关于加强城建档案管理的探讨

近年来，随着我国社会经济建设迅速发展和房地产业的兴起，城建档案事业发展迅猛，加强城建档案管理尤为重要。

1 加强城建档案管理的意义

1、城建档案是进行管理维修、改扩建的技术依据

随着建筑物使用年限的延长，原来的电线电缆、给排水管线等将逐步老化或者因原来的设计容量小，欲对原有建筑进行维修增容，首先必须有完整准确的竣工图查询原有的管线走向位置、管沟大小等。其次因使用功能上的需要，如办公楼改建成住宅楼或者办公楼改建成商业用门面房等需对建筑物结构进行改变，就必须弄清楚它的结构形式，如该楼是框架结构还是砖混结构等等，对于砖混结构要拆除某砖墙就必须考虑此墙是承重墙还是非承重墙。

2、城建档案是城市规划、建设审批等活动的重要依据

城建档案另一个重要作用就是城市规划、建设审批的重要依据，特别是对城市的地下空间的规划非常重要。2000年冬季发生在西安莲湖路天然气地沟爆炸事故，就是因为天然气管道与电力通讯线路规划的安全距离不够，因天然气泄漏的浓度的增加，电力通讯线路的电火花引起地沟爆炸。

3、城建档案是司法鉴定裁决的法律凭证

对于一个重大的工程质量事故的技术鉴定，首先要对城建档案里的工程图纸进行核对，检查施工单位是否严格按图施工，有变更的部位是否经过设计同意，签字手续是否完备，其次才是对设计计算、原材料是否合格、施工过程是否符合规范要求的检查。如著名的四川虹桥倒塌事件等等都是血的教训。最后的司法量刑城建档案的法律凭证作用不可忽视。

4、城建档案是抗震防灾、战后恢复重建的重要保障

当地震灾害发生后，及时恢复灾区通讯、供电、供水、交通（桥梁、隧涵）等基础设施工程是燃眉之急，完整准确的灾区地下管线工程、地下构筑物工程竣工图将会发挥重大的其他物质不可替代的作用。

5、城建档案具有丰厚的历史文化价值

城建档案的记录形式、记录材料、保存方式都反映了一个时代科技、政治、经济和文化的发展水平，也反映了不同时代的文化差异。如南宋时期形成的《平江图》是我国现存最古老最完整的城市平面图，是现代意义上的城建档案。

2 如何加强城建档案的管理

随着我国城市建设速度和规模的扩大，工期紧、任务重，部分人员不重视档案，城建档案不可避免的存在着许多弊端，加强城建档案的管理至关重要。

1、建立城建档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由领导生产、科研的负责人或者总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了工程的档案管理网络。在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各专业工程项目组组长负责档案管理，做到每个分项工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织的网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。

2、围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的城建档案收集渠道

近年来随着技术进步和城市发展的要求，升级改造任务加大，改造与基建施工项目交叉点多，为确保工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。

在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对设计院完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。

为更好地做好城建档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。

3、强化档案全过程管理，形成做好城建档案工作合力

工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《建设项目（工程）验收办法》等的有关规定，坚持对城建档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证城建档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。

4、注重实效，健全完善的保证措施

工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。城建档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好城建档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。

在工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，工作人员不重视。为了解决这个问题，应注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了工程收集归档工作的正常有序进行。

5、开发利用城建档案信息，促进城建档案管理工作

近几年来实施档案数字化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为工程技术人员提供服务，档案管理人员注重用活档案，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去。每当工程技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了城建档案的完整性，促使城建档案管理更上新台阶。

综上所述，为了全面规范城建档案工作，提高现代管理水平，档案部门必须要立足于档案的基础建设，扎扎实实地做好基础工作，抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用，促使城建档案管理水平进一步提高。

参考文献

1、《城市建设档案管理规定》（1997年12月23日建设部令第61号发布，根据2011年1月26日住房和城乡建设部令第9号《住房和城乡建设部关于废止和修改部分规章的决定》第二次修正）

2、《试论城建档案的历史文化价值》（《档案与建设》月刊 2002年第6期）

3、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）

4、《科学技术档案工作条例》 （国发〔1980〕302号）

作者简介

刘珂（1987—），女，汉族，湖南人，大学本科学历，路桥助理工程师，研究方向：城建档案管理。