新常态下我国数字档案资源建设的路径探析*

聂云霞　杨　千（南昌大学历史系，江西南昌，330031）



新常态下我国数字档案资源建设的路径探析*

聂云霞杨千
（南昌大学历史系，江西南昌，330031）

［摘要］文章从我国档案事业发展的新常态出发，分析我国数字档案资源建设面临的机遇和挑战，提出数字档案资源建设应从丰富并优化馆藏数字档案资源、建立并完善数字档案标准规范体系、加快数字档案资源的整合和拓展资金筹措渠道等方面做出努力，以推动我国档案事业的健康、可持续发展。

［关键词］新常态数字档案资源建设档案事业

［分类号］G271

“档案是建构集体记忆重要且不可替代的要素，数字档案是档案资源的重要组成。根据当代档案记忆观和资源观，有必要大力加强档案数字资源建设”［1］。在美国，美国档案文件管理署（NARA）颁布的《文件管理指令》规定2019年将全面实施电子化格式移交和接收永久性电子文件。2011年7月，澳大利亚发布《政府数字转型政策》（The Government’s Digital Transition Policy），政策旨在敦促澳大利亚政府机构转向以数字化形式进行文件管理。

可见，具有凭证、记忆、身份认同、社区能力构建等多元价值属性的数字档案资源已被视作国家信息资源的核心要素和战略资源。然而无论是美国无纸化办公的目标，还是澳大利亚政府机构文档管理的全面数字化，都是在社会政治、经济、文化、科技等领域发生了重大的变化且新发展给各行各业带来了新局面、新态势（即“新常态”）的背景下做出的积极应对性策略。

1　我国数字档案资源建设的新常态

“新常态”是“习式热词”之一，它最初出现在经济领域。“常态”就是固有的状态，新常态就是不同以往的、相对稳定的状态，它是一种趋势性、不可逆的发展状态。

1.1数字档案资源建设上升到国家战略层面

党的十七届六中全会通过《中共中央关于深化文化体制改革推动社会主义文化大发展大繁荣若干重要问题的决定》（以下简称《决定》），提出了建设社会主义文化强国的战略目标［2］。《决定》强调了公共文化服务的重要性，指出应加强档案馆、图书馆、博物馆等公共文化机构的资源建设，加快资源数字化转型，扩大信息传播的有效覆盖面，最大限度实现数字资源的整合与共享。我国数字档案资源建设应抓住文化强国战略的历史机遇，推动公共数字档案资源的整合与共享，深挖数字档案资源在提升国家文化软实力进程中的潜能。

社会学家认为记忆的恢复需要借助外来的原始材料（即档案），档案能与其它交流手段一道，维持记忆的世代相传［3］。信息时代，数字记忆成为记忆资源的新类型，改变了传统的承载、保存、再现、分享模式。文化部提出实施的“中国记忆”项目，大力推进了我国数字档案资源建设，各地档案部门开展的“城市记忆工程”彰显了数字档案资源丰富而鲜活的数字记忆魅力。

2013年10月10日全国数字档案馆（室）推进大会在江苏太仓召开，会议强调数字档案资源建设对数字档案馆生态系统构建的重要意义，提出加强数字档案馆（室）的硬件、软件建设，提升数字档案馆（室）的抗风险能力，共同参与全国开放档案共享平台建设等几大要求，涵盖数字档案资源建设的各个环节。2014年中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，并下发到县级以上各级党委、政府。此外，档案工作比较普遍地列入到各级党委、政府的工作报告、五年规划、专项规划、年度计划之中，有的还列入年度考核中［4］。

1.2公众档案意识的持续增强

1794年法国穑月七日法令，被认为是档案的人权宣言，该法令规定“每个人都享有利用档案的权利”［5］。《中华人民共和国档案法》的颁布标志着我国公民利用档案的法定权利得到认可和保障，公民在持有介绍信、身份证明等条件下可以利用已开放的档案。在20世纪90年代，因知青返城、工龄核算、国企改革等原因，我国各地相继涌现利用档案的热潮。不管何种理由的档案利用，均是公众档案意识觉醒的体现。

2008年5月1日，《政府信息公开条例》的实施又使得公众的档案意识得到进一步强化［6］。综合档案馆作为法定的政府信息公开场所，吸引了众多的公众走进档案、走进档案馆。在公民社会和信息化建设浪潮影响下，档案信息化建设也衍射到学校、企业和家庭。企业档案信息化、家庭档案、民生档案的建设在我国各地也初见成效，例如江西省档案馆“档案进高校”活动、沈阳市家庭档案建设等亲民活动的开展，进一步拉近了档案与公众的距离。

