浅析办公自动化系统在现代秘书工作中的应用

摘 要：办公自动化系统具有简单实用、操作简单、信息普及共享、管理方便、易维护等特点，能帮助简化实际办公流程，减轻企业职工工工作量，结合秘书工作复杂性、服务性的特点，将办公自动化系统引入秘书工作中，能有效提高秘书人员的工作效率和服务质量，更新服务意识，进而促进企业的信息化和智能化。

关键词：文秘工作；自动化；应用

作者简介：闫海鸽，女，籍贯：河北省蓟县，现任平顶山天安煤业三矿有限责任公司机要秘书、助理政工师，本科学历，研究方向：企业机要管理工作实践与创新、办公自动化系统在企业中的具体应用等。

[中图分类号]：TP317.1 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2016）-08--01

当下是一个网络科技技术高速发展应用的时代，越来越多的企业将办公自动化系统运用到企业管理中来，具备现代办公自动化技能的应用型人才也越来越得到重视，如何在经济高速发展、社会竞争日趋激烈的当下，高速有效地掌握办公自动化操作技能，提高工作效率，成为秘书人员必须掌握的技能和学习方向。

一、办公自动化系统的基本概念

办公自动化是利用网络通信技术、计算机技术、系统科学、管理科学最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，使得企业降低办公成本，提高信息利用效率的高效、高质量的办公系统。

二、办公自动化系统对于现代化企业管理的意义

办公自动化系统能对应企业管理的不同层面帮助解决各种需求。办公自动化系统能解决企业领导者对快速、高效决策的需求，能帮助企业中层管理人员对信息实现集中管理，而对企业的普通员工来说，办公自动化系统在降低了劳动强度的同时，却能提高他们的工作效率。办公自动化系统智能实用、操作简单、信息共享、成本低、维护方便等特点，有助于企业简化办公操作，减轻员工工作量，实现企业办公智能化、高效化、低碳节能的发展目标。

三、办公自动化系统在文秘工作中的具体应用

秘书工作的辅助性、被动性、综合性、事务性等特点，决定了秘书工作的难度和挑战性，将办公自动化系统引入秘书工作中，能有效提高工作效率。

（一）文字管理方面

在秘书人员的日常事务中，其中一项重要工作就是公文的处理，在办公自动化系统中，电子文档取代了纸质文件，电子流程取代了繁杂的纸质传递程序，秘书可以利用系统设定好的公文处理流程进行多项事务的处理工作，如对收到的文件进行登记，传阅，批办，承办和归档等一系列的处理，需要下发的文件可以在自动化系统中进行拟稿，需要核稿时，文件会自动作为待办事宜出现在核稿部门的邮箱中。企业领导者可以直接在电脑上进行审核和签发，整个过程不需要纸张打印，秘书也不需离开办公室即可完成，不仅节省了办公成本和诸多环节，同时也提高了公文处理的效率。

（二）信息管理方面

秘书人员的另一项重要职能就是为企业采集大量可利用信息。然而在采集信息的过程中，如果不能做到高效采集，及时报送，信息采集工作往往事倍功半。利用办公自动化系统就能帮助解决这方面的问题。在办公自动化系统中，秘书可以通过信息网络来收集各类新闻热点信息，同时可以把收集到的信息通过自动化系统及时整理归总并上传，还可以通过办公自动化系统实现个人与个人，企业与企业之间文字、图表、图像、语音等信息的资源共享，秘书人员不必离开工作岗位，即能从办公自动化系统中调阅所需情报资料。

（三）档案管理方面

办公自动化系统具有完善的档案管理模式，以及配套的查询和借阅流程。归档的文件不仅包含原文，而且包含所有的办理和传递过程。将办公自动化系统融入到档案管理中后，秘书就能够对归档的文件实行集中管理。不仅能准确地将归档文件按照相关管理要求进行分类、整理、编目、保管，还能通过检索、贮存、备份的环节实现档案管理的自动化，减轻了秘书人员的劳动强度，有利于归档文件的长期保管与有效利用，也有助于档案管理的进一步开发利用。

（四）会议会务方面

由于会务工作涉及面广，参加人员复杂，所以秘书安排会议起来常常力不从心，传统的会议往往在会议室等特定地点举办，需要逐一通知，工作量大。而运用办公自动化系统，可使会议不局限在某一地方，使与会人员足不出户，就能参与会议的整个过程，不出差即可召开地区性或更大范围的会议。利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需短短数分钟，办公化自动化系统便能科学合理地分配会议地点、安排会议人员、布置声响设备等等，会议过程中还能进行声音和文字记录，让秘书人员轻松应对杂乱繁重的会务工作。

四、几点建议

（一）健全完善管理制度，应建立办公自动化系统运行时相关的制度和规定，明确对办公自动化系统的应用、管理和维护的责任划分，对秘书人员在使用自动化办公系统时的系列行为进行规范管理，要求其严格遵守相关规定，并履行保密责任，确保企业商业秘密和信息安全。由制度管理来促进办公自动化系统运行科学化和规范化，使其更好服务企业经济发展。

（二）人是秘书工作中最重要的一部分，办公自动化系统终归离不开作为主体来具体操作的人，这就要求秘书人员对工作的态度须有有一个由被动到主动的发展过程。充分发挥主观能动性，用积极主动的心态适应变化，熟练掌握办公自动化操作技术，才更有利于自动化秘书的不断发展。

参考文献：

[1]杨雪.办公自动化在企业的应用探析[J].计算机与信息技术，2010（10）.

[2]穆凡.试谈办公自动化过程中的问题和建议[J].东方企业文化·策略 2011 （10）.