市政设施监管档案的重要性及其管理方式探析

马 奔

(杭州市江干区城市管理综合监管中心)

市政设施监管档案的重要性及其管理方式探析

马 奔

(杭州市江干区城市管理综合监管中心)

本文阐述了市政设施监管档案的重要性,分析了市政设施监管档案管理现状,提出了加强市政设施监管档案管理的若干建议。

市政设施 监管 档案

市政设施是城市系统的重要组成部分,在城市运行中起着重要作用,是城市赖以生存和发展的基础,做好市政设施的监管工作对确保设施的完好运行而言,显得十分重要,而市政设施监管档案工作则是做好市政设施监管工作的重中之重。一方面,市政设施监管档案是对市政设施监管过程的有效记录,另一方面市政设施监管档案对整个市政监管工作有着指导、借鉴的作用。本人结合多年的工作体会,对市政设施监管档案的重要性及其管理方式进行了分析和探索。

一、市政设施监管档案的重要性

市政设施监管档案主要有市政设施、设施监管、行政审批、建管衔接、大型活动及节假日市政保障、专项活动、防汛抗台、抗雪防冻等市政应急保障档案,还有其他涉及市政监管工作的文件、资料等。市政设施监管档案不仅客观、真实地记录了设施基本情况、设施监管情况等,还对开展下步工作、处理相关问题、做出正确决策提供了重要依据,因此市政设施监管档案对于市政监管工作而言有着极其重要的意义。

(一)是开展监管工作的基础性资料

随着城市化进程的快速发展,市政设施日益完善,市政监管工作面临着更大的挑战。要做好管辖范围内市政监管工作必须对设施情况有全面的了解,而对设施全面的了解,要依靠图纸、界定表、设施资料卡等市政设施资料。这些设施资料内容广、形式多。从内容上看有道路、桥梁、排水等设施资料,从形式上看有图纸、表格、文字等。借助这些设施档案资料全面了解设施情况,才能更好地开展监管工作。通过设施资料,我们可以知道哪些设施属于管辖范围,界线在哪里。同样,设施资料也是处理问题、做出判断的依据,比如要对道路挖掘项目做出审核,除了现场踏勘外,最主要的就是结合一路一档、竣工图纸等相关资料全面了解道路的结构、管线分布等相关情况,做出正确的判断。又如在批后监管中,也要依靠设施资料开展监管工作,在开挖过程中,也要根据原道路图纸避开一些管道或做好保护措施。

(二)对开展监管工作起着指导性作用

市政设施监管档案记录了设施的基本情况及监管、专项活动、建管衔接情况等,档案对设施开展监管工作起着指导性作用。通过档案记录的情况,可以为下一步工作提供依据。比如在区域范围内哪些设施需要进行提升改造、大小中修等,都需要日常监管档案中的相关资料提供帮助。根据设施监管档案中记载的设施病害情况、修复次数等数据,再结合设施现场情况进行分析,就可以确定哪些设施需要进行哪些改造、修缮;监管档案中养护单位的考核资料,为实现养护企业的优胜劣汰提供依据。此外,依靠市政监管档案可以看出有哪些设施病害突出、哪些设施问题反复出现,并为下一步有针对性、有重点地开展市政监管、养护工作指明方向。

二、市政设施监管档案管理现状

市政设施监管档案有设施资料、巡查监管资料、考核资料、建管衔接资料、市政专项活动资料、大型活动及节假日、防雪抗冻市政设施保障工作资料等。目前,市政设施监管档案存在资料缺失、不完整等问题。

(一)档案移交接收工作存在问题

近年来,随着社会发展,市政部门也经历了一系列的机构改革,而在机构改革中,设施资料未按规范做好移交工作,这导致在机构变革的过程中,一些档案资料的遗失。

(二)文件的前端控制有待加强

在市政设施监管档案的管理中,对市政设施监管相关文件的前端控制还不完善。市政设施监管资料归档中,往往存在归档资料不符合要求,文件内容要素缺失等问题。

(三)对档案重要性认识不够

由于监管部门对档案工作重要性认识不够,导致市政设施监管档案管理制度不够完善,档案管理各环节不够规范。同时,档案管理人员不能及时高效地学习、贯彻档案新规范、新标准,并应用到实际工作中去。

三、加强市政设施监管档案管理的若干建议

市政设施监管档案的管理工作对市政设施监管工作而言尤其重要,做好市政设施监管档案管理工作主要从以下几方面着手：

(一)依法制档,完善档案各项工作

市政设施监管档案是开展市政监管工作的基础,也是单位处理问题、制定方针政策、做出决策的依据。做好市政设施监管档案工作,对开展整个市政监管工作起着重要的作用。做好市政设施监管档案工作要特别注意以下几点：

第一,要提高对档案重要性的认识,加强对档案工作的重视,将档案工作纳入市政重点工作中去。第二,要依据《档案法》等法律法规完善市政设施监管档案管理制度,明确归档范围、落实档案人员、明确档案人员工作职责等。按相关规范要求做好档案收集、整理、鉴定、保管等各环节工作,使档案管理规范化。第三,从建设单位、养护单位等其他部门移交接收过来的文件资料,要依据各类规范文件,明确接收资料的范围、标准、要求,从而实现市政设施监管档案的规范化。第四,监管部门开展实际工作形成的资料文件,要注意做好文件的前端控制,在文件形成、积累前,对格式、体制等相关内容做好要求,这样才能更好地做好后续管理工作。第五,在明确文件归档范围时,要结合对监管业务工作的分析,确定每项监管工作、每个环节所产生的文件及背景信息。归档范围不仅包含文书类资料,也包括业务资料;不仅包含文档类资料,也包括图纸、音像、照片、多媒体文件等。第六,要制定文件保管期限,确定归档时间。根据文件特征,确定其文件保管期限,并按年为单位,确定年度资料归档工作的时间节点。如上年度的市政设施监管资料需在下年度的上半年完成立卷归档工作。

(二)与时俱进,推进档案信息化建设

目前,市政设施监管档案主要以纸质为主。但随着互联网的不断发展,计算机管理的优势也逐渐凸显。根据市政监管工作特征,加强市政设施监管档案数字化转化工作,逐渐推进档案数字化进程是档案管理工作的一个发展方向。如通过市政管理系统,实现市政设施监管资料管理的数字化,将设施基本情况及日常监管中的巡查、病害、改造等情况在系统中录入,建立市政监管工作相关数据库,形成数据库后,就可以根据需求实现内容的导入导出、信息查阅、信息更新、内容归档等,从而实现市政设施监管档案的数字化。

(三)多管齐下,加强档案人员队伍建设

第一,要将档案工作列入日常工作计划中,使档案工作有序开展,并制定考核

办法对档案工作、专兼职档案人员进行考核。完善档案工作相关设施、设备。第二,建立档案专兼职人员网络。通过建立专兼职人员网络,不仅可以实现工作的联系,而且可以进行沟通、交流。第三,要注重学习培训。组织学习档案理论知识及行业新标准、新规范,使管理人员对档案理论知识有全面的认识,并能及时更新知识储备。同时,学习档案涉及领域的相关知识。由于档案是来源于实际的工作,通过理论学习和深入现场的学习,了解档案涉及领域情况也是做好档案管理工作的前提。加强信息技术学习也非常必要,档案的数字化管理是档案管理的一个趋势,因此档案管理人员要通过参加计算机技术、网络通信技术等相关的培训,来提升自身的综合能力。