苏北林业系统关于美国白蛾防控档案管理的实践与思考

刘国华（连云港市海州区农林水利局，江苏连云港，22200122001）

苏北林业系统关于美国白蛾防控档案管理的实践与思考

刘国华
（连云港市海州区农林水利局，江苏连云港，22200122001）

苏北林业系统在美国白蛾防控工作中已形成了一整套的档案，这些档案的形成既是美国白蛾防控的重要成果和历史记录，同时也为林业系统进一步开展美国白蛾防控工作提供了强有力的科学依据。

一、苏北林业系统美国白蛾防控档案工作的实践

1.防控档案的收集

连云港市地处苏北地区最北端，自2010年8月连云港首次发现美国白蛾，几年间疫情迅速蔓延，疫情林木成倍增长，加强管理美国白蛾防控产生的各种档案资料就显得尤为重要。现已形成了包括文字、图表、监测数据、图片、音像在内的1326卷册防控档案。内容涉及：中央、省、市的相关文件；美国白蛾防控责任状；防控方案；监测预警开展情况；疫情监测日报表、月报表、年报表、总结分析；防控简报；音像；虫体标本；重灾区防控进度及质量报告；防控经费落实；药剂药械购置与发放记录；飞机防治记录；流入流出苗木出圃检疫单；越冬基数调查统计表等。这些档案对跟踪疫情的发展，对美国白蛾防控工作有着至关重要的作用。

2.防控档案的整理

美国白蛾防控档案内容繁杂、数量众多，林业系统对白蛾防控档案进行了专题案卷式整理。我们对防控档案材料进行认真分析，寻找出它们之间的紧密联系，将文件材料进行实体分类，做到档案归档科目清晰。同时还编制了美国白蛾防控档案材料总目录，下列多个子目录，如组织体系、防控技术材料、数据监测、政策法规、虫体标本等。

3.防控档案数字化的实施

为更好地利用美国白蛾防控档案，我们将所有整理归档的纸质文件进行扫描，统一录入到文档一体化系统中，自动完成各类档案文件材料的统计工作，减少对实体档案的利用频次。还定期将美国白蛾发生面积、防治面积以及用药等情况上报省森林病虫害防治信息系统，为美国白蛾实现有效防控提供基础数据。工作中为了确保档案实体和载体的安全，归档电子文件与归档纸质文件采用“双轨制”整理方法，并定期做好数据备份工作。

二、苏北林业系统美国白蛾防控档案管理工作中存在的不足

1.美国白蛾防控档案整理不规范。目前，对于美国白蛾防控档案国家尚无专门的管理办法，档案整理缺乏政策性引导和建议。工作中产生的监测、预报、普查等有价值的文件材料不能及时规范地收集整理归档，甚至出现材料损毁、丢失现象，这严重影响了美国白蛾防控档案的完整性，也致使林业系统难以对美国白蛾疫情发生情况和发展规律进行准确的判断和掌控。

2.美国白蛾防控档案信息化处理能力不高。随着数字林业的开展，传统的档案管理模式越来越不适应现代林业事业的发展进程，加快档案数字化步伐已显得十分迫切。但是目前美国白蛾防控档案的信息化还存在诸多问题，特别是大多档案管理员未经过系统化的培训，文档录入操作不够熟练，尚未做到全文数字化，这严重制约着档案信息化发展。

3.档案管理专业能力欠缺

基层单位的档案管理人员一般都是兼职较多，业务水平不高，对于处理林业系统业务性强的档案更是有难度。档案管理人员林业专业知识、归档材料鉴别能力的欠缺，造成了档案材料分类不清，影响到美国白蛾防控档案的建设。

4.防控档案开发利用受限制

工作中对档案材料的开发利用缺乏主动性。对于美国白蛾防控档案的特殊性认识不够，收集的重点监测数据材料不能及时与防治专家交流分析，档案材料得不到充分利用。对档案信息未能进行有效撑握，防控知识得不到及时传播、交流，造成社会熟知度低，防控参与意识淡薄。

市领导督查美国白蛾防治工作

三、加强美国白蛾防控档案工作的几点建议

针对目前美国白蛾防控档案工作的现状与不足，我们要立足当前，贴近林业工作实际，以防控工作的需求为导向，不断提升档案的利用服务水平。

1.完善防控档案管理制度

美国白蛾防控档案管理是林业工作的重要组成部分，为了不断完善美国白蛾防控档案的管理，针对美国白蛾防控档案自身的特点，我们制定了《连云港林业系统美国白蛾防控档案管理制度》《档案管理人员职责》和《美国白蛾防控档案立卷归档制度》等，通过这些制度的建立，确保防控档案工作步入制度化、规范化的轨道。同时坚持日报告制度，按照“监测及时、预报准确”的总体要求，提高监测数据的科学性和预报的准确性，形成规范的虫情监测档案，为美国白蛾防控提供准确的信息和依据。在实际工作中既要有制度又要有监督，要定期、不定期地抽查基层单位材料归档情况，不断提高防控档案管理规范化水平。

2.规范防控档案的收集归档

美国白蛾防控档案的收集工作必须贯彻集中统一管理的原则，遵照归档范围分类收集，确保归档材料的真实性、完整性、系统性。按照档案的相关操作规程与要求进行数字化处理，将纸质文件与采集的电子文件对照，查漏补缺，在系统中生成件号、分类号、保管期限、页号等信息，打印出归档文件目录，按目录类别编制便捷的检索工具，完成实体档案的专题案卷式整理工作。并且要设置档案专柜，安排专人管理，严格履行借阅登记手续。

3.提高防控档案信息化水平

随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展与普及，基层单位对档案资源进行数字化、信息化管理具备了现实可行性。而加强档案管理人员的培训，使其熟练掌握档案的数字化处理技能，是提升档案信息化建设水平的关键。在档案信息资源利用和共享过程中，要重视信息安全问题，做好光盘备份和异地备份工作。

4.加强防控档案开发与利用

一是加强档案评价，提高资料分析科学性。档案人员要定期将收集整理的文件材料与防控中心人员进行交流，并就监测性数据、疫情预报、普查报表等专业性强的材料进行筛选，有价值的留存归档。二是寻求专业支持，与技术部门深度合作。为更好地发挥防控档案作用，档案部门应与防控中心一起，对收集的档案材料进行数据整理与分析，借助专业的力量，对疫情发展趋势进行预报，以使林业系统提前做好防范。三是主动提供利用，多措并举，注重实效。可以根据美国白蛾疫情的季节性特点，通过专题讲座、经验介绍、业务论坛等形式进行线上线下交流。还可以利用防控档案资料制作宣传画和光盘，免费发放给学校、机关、社区，提高民众的防范参与度。

在苏北地区的美国白蛾防控工作中，档案信息在不断积累和丰富的同时，也发挥了不可替代的重要作用，得到了有关专家和机构的高度肯定。美国白蛾的防控是一项长期性任务，我们将与广大苏北地区的同行就防控档案的规范化管理与深度利用进行广泛交流，进一步加强防控档案信息共享，努力建立一个更为科学有效的防控档案体系。