大数据时代高职院校档案信息化建设研究

赵珺

（江苏农林职业技术学院，江苏句容，212400）

大数据时代高职院校档案信息化建设研究

赵珺

（江苏农林职业技术学院，江苏句容，212400）

基于高职院校档案信息化建设过程中存在的认识不足、管理漏洞以及质量上存在不足等问题，文章在大数据背景下对此进行了分析并提出：应提高对档案管理信息化建设的认识，加大对档案管理的资金支持，加强档案管理专兼职人员培训，加强信息管理安全意识的培养，积极推进高职院校的档案管理信息化建设工作。

大数据 高校档案 档案管理 信息化建设

1 大数据时代档案管理信息化概述

大数据是人们获得新认知、创造新价值的源泉，也是改善市场、组织机构以及政府与公民关系的方法。它的崛起对档案信息化建设提出了新的要求，档案信息化不单单是“数字化”，更重要的是要做到“数据化”。这两个概念易被混淆，“数据化”指把文字、方位、图表、联系等现象转化为可制表分析的量化形式；“数字化”则是将所有涉及的档案信息转换成用0和1表示的二进制码，进而运用计算机处理数据。数据化是在数字化的基础之上，通过计算、分析、追踪等手段，挖掘信息背后的价值潜能，让数据自己“发声”。在一定意义上，大数据是档案管理信息化建设技术路径的趋势，即将海量档案信息数据化处理并挖掘其中的价值，并在此基础上提供利用服务。

2 高职院校档案管理信息化建设存在的问题

2.1 认识不足

最常见的认识是将信息化理解为电子化、数字化，把档案文献的数字化、档案信息网络化的建设等同于档案信息化的建设。高职院校档案建设一直以来受重视程度较低，相关人员信息化意识也很淡薄。如我院（江苏农林职业技术学院）早在2008年就实行新的档案分类方案，室存档案共10275卷，分九大类整理归档：文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、声像档案、实物档案。到2015年，我院虽有文件级数据41640条，卷宗级数据10332条，更多的注意力放在将纸质档案通过电子设备转化为数字档案，统计评价的着眼点在纸质档案数字化的速度、进度和完成量上面，但很多都是表面参数的记录，没有涉及内在信息；档案信息化建设仅对硬件设备配置提出要求，而忽视软件规划和资源建设。认识上的不足导致信息化建设重点只在于将档案进行数字化加工，而忽视了电子文件的管理以及深层次开发利用。

2.2 制度缺失

一种情况是档案信息化管理制度不健全，导致电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作不够规范。因此急需建立电子文件归档管理制度、档案数据管理维护制度、电子档案移交制度、电子档案利用制度、电子档案鉴定制度、档案数据安全保密制度。另一种情况是相关的信息化建设制度因为种种原因未有效落实，档案信息化工作没有纳入单位规章制度及工作流程。

2.3 技术落后

在建设档案信息网络体系、构建网络软硬环境、确定相关技术标准时，缺乏对当前成熟信息技术的判断能力。在考虑选用相关系统时，缺乏前瞻性，对于信息技术的发展轨迹没有预见性，这就无法保证档案信息网络系统在日后工作中的应用，其先进性和可持续发展性更无从谈起。例如在选用档案查询系统时，部分高校一般参照其他兄弟院校，依葫芦画瓢，这就使技术存在不可避免的滞后性。同时，档案管理的信息化建设标准不是一成不变的，档案信息网络系统设计若不具有一定的兼容性，则无法为未来信息技术发展留有余地。

2.5 管理漏洞

一是学院主管部门对档案管理信息化建设缺乏前瞻性的规划，在实施过程中没有周密的计划和强有力的组织，没有将档案管理信息化建设融入学院整体发展规划中，这就导致档案建设项目缺乏学院层面在政策、资金、技术等方面的有力支持。如2015年我院档案维护以及建设专项经费预算仅为8万。二是高职院校在档案信息化方面存在盲目、重复建设问题，不重视投入产出比；在筹备过程中购置大量高新设备，过于超前，造成较大浪费；设计建设方案缺乏可行性，在档案管理信息化建设实施中将中长期目标与短期目标混淆，这些都使得信息化建设难以维持。三是信息流通问题一直存在，如各类档案信息不平衡，如我院2010年之前一段时间内科研以及设备信息缺失严重，基建信息的整理和收集也存在拖延的情况，一些档案信息在加工处理和流通环节中失真；档案信息加工不及时，使得信息价值折损，甚至完全流失。

3 大数据时代高职院校档案信息化建设的对策

大数据开启了一次重大的时代转型，对档案信息化建设也提出了新的要求。大数据提示我们没有研究对象是单一的，一切看似毫无关联的个体在大数据命题下都可以产生联系继而发酵。江苏农林职业技术学院档案信息化过程中存在的问题具有一定的代表性，从我院的实践经验中可以发现，高职院校档案部门要顺应大数据的潮流，将大数据技术与档案信息化建设紧密结合起来，学校、政府、社会三方积极联系沟通，提高对档案信息化建设的认识，加大对档案管理的资金支持、加强档案管理专兼职人员的培训、加强信息管理安全意识的培养等方面，借此契机，积极推进高职院校的档案信息化建设工作。