此外，由于档案取证的重要性涉及到个人信息的保管、交通事故的处理、银行业务的变更、全国征信系统的建立健全等诸多领域。因此公众在日常的工作、学习和生活中逐渐养成了自觉存档的习惯。由被动地享有权利去利用档案，到主动地保存档案形成档案思维，不得不说是一个跨越。

1.3政府数字转型政策的实施

“数字转型”指机构向无纸化管理与服务方式过渡的社会转型发展过程，主要体现在电子政务、电子商务、数字出版等多个方面。目前，数字转型已成为发达国家提高其信息化能力的重要方式之一。

在国际上，以澳大利亚和美国为代表的西方发达国家已经开始了政府数字转型的历程。澳大利亚《数字转型政策》（2011版）规定2015年后，国家档案馆只接收数字形式的档案［7］。美国《文件管理指令》规定2019年将全面实现电子化格式移交和永久性电子文件。而我国《国家“十二五”科学与技术发展规划》《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》《国家电子政务“十二五”规划》等国家战略的出台，意味着数字转型已成为增强国家信息化能力的关键一环。电子政务的迅速推进、数字出版业的兴起、电子商务的扩张，数字医疗和网络社区等的构建，全方位、立体化的数字网络格局已然形成。大数据时代的到来更为数字档案资源的建设提供了数字转型的良好契机。

1.4档案价值的重新发现

我国知名档案学者覃兆刿先生在其“档案双元价值观”中提出，档案是工具价值和信息价值的统一体。档案双元价值观是辩证且对立统一的，档案工具价值强调对社会负责，档案信息价值强调为社会服务［8］，二者的结合也是档案双元价值观的意义所在。

档案的产生是与人类初衷相一致的，即作为一种控制工具，承担着建构记忆和维护记忆整体性、凭证性的责任，这就决定了档案在维权追责、信用监管、社会危机消弭等方面必然受到重视。社会秩序的重构对档案工具价值的发挥提出了要求。档案信息产生于社会实践，也必将服务于社会实践。档案信息为公众的求证、教育、休闲等提供凭证与资源。档案信息价值的发挥还有赖于档案信息有效性的实现，这需要档案信息的主动公开与公众档案意识的鞭策推进两方面的共同努力。信息时代，信息的价值日益为公众所认同，倘若档案馆仍固守“多封闭、少开放”的传统思想，不顺应信息公开的大势，档案馆的真正价值将受到质疑。公众档案意识的觉醒将有助于档案利用传统思想的“解冻”。档案作为一种社会公共资源，在日益民主化、公开化的社会中，已成为公民自主争取的对象，档案工作者有责任也有义务保障公民信息获取权的实现。

1.5档案安全体系建设受到高度重视

在我国，档案安全工作历来受重视。档案开放与鉴定工作中“双套制”、“重保管，轻鉴定”等保守思想根深蒂固，从某种程度上讲就是“谨慎”而“异化”的档案安全管理理念。然而这些做法主要体现在档案保管和利用的环节，并没有形成一个档案安全体系。

档案实体和档案信息安全是档案部门的基本任务和第一要务，也是档案工作的底线。随着计算机和网络通讯技术的普及，档案实体安全与信息安全共同成为档案安全工作的主题。2010年12月，原国家档案局（馆）长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上提出要建立确保档案安全保密的档案安全体系，以推动全国档案事业安全发展、协调发展、可持续发展。2014年2月27日，中央网络安全和信息化领导小组成立，该领导小组着眼国家安全和长远发展，统筹协调涉及经济、政治、文化、社会及军事等各个领域的网络安全和信息化重大问题，研究制定网络安全和信息化发展战略、宏观规划和重大政策，推动国家网络安全和信息化法治建设，不断增强安全保障能力［9］。数字档案资源是国家重要战略资源，将档案信息安全融入国家网络安全体系，将从整体上提升档案安全体系建设的层次和质量。

1.6新媒体、新技术的广泛应用

新媒体主要指以数字技术和互联网为基础，以互动性为主要特征，具有信息传播功能的新兴媒体形态［10］。新媒体凭借其传播过程非线性和互动性强的特点，迅速成为档案信息资源建设的新生力量。

