EXCEL在ERP项目实施数据清理中的应用

朱宝慧　陈平　方敏

摘 要： 本文介绍了ERP项目实施数据清理中EXCEL的重要性，EXCEL作为主要工具数据清理阶段主要工具存在的原因和意义。在数据清理阶段，EXCEL处理数据的基本步骤，从基础的模板，广泛使用的函数，特殊的函数，及宏代码和按钮的应用全面的剖析了EXCEL的应用，并对ERP项目实施人员提出了对应的EXCEL相关技巧的建议。

关键词：ERP 数据清理 EXCEL 项目实施

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）03-0005-01

在数据清理中，EXCEL作为最主要的工具存在，几乎所有的ERP供应商、实施团队和企业内部团队都会选择用EXCEL作为最主要的工具来进行数据清理。一方面，EXCEL因为安装简单方便，兼容性强，支持的数据格式多样，显示直观方便。另一方面EXCEL容易掌握和上手，不需要特别的程序代码设计的知识，并且大多数的项目参与者都计算机基础的操作能力，可以降低企业的培训成本，直接参与数据重建。

首先，分析数据结构，建立好EXCEL的数据模板，实现批量操作。

比如在某个ERP项目实施数据清理中，在项目配置阶段，对于数据的导入，我们可以通过ERP的系统直接对可以导入的数据进行导入。导出一个格式的数据CSV文件。然后将需要的文件粘贴到CSV文件里面。然而，不是所有数据都可以直接导入的，一个部分要直接录入，还有一些公式可以通过处理以后进行导入，如何减轻项目配置阶段的大量工作量，在这个过程中，EXCEL就非常重要了。excel和软件及业务的结合，所有的项目参与者都要有相关操作的基本技能，用好这个信息化项目实施的好帮手。

其次，对于不能进行批量操作的数据，通过EXCEL的函数和报表来进行特殊处理。

有了新的数据结构，清理好了数据，配置好了基本的流程，系统开始进入到了数据导入的阶段了，在老ERP的版本中，只能支持到EXCEL的2003版本，这个问题的发现主要是大量列的数据表的出现，在《XX店铺经营报表》有537列，已经超过了03版本中SHEET表容纳的范围了。所以，更需要我们细心归纳分析来解决问题。

参与者除了掌握基本的OFFICE操作以外，还要掌握常用的函数，比如统计类、查找类、文本类的函数。因为他们会常常用在我们处理数据当中。

在这个图表里面体现的是一个老系统和新的系统之间编码的对接关系，其中供应商名称这个列里面是老系统的名称，我们要通过这个名称来确定新的系统里面的编码的对应关系，但是新的系统里面的编码又不完全是这个名称，名称可能比较接近，有一些关键字，于是，我们要先确定关键字，分析一下名称以后我们确定关键字大多位于当前名称的23、34、45文本中，于是通过函数MID来取得相应的关键字。然后通过查询函数VLOOKUP来查询关键字所对应的原纪录，通过公式我们可以看到，原来的记录保存在当前文件的sheet2中，查询结束后，我们还可以通过一个IF函数来帮忙判断一下，这两次查询是否等同，如果不等同，我们则需要设定一个【再检查】的指标，来帮助我们的数据处理人员快速找到相关资料。

第三，用EXCEL的宏程序对于一些瓶颈类数据进行处理，同时用按钮来拓展个性化报表的操作，同时降低用户使用的门槛，加快数据清理的进程。

对于一些特殊的报表，利用宏代码和按钮减轻用户的操作复杂性，降低用户的使用瓶颈。用户只需要点击【匹配关键字的按钮】就可以调用下面的代码程序了。

通过这个源代码和表单控件的匹配，实施人员有简单的VB语言基础就可以写出相关代码，可以简单的培训一下相关用户，而用户则可以完全不关心的具体操作，只要往excel指定的单元格里面录入相关的参数就可以实现客商匹配的功能了。

在ERP项目实施中，数据清理、收集、转换是其中最重要的部分之一，数据清理不仅工作量非常大，而且其工作质量好坏还决定着信息化建设的成败。首先企业的基础数据涉及面广；其次，基础数据准备的工作量大，以上各类信息的记录数从几个到几十万都有，而每条记录包含的字段又可多达几十个甚至上百个，两者的乘积更大，通常造成项目延期的原因有90%来自于基础数据整理。第三是要求高，数据的正确性是最重要的，数据是程序正确运行的基础，如果其中的数据与实际不符，通常造成项目失败的原因有80%以上来自于数据不正确。通过以上分析我们可以看到，作为项目实施人员，不仅仅要有基础EXCEL的操作能力，还要掌握到相关的函数和报表处理分析能力，及VB宏代码设计的操作，这样可以在数据清理中更加得心应手的处理相关的问题，更好的推动企业ERP项目实施的进程。

作者简介：朱宝慧（1976.4-），女，四川资中，硕士研究生，讲师，主要研究方向，计算机应用，ERP，信息化等。