高校机构知识库建设的必要性和可行性分析——以河南农业大学为例

陈国秀,郝晓峰,吴文江

(河南农业大学,河南 郑州 450002)



高校机构知识库建设的必要性和可行性分析——以河南农业大学为例

陈国秀,郝晓峰,吴文江

(河南农业大学,河南 郑州 450002)

关键词:机构知识库;必要性;可行性;高校

摘 要:文章以河南农业大学为例,从正式出版物、非正式出版物和高校其他学术文献资源等方面,对高校学术文献资源的产出情况进行分析,勾勒出高校学术文献的产出全貌,从6个方面阐述了高校建立机构知识库的意义所在,并从理论研究、技术条件、法律和政策条件等3个方面对其可行性进行了充分论述。

1 国际国内发展形势

1.1 国际发展形势

机构知识库,即Institutional Repository,简称IR,它是基于开放存取理念,收集、存放由某个或多个学术机构所创造的、可供机构内外用户共享的学术文献数据库。OpenDOAR是目前国际上最权威的开放获取机构资源库目录检索系统,由英国的诺丁汉大学和瑞典的伦德大学图书馆共同创建。该系统的统计结果饼图[1](见图1)可以很好地告诉我们最新的世界各国机构知识库建设状况(数据截至2015 年6月18日)。其中中国(含港澳地区)机构知识库数量为40个。

1.2 国内发展形势

近几年国内的机构知识库建设实践大致可分为两大系统:以中科院为首的科研院所系统和以教育部中国高等教育文献保障系统(CALIS)牵头的高校系统。目前,中科院的机构知识库网格[2]已集成了中科院96个研究所的数据,从有关数据汇总可以看出(见表1),该网格已取得了非常好的效果,不愧为国内机构知识库建设的典范。

由CALIS牵头的高校机构知识库[3]的建设和发展不能令人乐观。从网站统计数据可知,目前在该平台登记的高校有34个,但能够正常访问的却为数不多。

2 高校学术资源产出状况分析

2.1 正式出版物

高校的正式出版物,是由本校所有师生员工通过正规渠道公开出版发行的文献类型,一般包括期刊论文、会议论文、专利、成果、著作等。这部分学术资源的量化统计并不难,一般通过对几个有代表性的大型文献数据库实施检索便可获得。例如:以河南农业大学为关键词,对中国知网CNKI资源总库中的期刊资源库实施检索,就可以得出河南农业大学自1985年以来在CNKI一个数据库里的期刊论文累计数量(检索结果为24,244条)。

笔者用同样的方法对Web of Science的检索结果是1,429篇,这是该校自2003年以来在《科学引文索引》数据库中的论文积累。同时又以同样的方法对CNKI的专利库检索,最终得到河南农业大学的专利成果数量为874条,作为第一完成单位的成果有394条。

遗憾的是,对于公开出版的著作或图书,由于每本著作中并没有著者单位的标识信息,数据库中目前没办法按单位进行统计。所以,这部分资源数量暂时无法通过这一途径获取。

将以上各项结果相加,即可得出河南农业大学截至2015年6月18日所产生的正式出版物(图书除外)总量(共26,941篇)。当然,由于每个数据库都有收录范围的局限,这些数字只是该校产生的正式出版物的一个近似值,在此仅作分析参考。

2.2 非正式出版物

非正式出版物是一个广义概念,即指正式出版物之外的所有学术文献类型,包括学位论文、实习报告、开题报告、科研总结、结题报告、课件、教案、学术讲座、调查报告、实验数据、创新性作业等,内容丰富。

2.2.1 学生学术文献产出分析。根据学校每年毕业学生的数量,大致可以推算出每年由本科生和研究生产生的毕业论文的数量。对于研究生的学位论文,高校一般都比较重视,会采取各自不同的呈缴制度,保证这类文献被全面地收藏。比如河南农业大学,其自建数据库可以统计到本校自2000年以来的学位论文篇数。对于本科生的毕业论文,各个学校的收藏情况则不尽相同。有些学校收藏部分优秀本科生毕业论文,而大多数学校则不做收藏,一方面是因为本科生论文学术价值相对较低,收藏意义不大；另一方面是受到学校物理空间或数字存储容量的局限。然而,每年每所高校都有成千上万的本科生毕业(河南农大约有8,000名),如果这些论文中有1％是有价值的,那么,学校每年将会有近千篇学术资源被丢掉。