根据施瑞婷以国家综合档案馆为对象，基于新浪微博和腾讯微信的实证调查研究［11］显示：2013年地方各级综合档案馆中，有162家开设了微博，134个经过了认证；开设微信的共45个，经认证的为6个。虽然对比2013年我国2319个综合档案馆庞大的数量来说，百余个官微（官方微博或微信）实在是九牛一毛，但其覆盖面和发布内容的质量均有较大发展。“档案那些事儿”作为民间微信公众号，截至2015年10月1日，其拥有的粉丝已超过10万［12］。

微信微博作为主流的社交网络平台和信息交流平台，在公众中有巨大的影响力。此外，手机移动终端应用（APP）也成为了档案信息发布共享的新阵地。2014年12月，前国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话中提到，要有网络思维特别是移动网络思维，善于利用网络开展工作，给传统档案工作插上网络这一现代翅膀［13］。江苏档案在其官方微信上开辟了3D展厅，用户无需亲自造访，就能通过类似谷歌街景的地图机制领略江苏省档案馆的风采。

新技术方面，以云计算、大数据技术及各类移动应用程序在移动互联网的运用为代表。譬如基于HTML5的轻应用，将众多原本由APP提供的功能整合到一个应用平台当中，无需下载安装，只需以浏览网页的方式，就能体验到完整的应用服务。轻应用的出现，避开了传统APP的“红海”，为数字档案资源传播提供了全新的选择。而云计算、云存储技术的应用和普及，也为我国档案部门拓展了思考空间，如江西省档案局（馆）利用“云”技术进行的区域数字档案资源建设与管理。

2　新常态背景下数字档案资源建设的瓶颈

新常态背景下，数字档案资源的建设迎来了新的发展机遇，然而也存在一些不容忽视的问题。

2.1档案数字化率相对较低，全国档案数字化发展不平衡

档案数字化主要针对的是存量档案数字化，其是数字档案资源建设的重要内容。但据笔者了解，我国档案资源的总体数字化程度相对较低，而且全国数字化水平呈现非均衡发展的态势。例如我国东部经济发达省份，档案数字化程度相对较高，如江苏省苏州市档案馆已实现50﹪的馆藏档案数字化，太仓市档案馆馆藏数字化率已达到100﹪［14］，而中西部欠发达地区只有10﹪左右，这与国家档案局“十二五”档案数字化规划任务（到“十二五”期末，各类国家综合档案馆馆藏档案80﹪将实现全文数字化）的完成还有很大的距离。

2.2数字档案资源总体质量不高

数字档案资源是数字档案生态系统中的核心生态因子，数字档案馆如果没有丰富、优质的数字档案资源作为支撑，就会成为技术的俘虏，无法体现数字档案馆的真正价值［15］。

从我国目前综合档案馆数字档案资源建设总体情况看，还存在一些问题，主要体现在：一是各档案馆对数字档案的鉴定和传统载体档案数字化没有统一、严格的标准，或未认真执行，加之归档元数据标准规范化程度不高，导致进馆的数字档案质量参差不齐，难以满足长远利用的需求；二是数字档案资源在结构上严重失衡，在内容方面表现为政务类档案多，经济、文化、民生类档案少；在类型方面表现为文字档案多，多媒体档案少。数字档案结构上缺陷将直接影响档案提供利用的广度和深度；三是各级各地档案馆各自为政，惯于从自身资源建设狭隘视角出发，而不从全局出发去开展数字档案资源建设，因此档案信息资源重复建设较多，档案同质化现象严重，极大地浪费了人力、物力和财力。

2.3数字技术发展存短板

在高新技术的支持下，档案部门与信息用户实现了实时对话，馆际资源之间达到了无缝连接。但技术是一把“双刃剑”，过快的技术更迭是对档案馆资金投入及人才储备的巨大挑战。

技术的运用需要相应的软硬件设备与之配套，计算机终端的安装和数据库、软件的购买和档案数字化外包业务的展开都需要大量的资金。一般来说，基层档案馆由于档案馆规模和档案数量的限制，争取到的国家专项资金和地方财政支持十分有限，因而不得不在某些项目上“缩水”，影响数字档案资源建设的质量。数字档案馆的系统更新与技术更新不同步会带来一系列的安全隐患，信息技术条件下存在的数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏等都会降低数字档案馆的抗风险能力。技术人才的缺失使数字档案馆维护数字档案安全、完整、可用、可靠的能力受到质疑，也无法在门户网站建设、数据库建设等方面取得突破。另外，各地档案管理系统中文件保存格式不同、著录标准各异等非标准化现象也给数字档案资源整合、馆际交流互动造成困难。

