秘书工作的三个“四”

陆平 中国船舶重工集团公司第七二四研究所



秘书工作的三个“四”

陆平 中国船舶重工集团公司第七二四研究所

摘 要：所办公室是所领导日常工作的办事机构，负责所领导的秘书性工作，承担着对内、对外综合协调的重要职责。所办公室秘书工作点多、面宽、量大，如何切实做好新形势下的办公室秘书工作，拙文就此问题试做探讨。

关键词：所办公室 秘书 特点 要求

秘书是协助领导处理日常事务和各种办公室繁杂事务的专业人士。秘书岗位与领导岗位相伴而生，有了领导才有秘书的存在。当今社会的秘书，在本质上是领导人工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。笔者作为科研院所的一名秘书，浅谈一下对秘书工作的理解。

一、所办公室秘书工作的特点

要做好所办公室的工作，首先就要了解办公室工作的特点，个人认为有以下四个特点：

（一）综合性。所办公室承担全所行政、外事、通讯、公文、印章管理等工作；负责所领导的服务保障工作及其他单位领导来所的接待工作；组织协调有关部门之间的工作。事情多而杂，对口联系的部门也很多，内容涉及方方面面，具有很强的综合性。

（二）枢纽性。所办公室是上情下达、下情上达的中转站。一方面，所领导的有关指示要通过办公室秘书传达到有关部门；另一方面，有关部门和人员的意见、报告又通过办公室秘书上达到所领导。由此可见，办公室秘书具有明显的枢纽性。

（三）时效性。办公室的工作主要是办文、办会、办事，时限要求很强。做事要条理分明，按时按点完成。所办无小事，拖延可能会误大事，一定要及时认真完成。

（四）服务性。所办对内要服务所领导以及各机关、基层部门，对外要负责外来单位的接待，可以说是一个窗口部门。由于工作接触面广，办公室秘书的工作作风和工作态度能体现一个部门、一个单位的精神面貌。因此，办公室秘书要把服务意识深烙心中，尽力为领导、来宾提供优质的服务。

了解了所办公室秘书工作的特点，就需要秘书人员针对工作特点，加强自身业务修养，锻炼提高相应工作能力，这对秘书做好本职工作有重要意义。

二、做好秘书工作要树立“四心”意识

态度决定成败。本人以为秘书人员要具备“四心”才能把工作做好。

（一）责任心。责任心，是开展好工作的立足之本。一个人的责任心如何，决定着他在工作中的态度，决定着其工作的好坏和成败。人若是没有热情，他将一事无成，而热情的基点正是责任心。有了责任心，才会认真地思考、勤奋地工作、细致踏实、实事求是；才会按时、按质、按量完成任务，圆满解决问题；才能主动处理好分内与分外的相关工作。

（二）细心。细节决定成败。习总书记在同中央办公厅领导干部座谈时提出要牢记“天下大事必作于细”、“慎易以避难，敬细以远大”的道理，无论办文办会办事，都要一丝不苟、严谨细致、精益求精，于细微之处见精神，在细节之间显水平。秘书从事的工作有的事虽细小，却关联全局，有的一个延误或做得不周到会造成难以补救的后果。要认识到领导身边无小事，事事都要精心、仔细，千万不可马虎大意。“脑筋要多动，嘴巴要少用”，尤其在我们秘书岗位，做事情更是要事事细致，处处踏实，多思考，确保事情圆满完成。

（三）耐心。耐心体现在对内、对外两方面。对内，部门之间的协调沟通要耐心，有误会要心平气和解释清楚，消除误解和曲解；对外，要耐心接待外来宾客，体现自己良好的职业道德素质，维护单位和部门的形象。耐心还体现于对琐碎、繁杂事务和重复性事务的认真踏实而一丝一苟的工作态度。

（四）热心。所谓热心就是要对工作投入热情，做事情如果没有热情，那么效率就会很低。如果我们充满激情去完成一件事情，事情也将完成的更出色。不管工作还是生活，都应该热心去做，不能事不关己一推了事或一躲了之。

三、做好秘书应练就四种能力

能力决定水平。有了正确的工作态度还不够，秘书人员还要具备相应的职业素养，学习并掌握过硬的工作技能，提高自身的工作能力，促进工作成效和水平的提升。本人认为秘书人员应练就以下四种能力：

（一）组织能力。秘书工作的综合性很强，本质上是领导人工作的助手，因此秘书要有较强的组织能力，要用系统的观点统筹安排工作，要为各种会议和活动作计划并落实安排，避免出现有手忙脚乱的情况。

（二）沟通能力。秘书需要根据领导的指示和要求，进行内外上下之间的工作关系协调，并忠实地体现领导的意志，同时对班子成员间的关系中也起着非常重要的作用。秘书有时还需要代表领导与客户打交道，并要处理好与同事的关系，因此，要具备善于协调单位内外部关系的能力。沟通过程中要懂得原则和灵活相结合，这样处理事情才会事半功倍。

（三）学习能力。人的一生就是一个不间断的学习和实践的过程。要做到博学之，审问之，慎思之，明辨之，笃行之。秘书人员一方面要通晓办事的程序和流程，提高办事效率，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和领导是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面，要具备扎实的文字功底，要加强写作实践，随时注意积累资料，不断提高写作水平。

（四）团队合作能力。企业办公室实际上是一个秘书团队，相互间的密切配合和协作对于充分履行好办公室的职能发挥着极其重要的作用。有时秘书还要参加到许多实际项目中去，而这些项目都需要一个团队而不是单个人不完成，因此良好的团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。

总之，所办公室秘书承担着协调、服务、督办、信息传递等基本职能，简单概括就是“办文、办会、办事”。作为办公室秘书，要紧紧围绕中心任务，把握“四个”特点，树立“四心”意识，提高“四种”能力，与时俱进，开拓创新，将办公室秘书工作做得更好。

参考文献：

[1]王英.浅谈秘书工作与企业发展之间的关系.东方青年教师.2012

[2]杨珣艳.浅谈企业的秘书工作.企业技术开发.2009.28