2.2.2 教师科研和教学文档产出分析。每所高校都有一支非常强大的教师人才队伍,其中不乏国家级、省部级、校级人才,同时还有各级骨干教师、研究人员,他们主持和参与的各级各类科研课题、教研课题不计其数,每一个项目,从申报到审批,会产生大量的技术和专题文档。一个项目从立项到完成,会产生诸如申报材料、计划书、中期考核材料、完成后的结题报告、成果申请鉴定材料等,这一系列科研文档中都饱含着申报者的智慧和观点,闪耀着研究者的思想光华,无论对于项目的后续研发,还是成果的历史评价,都具有非常重要的参考价值,是难得的历史档案。高校教师所教授的每一门课程,都要进行精心地组织,认真地备课,其中凝结了许多老师的心血和智慧。为此,可以说,每一位老师都是一个知识加工厂,他们每天都在生产着诸如课程PPT、教案、教学计划、参考资料,还有学术报告、讲座讲稿、教学视频等教学知识文档。

2.2.3 高校其他学术文献资源｡高校其他学术文献资源大致有以下几种:①校友的作品及赠品｡大多高校都有着悠久的办学历史,在其办学过程中培养和造就了无数的优秀学子,他们分布在全国乃至世界各地｡这些校友把母校作为精神家园,常常以自己在工作和生活中的知识作品和出版物回赠母校｡这些收藏不仅凝聚着捐赠者的心血和智慧,而且携带着社会发展的痕迹,是非常难得的宝贵资料｡它们虽然像宝贝一样被收藏在专柜里,但却难以走进读者,与人分享,成为没有生命的“死书”｡而且这类收藏在图书馆里也少有可持续的保存机制和措施,存在着严重的安全隐患,是机构知识库不可忽略的潜在资源｡②校史资料｡校史资料虽然由校史馆收藏和保存,但若能被数字化处理后,在机构知识库中与广大师生和校友随时分享和交流,可以激励学生们的爱校热情,弘扬学校的文化｡③非教学人员的学术文献｡高校中的教辅､行政管理人员和服务人员,都有着自己的专业特长,他们在各自的工作岗位上创造出了许多优秀的作品和学术产品。比如河南农业大学图书馆,每年都会产生数十篇的学术论文､论著及科研成果等,将这些学术资源收集起来,纳入机构知识库进行统一管理,既便于交流和传播,又实现了可持续保存｡

3 高校建立机构知识库的必要性和意义

3.1 必要性

高校建立机构知识库,是由高校投入人力和物力,为本校师生建立一个开放的数字资源保存和共享平台,无论教师或学生都能将自己的数字文档存储在其中,并能实现方便的管理和再利用。这是学校以数字化方式实现对本校的智力资源和财富的长期、可持续保存和管理的最基本措施,是高校信息化建设的重要步骤,是数字化校园建设的重要内容,也是学校作为机构主体不可推卸的责任和义务。

3.2 意义

高校建立机构知识库的意义有:第一,建立机构知识库能够从一个机构的整体角度来反映机构内的智力资源,确保机构的研究成果从整体上被广泛传播和长期保存。学校可以此为依托,实现教学、科研、图书、档案、人事等系统的互通和融合,实现数据高度共享,轻松实现高校对本机构智力资源的实时掌握和管控。第二,建立机构知识库不仅能够节省教师和学生为保存这些资源所投入的费用,还能节省资源再利用时需要重新查找所花费的宝贵时间和精力,大大提高了师生的工作和学习效率。第三,通过机构知识库建立的开放存取机制,可以最快的速度展示科研人员的研究成果,保证了成果的优先性,避免了传统期刊发表论文的时效应。第四,建立机构知识库可以方便地实现与国际国内同行的对话,以最快的速度了解同行的研究进展,共享同行的研究成果,从而减少了科研立项的盲目性,加快了科学研究的进程。第五,建立机构知识库可将学校置于国际开放获取社区环境中,增加了学校在研究社区内外的可见度,提高了学校的国际声誉。第六,建立机构知识库是以实际行动参与开放获取运动,可以推进科研成果传播模式的转变,使其逐渐实现开放出版,打破商业期刊的垄断局面。

