试论供电企业档案管理存在的问题及对策

陈志成（国网福建省电力有限公司莆田供电公司）

试论供电企业档案管理存在的问题及对策

陈志成（国网福建省电力有限公司莆田供电公司）

档案管理是供电企业经营管理中的重要环节，对企业发展起到的作用是至关重要的，然而纵观当前我国供电企业档案管理工作，其中还有一些问题存在，对档案管理质量产生了不良影响。本文主要针对供电企业档案管理问题及对策展开了分析。

供电企业；档案管理；问题；对策

近年来，随着电力市场改革不断深入，市场经济面临新常态，电力行业发展迎来新形势，电网售电端改革试点逐渐铺开，这无疑为电力档案工作的发展迎来了新的机遇和挑战。供电企业档案是对企业发展历史的记录，其中主要涉及到了筹备、建设、生产、经营、管理及产权变更等文件档案，以及边沿成果、照片档案以及声像档案等相关内容，利用价值非常大。怎样对这些信息资源进行有效的管理，从而为供电企业的科学决策提供依据，为生产经营提供服务，目前这些问题已经成为企业档案管理中的重要任务之一，下面笔者结合自己的工作经验，针对怎样进一步推进供电企业档案规范化管理，谈一谈自己的看法。

1 档案管理的重要性

档案是公司在生产、建设、研发、经营和管理等活动中直接形成的，具有利用和保存价值的各种形式的历史记录。公司档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分，确保其真实准确、齐全完整、系统规范、保管安全和有效提供利用，对于强化内部控制，防范经营风险，维护公司合法权益，提高公司核心竞争力，促进国有资产保值增值具有不可替代的作用。目前供电企业档案管理工作中还有很多问题存在，相关部门必须与单位的实际情况相结合，积极转变陈旧的观念，利用先进的理念推动档案管理工作科学化的实现，并以此为基础建立并完善管理机制，从而促进我国电力企业的持续性发展。

2 供电企业档案管理中存在的问题

2.1 缺乏档案意识，归档不及时

现阶段，很多电力企业员工并没有形成足够的档案管理认识，对企业中的各种资料、文件不重视，归档工作不及时，造成了很多资料文件流失现象，这无疑增加了档案收集与整理的难度。同时，在一些供电企业中存在重生产经营、轻档案管理等问题，直接造成了企业档案管理不规范、档案材料不完整、归档不及时以及档案信息化应用深度不足等问题，未能为供电企业稳定发展提供有力保障。

2.2 档案管理不到位，标准制度不健全

当前很多国有企业建立了档案管理制度，但是制度并不健全，在档案的整理、保管以及保密等方面还存在着很多问题；例如档案资料信息收集不全、不能履行借阅档案的相关手续、有借无还等，还有一些档案人员在整理档案时，随意涂改，甚至将敏感资料随意借阅，这些行为都严重违反了企业档案管理的要求。此外，一些供电企业不重视档案管理的宣传工作，档案价值利用率不高，实际上，最大限度地利用档案信息资源，可以为企业带来不可估量的经济和社会效益，然而目前企业一直轻视档案的利用，也缺乏这方面的有效宣传，多数员工对档案利用的效益并不了解，直接造成了档案资源利用率不高的现象。

2.3 档案管理理论研究及政策指导不足

近年来随着电力行业的快速发展，我国电力改革的步伐不断加快，这种情况下档案管理工作的重要性开始不断凸显，成为摆在供电企业面前的重要课题之一。务必加强企业档案资料的管理，重视这方面的理论研究与政策指导，不断摸索有关档案产权特征、档案资源作用、档案法律地位等相关问题，完善现有企业档案管理模式进行，积极出台相关政策，以指导企业档案管理工作的快速发展。

2.4 档案管理人员业务素质不高

当前我国电力企业中的档案管理人员整体素质并不高，多数档案管理人员并非档案管理专业出身，他们对档案管理内涵缺乏深入的认识，一些档案工作人员的学历偏低，缺乏对相关理论知识及专业技能的学习，整体业务水平低下；一些档案管理人员甚至身兼数职，影响档案管理正常开展，部分档案管理人员其岗位绩效工资不高，影响工作积极性，经常更换岗位及跳槽等现象，人员队伍不稳定，档案管理工作的规范性、完整性得不到保证，严重制约了档案管理工作水平。

2.5 档案管理信息化应用深度不够

在供电企业档案管理工作中，信息化建设非常关键，同时这也是企业档案管理水平得以提高的重要途径之一，目前电力企业档案管理信息化建设全面铺开，但是在信息化应用深度广度上仍需要提升，信息化利用效率比较低，因此未能有效实现档案资源共享。此外，信息化专业人才梯队也不够，严重制约了档案管理工作的发展。

3 加强供电企业档案管理工作的对策

3.1 强化档案管理意识

电力企业应该认识到档案管理这项工作的重要性，并加强对员工的培训与教育，以提升其档案意识，认识到档案管理工作是供电企业中每个员工的责任与义务，增强员工的工作责任感。企业战略决策上要高度重视，组织机构上要充分保障，是档案管理工作做好的重要保证；要建立积极档案意识，正确认识档案工作，持续改进和创新档案管理手段，健全完善组织机构，优化业务流程，建立起现代化的供电企业档案管理体系。

3.2 完善档案管理制度

完善电力企业档案管理制度是规范管理基础，形成统一工作标准，以保证档案管理有章可循。企业归档过程中的资料和文件一定要完整，管理人员在工作中应树立起档案规范化的意识，形成可持续、可复制工作业务流，持续强化档案规范管理；进一步完善企业档案管理制度，强化现代信息化手段基础管理，统一管理不同载体、不同门类的档案材料，为档案信息化应用深度提供制度支撑。

3.3 强化档案人员能力建设

档案管理人员是档案管理工作的执行者，应具有严谨的工作态度，其工作效率直接影响着工作的质量。档案管理人员应遵守法律法规，严格保密机制，鼓励员工参加专业培训，积极学习电力系统的专业知识，使自身的综合能力得到提升，最终保证供电企业档案管理工作可以更加规范、标准。

档案管理工作是一项业务性和服务性的工作，档案管理人员不仅要具有一定程度的业务功底，同时要有非常强烈服务意识。明确档案管理责任，树立大服务意识，既要规范管理各种不同类别档案资料，保证档案资料的真实性与完整性，还要注重充分开发档案资源，有效利用档案价值资源，更好的为供电企业服务，从而促进企业在激烈的市场竞争中得到生存和发展。

3.4 推进档案管理信息化应用

档案管理人员应严格按照归档管理制度，持续规范档案收集整理，完整档案资料能为工程施工、企业合法权益维护等方面提供了科学依据，供电企业在档案管理工作中，应充分利用电子化的手段，利用现代化信息管理系统，配备整套的档案扫描系统，按照“存量80%、增量100%”档案数据化加工，实现纸质文件和电子文件的同步归档，不断提升电子化档案率，实现档案信息查询更加快速、便捷，提高档案管理工作效率和质量，推动供电企业档案管理工作。

4 结语

综上所述，档案管理是一项复杂的工作，其中涉及到很多学科的理论，随着社会经济的发展以及国家加快建设智能电网的新形势，档案管理工作必将会为供电企业的发展奠定坚实的基础。

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2095-2066（2016）34-0143-02

2016-11-15