如何做好新形势下城建档案业务指导工作

杨晓华

随着新疆奎屯市进入“十三五”全面建成小康社会的决胜阶段，城市建设发展十分迅速，在新区开发、旧区改造、形成了大量的城建档案资料，成为城市规划、建设、管理、维护的重要依据，城建档案的作用也越来越大，社会效益、经济效益也越来越显著，在新形势下如何保证建设工程档案的完整、系统、准确地移交报送，是对当前城建档案业务指导工作一个新的要求。

1 建设工程档案业务指导工作意义

建设工程业务指导主要是指城建档案管理机构依据有关城建档案的法律、法规、规章和业务标准，对建设系统各行业管理部门、建设工程档案形成单位的档案形成、积累、整理、编目、归档、移交等业务，进行登记、告知、督促、检查、验收以及提供咨询、培训、示范等的过程。

建设工程档案业务指导工作是工程档案管理工作的“前沿阵地”，并贯穿于工程建设的全过程。其工作成效直接关系到工程档案是否能够及时进馆以及归档案卷的质量。业务指导应遵循统一、分级、分类和重点指导的原则。城建档案业务指导应统筹规划、统一工作制度，在统一组织协调下开展；应遵循一切从实际出发，实事求是，针对不同情况，提出不同要求，采取不同的措施和方法。

2 提高指导人员的业务素质夯实基础

抓好城建档案业务指导人员专业知识与能力的培训，提高业务指导水平，首先要求指导人员努力学习党和国家关于城建档案工作方面的法律、法规、规章。如《中华人民共和国城乡规划法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，以及建设行业的标准规范，如《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）、《城市建设档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）、《城建电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）、《城建档案分类法则》、《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）、《新疆自治区建筑工程资料管理规程》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T-31-2005）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等相关规范。

其次，由于城建档案属科技档案内容专业性很强，按照分级分类培训的要求，业务指导人员还应参加与之相关的工程技术专业知识的学习培训和继续教育。同时还要围绕建设工程档案业务指导过程中遇到的重点和难点问题，开展专题研讨。一个不懂工程技术专业的人，一个不懂前期文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件各个环节的形成、看不懂竣工图纸，就不能很好地开展业务指导工作，同样如果仅懂得工程专业知识，不懂档案专业知识，不懂案卷立卷，同样无法按档案专业的要求做好业务指导。

3 利用“建设工程资料在线收集与跟踪管理系统”，对在建工程文件进行实时业务指导

伴随着奎屯市智慧档案馆的稳步推进，较之以往对于施工全过程的业务指导时，业务指导责任人要经常深入现场，了解工程进展情况，检查指导施工及监理文件材料的形成、积累和编制情况，检查工程建设过程中形成的各种文件材料是否完整、准确、系统，是否能够反映工程建设活动的全过程，并提出整改意见有所不同的是，利用建设工程资料在线收集与跟踪管理系统，建设工程档案的形成通过一系列标准规范要求，在建设工程资料文件采集管理系统提供的模板作用下对于在建设工程过程中随时形成的文件实现随时收集。并监督指导建设工程档案形成单位及时对在建工程资料文件进行数据整理，真正实现对工程资料文件的前端控制和全程管理，城建信息资源的收集。

建设工程电子文件的在线接收业务指导工作，实现对在建工程文件管理与工程进度保持同步，以前端控制原则和全程管理原则以及相关理论为依据，稳步推进建设工程档案、各种业务管理类档案电子文件的接收，加强业务审批过程的电子文件归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的电子档案，保障电子档案的安全保管与有效开发利用，建立一个相对稳定的电子档案收集网络和运行机制。稳步推进建设工程档案纸质和电子双套接收，实现城建档案电子文件与实体档案双套接收制，为馆藏档案数字化解决了后顾之忧，为智慧城建档案馆的提供数字资源。

4 开展灵活多样的指导方式，扩大业务指导范围

1、城建档案法规规范的宣传工作

在本行政区域内通过召开会议、举办讲座、开展档案网络活动等多种手段和形式，做好城建档案法律法规和规范性文件的宣传工作。通过广泛地宣传和学习，使建设工程各参建单位进一步认识到依法治档的重要性，使广大工程档案从业人员认识到城建档案管理部门的业务指导，可以促进自己更好地做好工程档案工作，从而保障业务指导工作顺利进行。

2、建设工程档案业务培训工作

定期举办城建档案管理培训班，让许多新开工的建设单位、施工单位和监理单位的工作人员能及时了解城建档案的编制、收集、报送等环节的要求和国家规范，有效解决建设档案资料管理人员由于整体业务水平不高，人员流动性大等原因造成的档案收集的脱节和不完整。

3、分期抓好建设工程档案的指导工作

城建档案的业务指导工作应贯穿于整个建设工程的全过程。要抓好建设工程档案的前期、中期、后期的业务指导工作，使建设工程竣工档案按要求收集齐全并及时归档。

前期指导工作，要督促项目法人严格按照相关规定，对属于归档范围的档案，在建设工程开工前即与建设单位签订建设工程竣工档案移交责任书，详细告知建设单位应收集的档案材料内容和有关事项。对施工过程中档案工作进行业务指导，利用建设工程资料在线收集与跟踪管理系统对工程项目进行及时跟进，同时深入工地，对施工过程中形成的各种施工、监理技术文件材料提出整改意见，以保证施工过程中技术文件材料的准确、齐全。后期业务指导工作即对于工程档案预验收时的业务指导。业务指导人员要严格按照《建设工程文件归档整理规范》的要求，认真检查档案材料是否完整、准确、系统，竣工图的编制是否正确，组卷是否规范，案卷质量是否符合归档要求等，对没有按规定做竣工档案的单位提出整改要求，限期整改。