档案数字化外包安全隐患与对策

马雁云（南京邮电大学，江苏南京，210046）

档案数字化外包安全隐患与对策

马雁云
（南京邮电大学，江苏南京，210046）

全国档案信息化建设已进入高潮，档案数字化外包是档案部门加快档案信息化的主要形式之一，档案数字化外包工作的安全性问题，直接关系到整个档案资源库以及原始档案的安全性问题。为了规范管理确保安全，国家档案局于2014年出台了《档案数字化外包安全管理规范》，对数字化外包工作安全管理目的与必须坚持的原则、档案部门与数字化服务机构的安全管理责任、数字化场所安全管理、数字化设备与网络及数据载体安全管理、档案实体安全管理、档案数字化成果的移交接收与数字化任务完成后的设备处理安全等各个方面作了明确规定［1］。

时任国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆推进会上明确要求，用15年左右的时间，县以上档案馆馆藏传统载体档案全部数字化，县级机关以上档案室室藏传统档案基本数字化，实现档案数字化利用［2］。档案数字化工作得到各级档案部门的高度重视，认真贯彻落实国家政策，档案数字化工作发展迅猛。档案数字化外包服务应运而生，因其高效率、低成本的优势，倍受档案部门青睐。但同时也是最容易出现档案安全隐患的环节。

一、安全隐患

1.管理安全隐患

有些档案部门缺乏档案数字化外包加工实践经验，在争取到项目经费，落实档案数字化外包合作服务公司后，就放任由外包合作公司安排人员、设备进场，对馆藏档案进行调卷、整理、扫描、录入等诸多工作，在数字化加工过程中监管不到位，造成安全隐患剧升。另外，档案数字化外包服务市场准入门槛低，缺乏统一的管理机构和专业技术认证标准，鱼龙混杂。为了抢占市场份额，有些公司超低价中标，采用项目经理负责制，临时招聘加工人员组建团队，项目结束团队解散，安全管理懈怠，责任追溯无记录可查。

2.场所安全隐患

档案数字化服务外包公司的工作场地，是对实体档案进行整理、扫描处理、档案复原等操作的暂存地，又是档案数字化成果源生和汇集地，场所的安全性在整个档案数字化外包过程中的重要性不言而喻。

3.实体安全隐患

档案数字化加工过程中，流水线式的工作流程，需要对档案进行批量处理，人为接触档案的环节非常多，人为因素给实体档案带来了各种安全隐患。档案拆线重装过程中容易导致档案未能恢复原样、装订顺序混乱、重新打孔伤害实体档案等问题；年代久远的珍贵老档案，普遍纸张质量薄脆，在加工过程中容易对实体档案形成一定的破坏。

4.信息安全隐患

档案数字化的过程就是实体档案内容不断转化生成数字化信息的过程。生产的数字化信息是可以轻易地被拷贝、更改、迁移等而不留下痕迹，通信业、存储技术的飞速发展使数字信息在网络中传播更为快捷，因此保证档案信息的安全则显得尤为紧要，是档案数字化安全的核心。外包服务公司在项目结束后，对加工过程中存储的档案数据进行删除处理环节，存在数据外泄风险。

2　应对策略

1.落实管理责任

档案数字化安全建设“三分技术，七分管理”，突出了“管理”在数字化建设中的重要地位［3］。档案部门对档案数字化加工安全负有总的责任，成立专门的档案数字化外包管理领导小组，明确小组成员的责任。对数字化加工内容、加工范围有总体规划，确定数字化外包档案范围，制定档案数字化外包安全管理要求和技术指标。在招标文件中，明确加工进度、加工内容、加工质量要求等。

档案从业人员需要全面掌握档案数字化加工过程，提高档案数字化方面的专业技能，深入学习了解档案数字化业务。同时加强对外包服务市场的培养与引导，从合同上约束企业从严管理，规范操作，提高外包人员专业素养。

根据《保密法》《档案法》的相关政策规定，与外包合作公司签署保密协议、服务承诺书，在合作过程中严格执行协议条款。

2.强化场所监管

档案数字化加工场所除满足档案安全管理“八防”要求外，还应满足位于独立、可封闭建筑物内的要求。加工场所需配备满足安全监控管理的视频监控装置，确保加工场所无监控死角；视频监控系统应由专人负责，实时监督。

加工场所内禁止使用带有无线网络功能的仪器设备，定期进行相关检查。数字化工作人员严禁将通信设备、移动存储设备、具有拍照功能的电子仪器设备等带入工作场所，严禁将数字化加工场所内物品搬离现场。

3.保证实体安全

2014年全国档案局长馆长会上，杨冬权局长强调在数字化过程中，必须坚持最大限度地保护档案实体，做到一件不丢、一件不损、一件不乱。数字化加工过程中，特别是档案实体的拆装、扫描、录入等环节中人为接触档案非常多，人为因素给实体档案带来的安全隐患也较多。因此必须加强人员管理，对数字化加工人员进行必要的培训，落实安全保密责任管理，规范操作流程，保证实体安全。

在档案交接环节上分批次调档，档案出库入库做到无缝对接，档案部门工作人员与数字化服务机构的档案交接人员进行清点、核对，并且需要填写相应的档案交接登记表。档案的交接过程是涉及档案原件“丢、损、乱”问题的重要环节，档案部门需高度重视与把关，坚决杜绝数字化加工公司自行出入库房、调取档案等行为。

数字化加工过程中，需要拆装档案的，须保持档案原貌，如有历史档案，按照历史档案原有装订方式进行装订，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）。须按原有装订孔位进行穿线装订，避免新打孔。档案装订应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。装订时尽可能减少折痕数，能不折叠就尽量不折叠。采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

对于有虫霉隐患的档案，要进行消毒杀毒处理后方可入库。

4.确保成果安全

加强数字化加工设备、网络的管理。数字化外包公司自带设备，档案部门须定期进行安全检查，必要时采用硬件加密方案，对设备的接口进行封闭处理。在未经档案部门允许的情况下，严禁使用输出装置或端口。为数字化加工建立专门的局域网，与其他网络进行物理隔离处理，同时禁止使用无线网卡、网线键盘、网线鼠标等设备。

加强数字化成果检验、交接管理。数字化项目结束后，外包公司的仪器、设备，在确保无数据遗留的情况下方可搬离现场。必要时采用全盘格式化，然后用填充垃圾数据的方法防止数据外泄。

档案数字化业务是一项系统性工作，是建设数字档案馆的基础。档案数字化给搜索、查询、即时阅读带来了毋庸置疑的便捷，简化并提高了档案管理的质量和效率。对历史久远的珍贵纸质或其他实物档案，可以在未来相当长的一段时期内保证原件的完好性，并且便于档案利用者查询利用。根据档案数字化系统中的数据，可以快速定位实体档案的位置，便于档案工作人员快速调取实体档案。

［1］黄丽华，宋华.规范管理确保安全——《档案数字化外包安全管理规范》出台［J］.中国档案.2015.2∶32.

［2］黄丽华，宋华.档案数字化外包安全管理研究［J］.中国档案.2015.6∶60.

［3］范明.档案数字化外包中档案实体的安全管理及应用［J］.兰台世界.2015.9中旬∶38.