新时期档案管理工作的基本特点

杨海生

摘 要：任何工作活動都有其与众不同的特点，档案管理工作也不例外。从理论上认识清楚这些特点，对于做好档案管理工作具有重要的意义。档案管理工作值得一提的基本特点主要有以下几个。

关键词：档案管理；基本特点；分析

1 深刻性寓于平淡性之中

这是档案管理工作的一个极为明显而重要的特点，档案与档案管理工作的社会意义是“维系之道”。但这一深刻的社会意义在档案及档案管理工作的表面却看不出来。档案及档案管理工作的外表极为平淡、甚至是枯操乏味的，毫无深刻与惊人之处可言。对这样的人，知其思想、智慧与才能者会对其钦佩赞赏甚至尊祟备至，而不知其思想、智慧与才能者只会对其当平常人看待甚至还会对其不屑一顾，档案及档案管理工作的这—特点在社会上也导致了这样一种局面：有文化、有头脑且知其深刻之处者将其看得很重，而文化不高、头脑简单且看不出其深刻之处者则将其看得很轻，甚至会认为其毫无用处。

2 重要性与枯燥性并重

这一特点可看作是上一特点在档案管理工作现实层面上的具体体现。档案管理工作的作用、意义、价值等确是很重要的，但具体的管理工作活动，尤其是一些日常业务工作又确是很单调、很平淡、很枯燥乏味的。这一特点对档案管理工作的直接影响无疑是消极的。重要性要求人们在工作中要认真、负责地重视与对待工作，要求人们一丝不苛地做好每一件具体工作；而枯燥性又易使人产生厌倦、厌烦心理。这对工作显然是不利的。这也是档案工作部门为什么总是要求其工作人员要有责任感、责任心.要有认真负责、甘于“坐冷板凳”、不计名利得失、踏实、肯干、成熟、稳重的精神与素质的原因所在。但从另一方面讲，针对这一客观特点，档案管理部门的领导者应在领导方法、工作安排、文化环境建设等方面尽量去缓解这一矛盾。而不能单纯从重要性角度出发，无视枯燥性，去一味地强调奉献与牺牲精神，或单纯靠纪律惩处手段去处理因厌倦、厌烦心理而导致的工作失误和差错，从而激化这一矛盾。总之，这一特点对档案部门领导者的用人之道以及领导管理艺术提出了一个挑战，对领导者的总体领导能力及水平是一个考验。

3 连续性与系统性

连续性与系统性可以说是任何一项规模较大的工作活动的共同特点。但档案管理工作的连续性与系统性则表现得更为突出相明显，且有自己的持色。首先，档案管理工作本身的各项具体内容及工作活动、环节相互之间具有极强的连续性，几乎形成了一个环环相扣、步步相连的总体过程或曰内部工作系统。这一过程或系统的每一环节（内容）都对其他环节（内容）以至整个工作系统具有直接、间接的影响。大有“牵一发而动全身”之感；其次，档案管理工作与外界即非档案工作领域又具有极密切的联系和极强的连续性，其自身的许多工作内容乃至工作对象、工作基础实际上是档案工作领域直接提供的。这集中地体现在与文书工作的关系上。“文书是档案的“前身”、“档案是文书的归宿”、“文书工作是档案工作的基础”等形象生动的说法，均是在强调档案与文书、档案工作与文书工作的密切关系。从某种意义上说，没有良好的文书与文书工作基础，档案与档案工作也就不可能有真正好的状态和水平。这也是许多单位对文书、档案工作一起抓，进行统一部署、整体规划管理的原因所在。以至于许多国家行政管理机关的设置也是将文书工作和档案工作统一在一个机关职责范围之内，以便于进行整体协调；这一特点要求档案工作者必须有整体现念和系统思想，必须在整体联系和系统优化的大前提下，认真部署、对待每一项具体的工作。例如在工作中如果编错了一个案卷的档号，往往会导致后面案卷挡号上的一系列错误，在纠正时就要引起案卷目录及其他检索工具、绵微品（如果已缩微了的话）乃至电脑数据库中对此案卷档号及一系列案卷档号的相应改动。

4 工作量大，工作周期长

这一特点与上一特点有关，是指档案管理工作中的服务措施，由于档案数量众多、系统性强，往往在工作量和工作周期上表现出一种令人望而生畏的状态。例如编制一种检索工具往往就需要大量的档案甚至全部馆藏，如果某一档案馆已编定的全宗号不统一、各自为政、有重号，因不适应电子计算机自动化检索的需要而决定重新编，那就是一项工作量大得惊人的工作，就要对所有案卷、检索工具及装具标识牌上的全宗号进行逐一改动；许多档案馆都计算过著录标引——即电子计算机检索的前处理或曰数据准备工作的工作量，规模大一些的档案馆往往要几十年或上百年的时间才能完成。这一特点告诫档案工作者，尤其是有业务决策权的领导，对任何一项业务决策都要慎重，不仅要考虑其整体意义或系统优化意义上的必要性，还要实事求是地计算一下工作量和工作日期，然后再拍板定案。不能因一个草率的甚至是错误的业务决策，而浪费大量的人力物力和时间，将档案工作者宝贵的精力和年华空耗在毫无意义或价值很小的无效劳动之中。

5 成就与效益的隐蔽性与间接性

这一特点与档案管理工作的基本性质有密切关系，或者说是档案管理工作所扮演的社会角色的必然属性和特殊要求。成就与效益是任何一项工作活动，尤其是从事工作活动的主体——人的精神追求和工作宗旨。任何人也不愿意看到自己的工作无成就、无效益。从人的心理角度讲，它是做好工作的内在精神动力。有成就、有效益的工作会使人精神振奋、积极进取，更好地进行工作并从工作中获得一种精神满足和心理平衡。档案工作及档案工作者也不例外，但档案管理工作特定的工作性质和社会角色却使其工作成就和工作效益往往难以在社会生活中直接显现出来，而常常是以一种深沉的隐蔽状态潜伏在色彩斑斓、热闹非凡的社会现实之中，或者以三种间接、曲折的形式折射式地表现出来。但档案工作的成就和效益也是通过那个具体问题的解决、那项重大社会效益或经济效益才能得以显现（还是间接的）。所以档案工作者往往被人们称为“无名英雄”或“幕后的英雄”。这一方面要求档案工作者要面对这一现实，树立一种不急功近利、不图虚荣、甘当无名英维的精神境界。另一方面它也确实培养锻造了档案工作者稳健、深沉、扎实、含蓄、不显山不露水、不为功名利禄所感的高尚品格。

参考文献

[1]武艳波.浅析档案及档案管理工作的性质和特点[J].群文天地，2012（01）.

[2]李栋.电子文档的特点及其对档案管理工作的影响[J].发展，2010（08）.