3.1 更新观念

大数据时代高职院校档案信息化建设首先需要档案部门及相关领导更新观念意识，重新认识大数据时代档案信息化建设的内涵和需求，摆脱传统思维的制约，充分利用现代资源、技术等有利条件，真正将大数据与高职院校档案管理结合，把握机遇，推动高校档案事业发展。

3.2 强化制度和组织管理

档案信息化工作必须有明确的分管领导和部门负责人，并纳入本单位信息化总体规划与有关人员岗位职责及年度考核。可成立综合性的数字档案室，实现单位各种门类、载体电子档案的集中统一管理；为适应数字档案工作需要，必须配备专职档案工作人员。另外还需建立健全本单位档案信息化管理制度，以制度来规范电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，采取有效的管理措施保证电子档案的真实、完整、有效，对本系统和所属单位档案信息化工作实施有效的监督指导。

3.3 加大资金支持，提升软硬件办公条件

档案信息化建设离不开必要的软硬件支撑，不仅要从制度上重视档案管理，同时需要更多资金支持，进一步完善以下几个方面：（1）硬件基础设施建设，包括必要的数字档案室硬件设备，如具有用于运行各类档案管理应用的服务器，有可供存储电子档案数据光盘（库）或磁盘阵列、磁带机等数据保管、备份设备，有用于确保电子档案数据信息安全的软硬件设备，有满足电子档案管理要求的输入输出设备。（2）软件基础设施建设，包括数字档案室应用系统和相关必备软件，实现电子文件的收集、管理、存储、利用，能与单位OA系统和业务系统实现数据交换；配备操作系统、数据库软件、扫描软件、图片处理软件、防病毒软件、防入侵软件以及与存储相适应的备份软件等。（3）网络建设，可连通电子政务网，与同级数字档案馆实现在线数据移交和查阅共享等。（4）库房现代化建设，如采用规范安全的库房温湿度控制系统，对档案库房温湿度进行实时采集、显示、监控；采用安防监控系统，能进行实时记录和自动报警。

3.4 加强培训教育

高职院校档案信息化建设的目的在于提高档案管理效率，最大化体现档案的价值。在大数据时代，档案资源经过整合分析后要能够为教育决策提供依据，为院校的长远发展提供参考。这对档案管理人员的工作能力提出了新的要求。首先需提高档案人员业务能力，一方面要积极参加各类信息化技能的专业培训，学习先进的工作方法；另一方面，要多去兄弟院校调研考察，学习成功的管理经验，并结合自身情况加以运用；还可以建立激励机制，鼓励档案管理人员进步与创新。

其次需加强安全教育，提升档案安全管理水平。在大数据时代，人们对于网络的依赖不断加强，信息安全工作尤为重要，档案部门需制定信息安全教育培训制度，强化全体档案人员的信息安全意识，使其掌握岗位所需的安全操作技能。

4 结语

大数据理念的提出对高职院校档案工作提出了新的要求，在此背景下，如何促进档案管理信息化建设将会成为提高档案管理效率的重要举措。再以江苏农林职业技术学院为例，近年来以档案系统网络化建设为基础，以档案资源信息化建设为核心，以开发利用为重点，强化档案编研、开发和利用工作，建立归档文件目录62本，案卷目录22本，并形成众多基础性和适用性编研材料，为领导决策和业务工作开展提供了有力的支持。当然，在信息化建设的过程中难免会出现很多困难，档案部门需重视存在的问题，不断提升能力，完善各项建设。相信在大数据带来的变革与机遇中，档案管理信息化建设将能取得预期效果，并为院校的发展提供有力支持。

［1］周才云、赵晶晶.大数据时代高校档案的信息化建设探析［J］.兰台世界,2015（11）27-28.

［2］王树娴.大数据背景下高校档案的信息化管理探究［J］.科技展望,2015（31）.

［3］武云.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力［J］.档案与建设,2015（1）34-36.

［4］［英］维克托·迈尔·舍恩伯格.大数据时代［M］.杭州:浙江人民出版社,2013.

赵 珺，女，江苏农林职业技术学院行政科科长，助理研究员，研究方向为档案管理、教育管理。

Research on Archives Information Construction of Higher Vocational Colleges in the Era of Big Data

Zhao Jun
（Jiangsu Poleytechnic College ofAgriculture and Forestry，Jurong，Jiangsu，212400）

Under the era of big data，for the informatization of archives in higher vocational colleges new requirements are proposed.Based on the learning of the informatization of archives management in the process of the construction is not enough，and there are problems existing in the management loopholes and the quality is insufficient.This paper goes into the analysis and puts forward the corresponding measures，such as improving its importance to the informatization construction of archives management in knowledge，increasing funds investment of archives management，strengthening the archives management of full-time and part-time personnel training，strengthening the cultivation of consciousness of safety of information management，and actively promoting the archives information construction of higher vocational colleges.

Big Data;University Archives;Archives Management;Information Construction

G270.7