档案的基本作用

李思杭

摘 要：档案在社会生活中的具体作用是极为广泛而复杂的。但从其作用的领域角度和作用本身的性质角度，可作两种不同的归纳与概况。

关键词：档案；基本作用；分析

档案与档案管理已经成为一种普遍存在且意义深刻的社会现象，对人类社会的生存、发展，对人类历史文化的传承和延续都具有重要的基础作用。档案是人类文明的伴生物。在人类漫长的文明史中，无论各个国家的政权性质如何、发达程度如何，都无一例外地在日积月累地形成和保存档案，并将其流传于后世。之所以如此，是因为档案具有独特的、重要的、广泛的社会作用。

1 从作用领域或说作用的实施对象角度，可将其归纳为现实作用与历史文化作用两种

现实作用，是指档案对人们的现实，工作或生活所起的较为具体的实际性作用。这种作用的基本持征是能够解决人们具体工作或生活中的实际问题，而并不是仅仅为人们提供文化营养或知识。为解决房地产权纠纷或为调一级工资而查证有关的档案文件；为平反历史上的冤假错案而查证档案文件，为工程上马提供历史性依据（如果仅仅是了解而已则不视为现实作用）等情况下，档案所起的作用无论是提供了依据、凭证，还是仅仅提供了参考，均为现实作用。

历史文化作用，是指凡没有具体的现实性需求，而仅仅从档案中了解了某种信息、情况、知识，从而形成了某种认识，得出了某种结论看法的情况下档案所起的作用。这种作用实质上仅仅作用于人们的思想、认识领域，对人们的现实工作和生活并末产生实际作用，所以只能是历史文化性的。例如，仅仅为研究历史、撰写文书、搞清某一历史事实或问题而无具体现实性需求的利用档案，则无论档案是提供了凭证、依据，还是仅仅提供了参考，其作用均为历史文化作用；人们并非专门为了研究历史性问题，而是通过档案仅仅知道了某一历史事件或明白了某一个历史性问题，只要这种知道、了解未直接导致其现实工作或生活实际的相应变化，就是一种历史文化作用。当然，人类思想认识（即精神生活领域）上的变化，往往会自觉不自觉地影响其现实工作或生活实际，甚至会导致其发生重大改变，但这种变化是间接发生的、是潜移默化的，实质上是精神生活对物质生活、是意识对存在的反作用。不能视为档案等信息材料的直接的现实性作用。

2 从作用本身的性质角度可将档案在社会生活中的作用归结为凭证作用和参考作用两种

这种归纳实质上是将上述现实作用和历史文化作用又从总体上“横切一刀”，从作用的功能、价值、程度角度分为两种不同性质的作用。这是一种被社会各界广泛接受的认识结论。

凭证作用是指档案为现实工作、生活或科学研究活动中的某一问题提供了一种确定无疑、真实可信的凭证、证据、依据，因此有时又被称为依据作用或查证作用、查考作用。相应的工作、生活和科研活动的进行就要以其为依据、为凭证，实际上是为人们的社会生活提供了共同认定并赖以为据的立足点与出发点。因此凭证作用带有相当程度的强制性、限定性色彩。这是档案作用、价值中的核心部分，也是档案权威性、凭证性的根源所在。例如，法院依法判案，行政机关依法行政，历史学家以档案记载验证、确认某一历史事实，个人以档案材料证明自己的工龄、学历，民事纠纷中人们以档案记载确认某些有争议的问题，科技生产活动中以档案记载核实确定某一数据等等，均为档案的凭证作用。

参考作用是指仅仅为工作，生活提供了某种参考，或仅仅向人们提供了某种知识、信息，这种知识、信息仅起一种知晓、认识作用，并未作为凭证使用。这种作用具有可信可不信、可用可不用的選择性特征。这是所有档案所共同具有的基本作用。比之凭证作用，参考作用虽从作用程度、性质上要差一个层次，不能成为作用的核心部分，但从作用的广泛性程度看，它却比凭证作用的范围要广。换句话说，档案未必都有凭证作用，但却都有参考作用，它至少可以提供一种知识、信息，可供人们在认识上或实践上作参考。如人们通过档案了解了历史，从而丰富了自己的历史知识，提高了文化素养；或人们制定现行工作计划而参考借鉴了以往自己或别人的计划（并末以其为据），从中吸取了某种营养，执政的政党或政治家参考借鉴历史上或别国的政治经验、教训而设计制定出自己的政治纲领及政策等，均为参考作用。这种参考作用具有明显的层次性，即档案内容先对人的认识产生作用然后再以观念形式对其认识行为或实践行为产生间接的影响作用，而且第二层次上的间接影响作用是否产生并不确定。这与直接以其为据的凭证作用显著不同。

此外，也有人从价值的角度来认识档案的作用。将档案的作用直接归纳为凭证价值、参考价值，第一价值、第二价值等等，也不失为一种有价值的认识角度和方法。但笔者认为，“价值”是比“作用”更为抽象的概念，甚至可以说是一种哲学性的概念。其实质是指某事物对人的有用性，或曰满足人们某种需求的可能性（也有人因此而认为价值所体现的是主体与客体之间的一种关系），且价值是一个相对性极强的动态概念，作为一种认识档案作用的角度和方法，实际意义并不明显；另外，档案管理活动中有一项重要的专门解决档案价值问题的工作——鉴定。

3 结论

档案的重要作用与社会对档案的重视程度是不对等的。实际工作中，档案工作者常常抱怨业务主管对档案工作没有给予足够的关注与关心，出现重要与重视的失衡；档案的价值期望与档案价值的实现往往存在较大的偏差，出现理论与实际的失衡；档案的有用性无可置疑，但档案往往不能得到充分利用，出现有用与少用的矛盾；档案部门为提高人们的档案意识做了积极的宣传与努力，但成效却存在理想与现实的较大差距。这些失衡现象的原因在哪里呢？是人们的档案意识还有待进一步提高？是我们的档案服务机制创新力度还有待进一步加强？试想，即使社会的档案意识和我们的档案信息服务已达到最大高度，档案就能得到满意的社会重视度和效用度吗？恐怕也不尽然。就其原因，是传统的档案作用理论还不能完整地解释档案管理实践中的所有现象。因此，有必要对档案作用与价值的本质进行更深入、更切合实际的探讨，并且完善档案管理的有关制度。

档案作用的发挥是一个永恒的话题。传统的档案管理理论将档案的作用划分为档案的一般作用、档案作用的性质（档案的基本价值）以及档案作用的规律性三个方面。认为档案是行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的法律依据；档案具有凭证和依据价值或作用；档案具有参考作用。总之，档案非常重要，在社会实践与发展中具有不可或缺和不可替代的作用。

参考文献

[1]丁海斌.论档案的价值与基本作用[J].档案，2012（02）.

[2]刘雪梅.现代档案管理信息系统的主要特征和基本功能[J].档案管理，2002（10）.