谈谈档案与资料的区别和联系

卢慧萍

(浙江省有色金属地质勘查局)

谈谈档案与资料的区别和联系

卢慧萍

(浙江省有色金属地质勘查局)

档案与资料是两个很容易混淆的概念,在对这两个概念进行定义的时候,应该要把握两者之间的区别与联系。本文对档案与资料的区别和联系进行阐述,旨在加深对这两个概念的理解。

档案 资料 区别 联系

档案与资料是两个很容易混淆的概念,在对这两个概念进行定义的时候,应该要把握两者之间的区别与联系。

一、档案与资料的区别

明确档案与资料的区别,有助于对各种档案信息及资料进行分类收集、管理和提供利用。在对档案和资料进行区别的时候,可以从以下几个方面进行辨别。

(一)来源不同

档案与资料的来源是不同的,档案由文件材料转化而来,常见的档案有三种性质,第一种是官方性质的档案,第二是半官方或非官方的各种社会组织的档案,第三是个人档案,比如一些著名人物及著名家族的档案。因此,档案主要来源于各类组织和个人,对组织档案室来说,档案来源于本组织内部机构和员工,对档案馆来说,档案主要来源于各组织的档案室。而资料一般来源于外部,其来源不固定而且范围比较广泛,比如情报部门的资料、出版部门的资料、各种文献资料等。

(二)载体方式不同

档案的载体类型是多种多样的,如甲骨、石头、竹木、纸张、胶片、磁盘等。资料的载体一般都是书籍、报刊、简报、宣传单等。

(三)本质属性和价值不同

档案的本质是对各种事实进行记录,因此原始记录性是档案的基本特性。由于是对各种真实历史的记录,因此也显示出档案的宝贵,其内容也基本是可靠、真实的,是第一手材料,具有凭证和参考价值。从本质属性的角度来讲,资料远远不如档案,比如资料的获得方式有很多,其真实性与可靠性也是不一定的,对于很多工作并没有指导意义,一般没有凭证价值,只有参考价值。

(四)形成方式不同

档案的形成要经过一些专业的步骤,档案是由各种文件材料转化来的,必须是办理完毕的文件才能作为档案,而且档案是经过鉴别、挑选之后才能保存的,并不是任何一份文件都能被当作档案,要按照一定的规律进行收集、整理、归档,最终才能形成档案。相比起来,资料的形成方式就比较简单,一般通过复制即可,可以起到推广、传播的作用。

(五)密级程度不同

档案一般要过一段时间后才能公开,有的档案在一定时期还具有一定的保密性。资料一般可以是公开的,可用于对外交流,而且提供的数量也比较大,在社会中可以广泛传播。

明确了档案与资料的区别,我们在实际工作中不能将两者混淆起来,将档案作为资料保存,或者将资料作为档案保存。

二、档案与资料的联系

档案与资料之间的区别是十分明显的,但两者之间也有一定的联系,比如档案和资料同属文献信息,均具有信息和知识属性,都具有参考价值,资料是档案的补充,档案馆(室)要加强对与档案有密切关系的资料的收集、管理和提供利用工作。档案与资料两者在发展过程中也会有交叉融合的时候,在进行应用的时候要对其加以区分,比如可以认为档案是有历史价值的,在某些时候可以对这两种类型的信息载体进行同时利用,有的时候又要加以区分,发挥档案与资料各自的价值。

综上所述,档案与资料是两个不同的概念,在人们传统的认知中很容易将档案和资料这两个概念混淆,我们在应用的时候,应该正确把握档案和资料的区别与联系,从而实现对档案和资料的有效利用。