3　新常态背景下数字档案资源建设的路径

3.1丰富并优化馆藏数字档案资源

“丰富”指数字档案在数量上要达到一定的规模、馆藏档案种类覆盖面要广；“优化”指档案内容的质量要得到保障，包括档案资源的价值、特色，档案的完整性、真实性等。

具体来说，可依循“存量数字化，增量电子化”的路线。在存量档案数字化方面可以以委托加工（俗称“外包”）的形式开展，在选择相应数字化公司时应严格审核其资质并签订保密协议，保证数字化后档案的质量与安全；实施“增量电子化”时，要全面开展原生电子文件的接收与归档工作。各级档案室要切实履行好收集管理本单位各类档案的职责，把本单位所有应归档的电子文件及时集中归档，并按规定向有关档案馆或电子文件备份中心移交。各级档案馆要积极建设电子文件备份中心，及时地对本级各机关电子文件进行在线接收或离线接收，并相应进行脱机异地备份，确保电子文件的安全。此外，还可以与政府信息资源库，各行业专业数据库，个人网站进行网络链接，实时捕捉在线档案资源，丰富馆藏数字档案。

此外，对于进馆数字档案的收集应尽可能扩大覆盖面，加强与公众工作、生活、学习密切相关的档案资源的收集，如家谱档案、名人档案；加强对多媒体、互联网档案信息的收集，充分利用新媒体给档案工作带来的各种契机，增进档案部门与档案利用者之间的交流与互动，了解公众数字档案资源需求动向，面向社会开展数字档案资源建设；加强地方特色档案资源、特别是地方少数民族档案资源的收集。总之，丰富和优化馆藏数字档案资源旨在为建构完善的数字档案资源体系服务。

3.2建立健全数字档案资源标准规范体系

标准规范体系的建立健全包括标准规范的层次提升、现有标准的更新与修订及标准规范的国际化等三方面。

3.2.1加快数字档案标准规范的顶层设计

国家层面的数字档案标准规范体系建设应着眼于总体设计，从基础出发，稳步推进。制定国家数字档案标准体系框架，以业务标准、技术标准、管理标准和评估标准为主要结构，覆盖档案收集、档案存储、档案管理、档案利用等多个环节。以数字档案的安全管理为轴心，以档案资源的采集、开发利用等为分支逐步展开，主要提供宏观层面的参考与约束，防止地方各级档案馆标准制定的灵活性过大，影响全局资源的互通共享。国家档案局应与国家标准化主管部门合作，组织相关学者与有影响力的数字档案管理系统软件开发商共同参与标准研制，并尽快建构数字档案资源建设的国家级标准规范体系。

3.2.2更新我国现有标准规范

目前，我国数字档案资源标准的制定与信息技术的发展严重脱节，大部分标准已无法满足现实的应用需求。对现有标准的更新包括两个方面，一是对现有标准进行修订，二是根据信息技术发展趋势增加相应标准。数字档案标准的制定应具有前瞻性和灵活性，充分考虑互联网和信息技术的特点，用发展的眼光看待固有的标准，使其能在一定范围内保持可扩展性。如各大网络社区和社交网络平台是信息的聚集区，也是网络档案资源的发源地，有必要根据这些网络资源新兴载体的特点制定相应的档案移交与整合标准。

3.2.3提高与国际标准的兼容性

从人类文化资源共享的角度出发，非涉密的、已公开的数字档案资源是人类共有的财富。因此，在数字档案资源标准制定过程中，要有国际化视野，也要遵循一定的国际标准。

从信息交流与知识传播的角度上来说，数字档案馆建立的目的就在于实现行业内、区域内、国家内甚至国际内档案信息的互联互通，根据实际情况采用国际标准，有利于各国档案信息共享以及档案工作的相互促进。例如目前我国使用的《DAIT18—1999档案著录规则》（以下简称《著录规则》）对比国际通用的EAD来说，著录元素数量少但著录过程却更为繁复，且缺乏对电子文件的著录元素；《著录规则》依靠标识符来对数据进行规范，而EAD则以XML语言格式著录，不仅扩展性好，而且简单灵活。毫无疑问，在我国数字档案标准体系中引入国际标准，提高其兼容性，将有利于延长其生命周期，增强其可持续发展能力。