4 高校建设机构知识库的可行性分析

4.1 理论研究

国际上关于机构知识库的理论研究始于2002 年[4]。中国学术界自2003年以来就开始关注和支持开放存取运动和机构知识库的发展[5]。笔者于2015 年6月19日对CNKI期刊数据库的开放存取研究论文进行调查,结果如图2所示。

图2　机构知识库研究论文数量分布图

从图2可以看出,国内关于开放存取和机构知识库的研究自2004年开始,相关论文总数为1,822篇,其数量呈现出连年增长的趋势,到2013年以来达到了高峰。说明国内有关这一主题的相关研究持续趋热。

武汉大学邱均平教授认为[6]:“机构知识库的研究在2005年以前就有了较为成熟的被学者广泛认可的理论研究成果,有关学者认为机构知识库在开放式存取、学术出版、图书馆建设、学术交流等方面有重要作用。”

4.2 技术条件

机构知识库的建设需要一定的软件和硬件条件的支持。包括平台软件的开发,数据格式和标准的制定,相关技术问题的解决办法等。现今国际国内的机构知识库建设实践探索已有十多年的历史,已给我们积累了大量的相关技术标准和实践经验,各种软件平台都本着开放获取的原则向所有用户开放源代码,为机构知识库建设提供了非常有利的技术支持。我国国内有中国社会科学院开发的Space和CALIS机构知识库本地系统,两者均免费供国内成员馆使用,并提供技术支持与服务。

4.3 法律和政策条件

国际国内的开放获取运动一直在为机构知识库寻求更多更广泛的法律支持和政策保护。国际上, 从2002年的《布达佩斯先导计划》,到2003年的《柏林宣言》,再到2010年在北京召开的第八届开放获取国际会议,直至2014年在北京召开的全球研究理事会峰会,通过《开放获取行动计划》,要求推动实现全球公共资助科研项目学术论文的开放获取……这些都充分体现了国际社会对开放获取的支持和重视。近年来,世界各国都相继出台了针对教育机构的、科研管理与资助机构的、高校的等不同领域关于开放获取的政策[7]。

我国政府不仅积极倡导开放获取的理念,而且积极参与国际开放获取运动,相关开放获取的国际会议多次在国内召开,不仅表明了我国政府对开放获取运动的积极态度和立场,也体现了政府对其支持的决心和信心。特别是2014年5月26—28日在北京召开的全球研究理事会2014年峰会,更彰显了新一届中国政府对开放获取发展的立场和信念。

2014年5月15日,中国科学院和国家自然基金委分别发布了《中国科学院关于公共资助科研项目发表的论文实行开放获取的政策声明》和《国家自然科学基金委员会关于受资助项目科研论文实行开放获取的政策声明》,要求得到公共资助的科研论文在发表后把论文最终审定稿存储到相应的知识库中,在发表后12个月内实行开放获取。

5 高校建设机构知识库的难点与建议

5.1 国内高校机构知识库建设发展不利的表现

5.1.1 建设缓慢。虽然许多院校或图书馆领导在会议上或公共场合在谈到开放获取运动时,都表现出了很高的热情或愿望,但都没能很好地落实到行动上。

5.1.2 内容空洞。即使有些已经建成的机构库,也存在着有框架无内容,或内容单一的现象,大多数只有学位论文、期刊论文等公开出版物,其他非正式出版物的内容类型非常少。

5.1.3 开放程度不够。在CALIS高校机构知识库网站登记的列表中,多数链接都无法打开。笔者分析,主要原因是采用校园网IP,受校园IP网访问限制,只能在本机构范围内实现交流,没有真正体现开放获取的原则。

