手，对于企业的会议价值进行确定。

（二）做好会前准备和会后跟踪工作

会议召开前，应当与与会人员沟通，确定会议举办时间、地点和议题。会议资料，主要指会议议程及与议题相关的背景资料。会议议程，主要包括会议时间、地点、出席人员、会议目的、对与会者的要求、主要议题及其时间分配等内容。会议过程中，对于会议时间的安排，需要根据实际的企业的需求进行控制与管理。会议开展过程中，要把握会议的主旨，不要跑题，对于达成共识的内容，做好相应的记录，对于没有达成共识的部分，则需要记录下来做好标记，以备以后继续讨论。会议结束之后，有关人员需要根据情况，将会议内容整理成会议纪要。

（三）认真借鉴成功的经验

“它山之石，可以攻玉”，学习、借鉴优秀企业在会议管理上的成功经验，结合本企业的实际，探索具有自己特色的企业会议管理的路子。通过借鉴，不断改革，促进企业会议管理的改进，企业会议质量的提高。

（四）学会有效利用空间和工具

新时代的会议必须具有临场感，必须抛弃诸如上层，中间管理之类的旧观念。他要求减少中间环节，实现现场和企业高层的互动和快速沟通。新时代的会议是1：1：N现场交流的具体化表现。

五、结束语

本文通过针对企业会议低效率，内容空洞，会议纪律松散等现象，提出了改进会议管理，提高会议质量的一些建议，希望企业能通过改进会议这一板块，让会议成为企业提高竞争力，促进发展的有用途径之一，通过会议，企业能快速做出决策，应变外界的环境变化，通过会议，企业能够增强活力，提出更多创新的点子，通过会议，企业能够改善经营管理，及时找出经营管理中的不足，及时改进，确保企业持续发展。（作者单位：陕西师范大学）

参考文献：

[1] 胡海清， 企业会议管理，产业与科技论坛，2011，10，（3）

[2] 中国企业管理百科全书[M].北京：企业管理出版社，1984，2

[3] （ 美）斯科特.斯奈尔，会议革命，汕头大学出版社2005

[4] 王建.企业预算管理中的预算松弛问题探析[J].唯实，2011，（7）

[5] 袁家方.世界首富的企业规模，中国何时有[J].改革先声，2001，（6）

[6] 张怡.浅谈ERP在企业的发展运用[J].华章，2011，（17）

[7] 韦小柏，浅谈如何做好现代企业会议管理工作，中国高新技术企业[J]，2014，（20）

[8] 野口吉昭，会议改变企业就能改变[M]，现代出版社，2005

[9] 管理宗师，[英]尼尔.M.格拉斯[M]，中国标准出版社，2002

[10] 孙正元，当德鲁克遇见稻盛和夫[M]，人民邮电出版社，2013

注解：

① （ 美）斯科特.斯奈尔，《会议革命》