关于电子档案管理的探讨

于莹

摘要：本文笔者根据自身多年的实际工作情况，针对电子栏案的优势、不足、管理方法方面进行了探讨，以期对今后的工作提供帮助与参考。

关键词：电子档案；优势；不足；管理方法

l.电子档案的优势

1.1存储空间小，电子档案的形成能够节省档案占用空间

所有电子档案的储存形式如磁盘、缩微胶片、光盘都具备了传播速度快、记录速度快、容纳信息量多、存储密度大等特点，目与纸质档案管理方法是类似的。不断增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间可以不错地解决此矛盾。

1.2具有多种表现形式

影像、声音、图形、文字等多种媒体信息都能够相互搭配或单独成电子档案的内容，这就导致了电子档案的多媒体集成性，让电子档案比纸质档案更加生动、形象、全面。

1.3操作方便，复制时不容易丢失信息

形成档案之前的电子文件，其改、删、增等都很方便，且改后无痕迹，确保档案页面的整洁。且电子档案具有高度的标准性，让对电子档案的检索非常便捷。缩微品拷贝或纸质文件复制一般可发生畸变、信息丢失、清晰度下降等问题，可电子档案的复制，因为是数字化的信息处理，无此类问题出现。

1.4传递快捷、实现资源共享

纸质档案只能在某地、某时让可以接触到它的人阅读，可电子档案因为其处理环境是网络技术和计算机，故无此限制。

1.5电子档案的出现能够增加档案管理工作效率

电子档案的出现，让计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得非常充分。工作人员可经过基础的操作进行利用和查询，从以前的手工查询和编目及复杂的编研信息收集等方面的工作中走出来，这必将促进档案事业的发展，让档案管理迈入一个新阶段。

2.电子档案存在的不足

2.1传统的纸质只要形成，原件中所包含的形式和内容不再出现变化，只要做好保管，就可确保档案的真实性和原始性。可电子文件建立在高科技的条件上，其形式和内容是相对独立的，不但内容易于变化删改，且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的载体特征、形式和内容确定电子文件的真实性、原始性以及是否完整等。

2.2原始性问题。电子档案的原始性较难确认和判断。

2.3真实性问题

电子档案容易失真。如把纸质档案转化为电子档案的操作过程略有失误就会造成档案信息丢失：电子档案能被进行复制，还可被更改后无痕迹：电子档案的真实性问题至始至终将会存在.确保它的真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的机会和概率远高于纸质档案。

2.4完整性问题

电子档案、电子文件内容的完整性较难确保。电子文件有多种储存方式，结构复杂，极易导致信息的丢失；电子文件一般处于流动状态，如不马上捕获，就将造成信息损失：电子文件的背景信息在文件被处理的过程中被持续叠加，而且存储分散、形式多样，容易丢失，通常造成电子文件所得来源不明。

2.5安全性问题

由于电子数据的易更改性使得非法操作非常的方便，用户按照利益需求以及“黑客”攻击而隋意取舍直至修改信息，都会让电子档案的安全受到影响。

另外，收集过时的电子计算机软硬件，提供使用，在载体上读取那些过时的技术记录与信息内容，这就要保管、广泛收集过时技术全套软硬件，还务必保管操作这些过时技术的一些技能，还有维护和老化问题，耗费较大。

3.电子档案日常管理方法

3.1建立档案利用制度

在日常生活中子档案使用时必须设立审批制度，相关部门使用和查阅相关人员档案时必须使用档案部门相关网络技术进行管理，并且取得相关部门同意方可查阅，这样才可确保电子档案的私密性，确保电子档案的及时更新，进而让电子档案使用者可以获得人员最新信息。

3.2规范档案利用方式

在日常使用过程中电子档案必须按照使用者实际情况而定，且按照电子档案內容进行有效的管理。运用网络方式提供使用时，有密级的信息内容必须进行加密处理，并对所使用的密码应进行不定期或定期的更改，避免因为误操作所带来的无法挽回的损失。

3.3提高档案人员的保管意识

电子档案和纸质档案相比可以提供多样化方式，并对技术等依赖性较强，进而导致工作较为复杂。故在日常生活中务必加强对电子档案的管理，从思想上相关部门应有一个认识，提升对电子档案管理的重要性认知，并且为电子档案管理提供技术后盾，确保档案管理工作的安全性，进而可以确保电子档案可以被最大限度的使用。

4.电子档案的规范化管理

应实现信息资源的共享，提高电子档案的开发利川，故必须增强电子档案基础管理。规范档案管理主要包括登记、整理、归档、移交、接收、保管、迁移、查询借阅、鉴定销毁、备份恢复等覆盖案卷全部生命周期的各环节管理。并可以落实对程序各个环节的流转痕迹进行记录查询等操作。可是，现代社会的一大弊端是计算机网络系统的安全性系数较低，为了确保安全，必须制定严格的电子文件安全管理制度，扫描电子文件的电脑必须放置在有监控的档案室，不可连接外网还应同时结合口令管理、指纹识别、签章等新技术进行严格管理。这样电子库资源方可安全有效的得到充分利用。