加强职业院校档案管理工作的对策探讨

刘宪梅

摘 要：在我国职业院校发展过程中，档案管理重要性日益凸显，高效、优质、规范开展档案管理工作，能够保障职业院校各项工作顺利进行。随着信息技术的发展，对职业院校档案管理的要求更加严格，必须通过加强档案管理工作，才能在教学中充分发挥出档案的作用，实现职业院校健康稳定发展。本文试阐述职业院校档案管理工作的问题，并提出了相应的对策。

关键词：职业院校；档案管理；对策

近几年职业院校发展很快，档案管理工作十分规范尤为重要，这是由于增强档案管理意识，可以提升职业院校档案管理工作的科学性和高效性。在职业院校教育教学中，会产生大量档案材料，能够将学校教育、科研、管理等工作真实全面的反映出来。对于各职能部门形成的档案材料，只有确保管理的规范性，方可最大限度发挥出档案在职业院校教育教学中的作用。因此，职业院校必须加强档案管理工作，实现自身的快速稳定发展。

1 职业院校档案管理工作的问题

（一）档案管理意识薄弱

当前，职业院校对课程建设改革比较重视，专业建设发展速度很快，将教学、实习等作为重点工作来抓，忽视了档案管理工作，未能真正意识到档案管理是职业院校的基础性工作。档案信息资源建设十分缓慢，忽视了档案业务的开展，导致档案管理工作成效很差，对于业务部门基本信息、工作状态数据等档案，没有及时进行归档立卷，档案资料积压、丢失现象频繁发生。职业院校的管理、发展、内涵等建设过程中，未能及时、全面的收集相关数据，并出现失真问题，无法为学校发展服务，数据采集平台时效性很差，运行过程中存在着不连续等问题。

（二）管理人员配备不足

随着职业院校的发展，档案数据与日俱增，但是未能配置足够的档案管理人员。一是档案专业人员配备不足，同时兼职档案员档案意识和能力有限，档案收集、整理工作不到位，再加上工作量巨大，很多时候疲于应付，不利于档案管理工作的有序开展。二是档案管理人员更换很频繁，并且通常身兼数职，所以缺乏较强的档案管理意识和责任心，工作不够积极主动，档案收集不到位，部门重要档案没有及时进行收集、整理和移交。

（三）档案收集载体单一

很多职业院校缺乏“大档案”理念，主要在纸质档案上进行收集、整理和归档，不重视学校重大活动的录音、录像、电子等媒介档案的收集整理。一些声像资料是职业院校的“大事记”，涉及到重要领导、名人、名师参与，属于珍贵的档案资料[1]。现阶段职业院校在重大活动、特色专业建设等与学校改革发展相关的事项上，档案承办部门存在着各自为政的情况，活动或事情结束后，对于产生的照片、录像等声像资料，未能及时标明活动的时间、地点和内容等简况，也没有移交到档案室进行统一管理。长此以往，容易造成声像档案资料出现丢失的情况，或者成为无内容和主题的声像资料，不能发挥利用的效果。

（四）设施设备建设滞后

很多职业院校缺少档案专项经费，在档案管理工作过程中，档案管理软件利用率不高，数字档案室、数字化校园等现代化设施设备建设未能同步开展。对于电子、声像等特殊载体档案，缺少专门的防磁柜，一些必要设施建设不到位，如档案库房防火网、温湿度测控仪等。在建设档案库过程中，未要考虑到气候、建设等情况，设计的不够科学合理，防潮防水措施做的不到位。档案经费不足，缺乏足够资金，影响了档案基础建设。由于缺少较好的硬件设施，无法满足职业院校档案管理工作的需要。

2 职业院校档案管理工作的对策

（一）重视档案管理工作

档案管理是职业院校的一项基础性工作，必须提高重视程度，将其纳入到学校整体发展规划中。职业院校要大力支持开展档案管理工作，加快档案信息化建设速度，与学校其他工作实现同步发展[2]。职业院校在建设过程中，要规划好档案用房，从学校实际情况入手，保证建设的档案用房和档案数量、门类及载体相符，并认真考虑库房承重问题，预防安全事故出现。职业院校要合理设置档案机构，定期组织开展对档案管理人员的培训教育，提升其综合素质与能力，并在学校预算中纳入档案所需经费，满足档案管理工作的需要。

（二）合理配置档案管理人员

职业院校要从自身规模和馆藏数量出发，设立相应的档案机构，并配置足够的档案管理人员，让档案机构专业人员可以指导与审核部门档案，发挥出“纽带”桥梁的信息导航作用。要在职业院校事业编制中纳入专职档案人员，并按照实际档案数量、工作任务等，将编制人数确定下来。档案管理人员要有强烈的事业心，遵守档案秘密和相关制度法规，具备丰富的档案专业知识，能够熟练操作各项业务。职业院校各部门要重视档案管理工作，安排稳定的档案管理人员，在教学工作计划、教学管理制度中纳入该项工作，明确各岗位人员的职责，将其纳入到年度考核中[3]。对于兼职档案管理人员而言，要适当减少其他工作，确保其有足够的时间开展档案管理工作，保证学校核心工作档案、主要活动档案等可以完整的进行收集整理，同时加大对他们的培训力度，将其工作积极性充分调动起来。

（三）做好声像、电子档案的收集管理

职业院校应具备“大档案”理念，既要提高纸质档案文件材料管理的规范性，对于一些重要活动、特色专业建设等与职业院校改革发展相关的事项，还要做好档案录音、录像、光盘、照片、电子媒介等音像材料的收集、整理和移交工作。职业院校各部门在一些重大活动或重要事情结束以后，要向档案室及时提供相应的声像档案、照片档案等，由档案室统一管理档案资料。此外，职业院校要尽快建设起声像、电子文件中心，并配置相应的档案管理设备，确保妥善保管好声像、电子等媒介档案，并更好的服务于职业院校的发展。

（四）规范档案管理，加强数据平台建设

规范的收集和整理档案，有利于数据平台采集信息，档案和数据平台的关系是相互依存、相互促进，只有提升档案的规范性，才能更好的建立动态数据平台，促进职业院校的发展[4]。职业院校要坚持统一规划、分级管理的原则，认真收集档案材料，如果档案具备较高的保存价值，还要在档案室中妥善保管。档案资料是职业院校发展的历史记录，是各项工作顺利开展的前提，因此要遵循“安全第一，预防为主”的原则，加大档案资料的保护力度，从而让档案资料有更长的使用寿命。此外，职业院校还要重视档案库房建设，将相关建筑要求提供给设计部门，在档案库房建设期间，必须要有专业人员参与，确保档案库房能满足实际需要。

3 结语

总之，在科技信息技术的发展过程中，对职业院校档案管理工作的水平要求也越来越高，为充分发挥出档案资料的价值，促进学校的建设与发展，职业院校必须加强档案管理。因此，职业院校只有做好档案管理工作，让档案管理的更加现代化、规范化和科学化，重视档案管理人才队伍建设，并投入更多的资金，用于建设档案管理现代化设施，确保档案管理工作的良性发展。总之，必能将档案服务职业教育科研的作用发挥出来，实现职业院校教育教学的可持续发展。

参考文献

[1]张玉军.浅谈如何加强职业院校教学档案管理[J].办公室业务，2013，（21）：186-187.

[2]张晓凤.新时期的高等职业院校档案管理[J].中外企业家，2013，（22）：191.

[3]程珺.新形势下职业院校学生档案管理的再认识[J].山东工业技术，2013，（14）：267-191.

[4]施丽萍.做好高等职业院校学生档案管理的重要性[J].现代工业经济和信息化，2014，（16）：35-37.