3.3整合数字档案资源

2011年1月，国家档案局中央档案馆印发《全国档案事业发展“十二五”规划》，要求档案馆打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。整合档案资源显然是实现档案信息资源共享的重要举措。档案资源整合分为物理整合和逻辑整合，物理整合主要针对实体档案，逻辑整合则适用于数字档案资源。

数字档案资源的逻辑整合，并不改变档案资源的物理归属，而是将档案信息内容进行组织关联。信息技术的发展为逻辑整合提供了多种实现途径，可对档案网站进行相互关联，建立档案网站集群，为分散的档案网站提供统一的信息入口或检索平台；也可建立档案目录中心，将各馆繁杂、重复的数字档案资源进行重组和序化，全部档案信息都得以在目录上体现，打破隶属关系和地域的束缚，实现档案信息的自由交流［16］；还可以联合个体数字档案馆，建立区域性甚至全国性的数字档案资源数据库，集成、整合数字档案资源，提供统一的服务。

此外，数字档案馆要加强同数字图书馆、数字博物馆的联系，以扩大数字档案资源的收集范围。从宏观层面上来说，档案馆、图书馆和博物馆数字资源的整合，是对包括档案馆在内的公共文化服务机构价值的有效提升，能够进一步发挥档案工作和档案资源在促进国家文化可持续发展中的作用。譬如英国专门设立了博物馆、图书馆、档案馆理事会，对三馆进行统筹管理，德国进行的档案馆、图书馆、博物馆门户项目等都取得了显著的进展和良好的社会效益，这些做法都值得学习和借鉴。

3.4多元化拓宽数字档案资源建设的资金渠道

资金是数字档案资源建设的重要保障。首先，国家应增加对数字档案馆建设专项资金的投入，根据各级档案馆的实际情况合理划拨，既要满足其基本的建设需要，又要适当留有余地，增强资金补充的灵活性；其次，档案部门要主动加强与党委政府和机关、团体、企事业单位的沟通与协作，争取相关部门重视，在经费投入上适当向数字档案馆（室）建设倾斜。国家发改委从2010年开始，由中央投资补助建设中西部地区县级档案馆，到2015年共投资40多亿元，而各级地方配套的资金则要数倍于此；第三，档案部门要“开源”与“节流”同步进行。如在软硬件的采购方面，档案部门应公开透明，加强监督，减少不必要的支出；在数字化“外包”方面，应采取招投标的方式，在各大供应商的相互竞争中选择性价比最高的服务；在一些涉及民生档案和社会记忆等项目建设方面，可尝试资金“众筹”模式等。

除上述路径之外，数字档案资源建设中还应抓住信息时代的技术机遇，充分利用大数据技术，深挖云计算、云存储技术的内在潜力，为数字档案资源建设服务。总之，数字档案资源建设是一项长期而复杂的社会系统工程，功在当代，利在千秋。面对档案事业发展的新常态，数字档案资源建设必须要有新的发展策略。

*本文系国家社会科学基金项目“数字档案资源生态安全研究”（项目批准号：14CTQ035）阶段性成果。

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［12］数据来自中国人民大学信息资源管理学院王健在2015年10月25日在北京召开的数字记忆国际论坛上所作的报告:《指尖上的数字记忆》.

［13］杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话［J］.中国档案，2013（1）: 14-20.

［14］太仓人才网.档案数字化方便查阅苏州市举行“档案在你身边”活动［ED/OL］.［2013-06-08］.［2015-11-21］.http:// www.tcrcsc.com/news_12779.html.

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聂云霞，南昌大学人文学院历史系副教授、硕士生导师，主要研究方向为档案信息资源开发利用。

杨千，南昌大学历史系档案学专业学生，主要研究方向为档案信息资源管理。

Discussion and Analysis of the Path of Digital Archival Resource Construction in China Based on the New Normal

Nie Yunxia，Yang Qian
（History Department of Nanchang University，Nanchang，Jiangxi，330031）

Abstract：From the perspective of new normal of archival cause，this paper analyses the opportunities and challenges of constructing digital archival resources，and it points out that we should enrich and optimize the digital resource which the digital archives holdings，establish and improve the system of the digital archival standards specification，speed up the integration of digital archives resources and broaden financing channel of digital archival resources construction，in order to make archival cause healthy and sustainable development.

Keywords：New Normal；Digital Archival；Resource Construction；Archival Undertaking

［作者简介］