5.1.4 生命力低下,可持续性差。某些机构知识库建成运行不久,便销声匿迹,甚至变成了死链；有些数据库长期得不到更新,或永远处于“正在建设中”,结果变成了实际意义上的“烂尾楼”。

5.2 对国内高校机构知识库建设实践的几点建议

5.2.1 认清主体,摆正位置,将机构知识库建设纳入高校主体意志。长期以来,高校机构知识库的研究和实践都局限在图书馆界,而图书馆在高校只是一个处级单位,其意图并不能完全代表一所高校的整体意志。高校机构知识库建设主体应是高校本身,所以,一定要抓住学校这个主体,取得学校主要领导,特别是校长的认同和支持,并寻求将机构知识库建设纳入学校的整体意志,从学校整体部署和谋划,为后续工作开展打好基础。

5.2.2 打破常规,跳出圈子,取得广泛共识。尽管国际国内的开放获取运动和各种推广宣传近几年来搞得如火如荼,但似乎都是图书馆界的自娱自乐。其他相关领域如科技界和教育界,对此似乎是隔岸观火,并不十分重视。要想真正推动高校机构知识库建设,就必须要跳出图书馆的范围,发动科技界和教育界积极参与,让科技工作者和教育工作者,特别是高校的主体责任者(校长或校领导)及广大师生充分认识和理解开放获取的理念,了解国际国内的发展趋势,从而使图书馆、科教工作者、教育工作者及学生,形成统一认识,共谋发展。

5.2.3 建立人力、财力、物力的独立保障机制。争取在学校成立专门的机构,有独立经费作保障,集中全校的专业技术力量,开展技术攻关和硬件维护,保证平台的正常运行,不断开发新功能,使平台发挥更多更好的作用,让用户得到更多的实惠。

5.2.4 建立多部门协调机制,保证数据的顺利采集。必须建立全校性的统一协调机制,争取相关部门包括科研处、教务处、图书馆、财务处、人事处以及各院、部等部门的支持和参与,为数据采集创造一个良性的环境和条件。

5.2.5 走群众路线,发动群众参与建设。采取各种手段,广泛宣传开放获取的理念和相关政策,使其深入人心,争取广大师生等用户的理解和支持,打消他们的思想顾虑,使其自觉地提交数据,真正建立起良好的数据提交和采集渠道。

高校建设机构知识库已成为图情界的共识,但要突破建设瓶颈,取得良好效果,还需得到学校主体和广大教师及科研人员的理解与支持。

参考文献:

[1] OpenDOAR. Proportion of Repositories by Country Worldwide[EB/OL].[2015-06-18].http: //www.opendoar.org/onechart-legacy.php? cID=&ctID=&rtID=&clID=&lID=&potID=&rSof tWareName=&search=&groupby=c.cCountry&o rderby=Tally％20DESC&charttype=pie&width =600&height=300&caption=Proportion％20of ％20Repositories％20by％20Country％20-％20Worl dwide.

[2] 中国科学院.机构知识库服务网格首页:汇总数据[EB/OL].[2015-06-18].http://www.irgrid.ac. cn.

[3] 北京大学图书馆.CALIS高校机构知识库首页:数据动态[EB/OL].[2015-06-18].http://ir. calis.edu.cn.

[4] 何琳. 我国发展机构知识库的必要性和可行性分析[J].现代情报,2008(2):38-40.

[5] 于新国.我国开放获取的发展历程与实践[J].科技文献信息管理,2015(1):17-23.

[6] 邱均平,祖旋,郭丽琳,等.机构知识库的研究现状及其发展趋势的可视化分析[J].情报理论与实践,2015(1):12-17.

[7] 中国科学院国家科学图书馆.中国开放获取信息门户首页:最新动态[EB/OL].[2015-06-18]. http://www.open-access.net.cn .

(编校:马怀云)

作者简介:陈国秀(1961— ),河南农业大学图书馆研究馆员;郝晓峰(1970— ),河南农业大学图书馆馆员;吴文江(1985— ),河南农业大学食品学院助教。

收稿日期:2015 - 12 - 03

中图分类号:G250.74

文献标识码:A

文章编号:1003 - 1588 ( 2016 ) 01 - 0032- 04