高校教学秘书如何做好教学档案管理工作

云南师范大学商学院　杨　菲　李　杨



高校教学秘书如何做好教学档案管理工作

云南师范大学商学院杨菲李杨

摘 要：教学档案管理是高校教学秘书日常管理工作中的重要组成部分，教学秘书的档案管理水平决定教学档案管理质量，本文分析教学秘书管理档案中存在的问题，提出教学秘书做好档案管理工作的建议。

关键词：教学秘书 档案意识 档案管理

高校教学秘书管理工作范围广泛，包括教学日常管理、学籍管理、教研管理等。工作中产生的具有保存价值的文件资料形成了庞大的教学档案，对教学档案的收集与鉴定、整理与保管、检索与利用是教学秘书日常管理工作的重要组成部分。

教学秘书对档案的管理水平决定教学档案的质量，高质量的教学档案应具有连续性，齐全、完整，便于检索利用，不仅能在日常教学工作中较好地发挥其查考和凭证作用，也能快速为学校应对各种评估检查提供完整材料。但由于高校教学秘书的日常管理工作任务繁杂，文件资料数量庞大，教学档案管理存在许多问题，本文针对这些问题提出建议。

一、高校教学秘书档案管理中存在的主要问题

1.档案意识淡薄，思想轻视

档案意识是管理人员对档案和档案工作的感知度、洞察力以及捕捉、反馈、分析、判断、吸收档案信息的自觉程度。高校教学秘书是教学管理的基层人员，工作繁多琐碎，教学秘书除了日常教学管理，还有学院办公室行政工作，工会、资产管理等工作。但是人员配置有限，选拔入职时也没有专业限制，教学岗位人员流动大，教学管理队伍常以应届毕业生为主，不仅缺乏档案管理专业知识，还缺乏经验，对日常管理工作中产生的资料文件认识不到位，导致大部分管理人员“重事务轻档案”，事情处理完毕不留存、不整理，保管相关资料文件或者存放时杂乱无章，需要提取时如同大海捞针。

2.因循守旧，目光短浅，缺乏专人管理

档案管理并不是简单留存、收集和保管，实际工作中，大部分教学秘书只是档案管理的“看门人”“收藏者”，管理缺乏专业化，管理人员流动性大，缺少沟通交流，看不到档案发展具有社会化、系统化和专业化特点。认为做好基础的立卷归档和鉴定保管即可，缺少对档案的分析、编研和信息交流，使档案管理成了“保管”，丧失了档案服务功能，面对新形势、新局面时无法做到“心中有数、胸有成竹”，总结经验、创新工作更无从谈起。

3.专业管理水平不高，管理手段落后

教学秘书工作繁杂，缺乏专业知识和经验，没有足够的精力与时间了解和学习档案管理知识，根本无从谈起档案管理的专业化，存在连基本的档案管理标识都不清楚的现象。从管理手段来说，教学秘书仍以手工操作、收集纸质资料为主，计算机只用于目录编写和留存，即使留存电子档案也和纸质资料难以对接，存储时杂乱无章，根本无法快速进行检索。

4.学校缺乏对二级学院档案管理的统一规范，指导、督促不到位

教学档案管理缺乏统一的规范和要求，学校档案部门对二级学院缺少及时指导、交流、检查、督促。学校和学院之间的管理标准存在差异，连档案盒编目都天差地别，各成一家，每逢遇上检查、评估工作时，档案新的排序、组合、鉴定和目录编写工作使大家苦不堪言。

二、加强高校教学秘书教学档案管理的建议和对策

1.加强宣传、培训和督促，增强档案意识

对于教学秘书来说，培养和增强档案意识非常重要。通过档案管理的相关宣传和培训，做好管理交接工作，学校相关档案管理部门要做好督促检查工作，促使教学秘书形成档案管理的自觉性，深刻认识到科学、及时收集整理档案，有序、合理地编目和保管，保证教学档案齐全完整，对于学院、学校工作至关重要。

2.优化管理，提升服务

教学管理活动中形成的原始材料是学院教学活动的真实记录，是开展教学档案的基础，是学院开展后续工作和迎接上级评估的重要材料。但原始材料作具有原始性、分散性，会给利用工作带来不便。加强教学档案管理，深层次地进行鉴定、分类、归纳、综合、筛选和汇编，使教学档案系统化、规范化，才能更好地发挥档案的服务功能，使利用者更好地提取有用信息。

3.利用现代化技术改进管理方式

随着现代科技的发展，高校教学秘书工作计算机化、网络化，工作中产生的很多资料文件都是电子版与纸质版同步，有时还有声像资料，这就需要教学秘书同步保管和整理好电子、纸质、声像资料。同时，高校内部有覆盖全校的校园网，教学秘书可以利用网络共享平台扩大档案的使用范围，使档案能突破时空限制，便利于学校的管理工作。

4.实施统一、规范的档案管理制度

统一、规范的档案管理制度要体现档案管理的专业性和科学性，管理制度的建设需要与时俱进，根据学校工作实际情况不断完善。加强实施力度，真正做到规范、统一，按标准保质保量完成，督促、检查等工作要真正落到实处并持之以恒。另外，制度的建立应形成完整科学体系，包括：教学档案的编目分类制度、分级管理制度、存储借阅制度和教学档案管理人员的职责与激励制度。

参考文献：

［1］孙 静.浅析如何做好新时期高校教学秘书工作［J］.太原大学教育学院学报，2009

［2］关国印.高校教学秘书档案管理工作刍议［J］.中国科教创新导刊，2011

［3］周凤梅.浅析高校教学档案管理中存在的问题及对策［J］.图书与档案管理，2007

文章编号：ISSN2095-6711/Z01-2016-05-0062