高校档案信息化管理平台的构建及相关问题阐述

李永战（邵阳广播电视大学，湖南 邵阳 422000）



高校档案信息化管理平台的构建及相关问题阐述

李永战
（邵阳广播电视大学，湖南 邵阳 422000）

摘要：在社会不断进步下，计算机网络已经深入到各个行业之中，高校档案管理也逐渐采取信息化的管理方式，这种转变能够适应社会现代化的要求，弥补高校原有档案管理工作的缺陷，提高了高校档案管理的效率。为此文章在基本阐述高校档案信息化管理平台内涵和意义的基础上，对现阶段高校档案信息化管理存在的问题进行分析，提出高效档案信息化管理平台构建的有效意见。

关键词：高校；档案；信息化管理；平台构建

档案信息化主要是指在保持原有档案信息基本内容的前提下，以资源建设为基本，以档案数字化发展为基本特点，现代计算机的应用在对档案信息的表现形式进行改变，进而形成和传统档案形式不同的信息化档案。档案管理信息化建设是新时代发展下高校档案管理发展的必然要求。高校档案信息化较之于传统的档案管理，具有高效率、便利性、快速型的特点，能够在一定程度上简化高校档案管理工作的繁杂，促进高校档案管理的又好又快发展。

一、高校档案管理信息化平台含义

信息化管理主要是利用科技发展下的新工具来对相应工作进行统一的协调、组织和管理，是一种高效生产力的重要体现。信息化管理平台主要是指利用计算机操作软件、互联网等设备，利用多媒体、网络、通信等新兴技术实现对数据信息的程序化处理和数字化处理，从而为信息管理工作创建一个科学化、规范化的计算机管理系统。高校档案管理信息化平台是指对高校档案信息在借助计算机处理技术的情况下，以一种数字化的形式来对档案信息进行分类存储，并利用校园局域网和计算机联网服务实现对信息的及时、准确传递，在保证档案信息安全、可靠的同时，为用户的档案信息检索提供档案数据路径支持，从而实现档案资源的有效共享。高校档案管理信息化平台基本包括硬件设备和软件工具两个方面。其中，硬件设备主要有扫描仪、数码摄像机、音视频设备、服务器和数字存储设备和路由器等。软件工具有档案信息加工、发布软件以及系统相关的维护操作人员等。

二、高校档案管理信息化平台发展的重要性

（一）实现高校档案存储良好环境的创建

高校传统的档案管理工作一般是以纸张为基本媒介，单一地利用纸张对高校学生和教师的信息进行记录管理，但是受纸张本身特征的局限性影响，这种方式记录的高校档案很容易受到毁坏，不利于高校档案的长久存储。另外，高校档案工作人员在传统档案管理工作中浪费了大量不必要的人力、物力和财力，对高校档案管理工作的效率带来了影响。而信息化的档案存储能够有效弥补这种繁复工作的局限，并能够将高校档案管理信息进行电子存储，在很大程度上减少了档案信息的丢失。

（二）实现高校档案管理、应用的便捷

高校传统的档案管理的工序非常复杂，档案的管理、分类、存储之间存在密切的关联，表现为对一种信息的查询还要了解与之相关的其他信息，而高校档案信息化管理能够快速地对这些有关联的信息进行查找，同时，在信息化的支持下能够优化高校档案的使用流程。

（三）是高校档案业务深入发展的必然要求

伴随高校改革的深入发展，各个高校和外部交流活动不断增加，为此高校档案部门的工作也逐渐加重，出现了一系列门类的高校档案管理工作，比如高校个人业绩档案管理、评职称管理以及学生档案管理等，加重了原有高校档案管理工作任务。同时，在实行电子政务发展之后，高校档案管理办公自动化水平提升，档案类型也由原来的纸张发展成为图片、磁盘、光盘和移动硬盘等多种形式，在实现档案信息多样化发展的同时，也给高校档案管理工作带来了诸多不便。

（四）是提升高校档案管理工作人员自身素质的需要

档案资料管理在高校管理中占有重要的比例，随着教育改革的深入发展，为此也对高校档案管理人员的管理知识以及办公自动化能力提出了更高的要求。在大量网络信息载体、电子文件出现的同时，原有的纸张档案管理方式已不能满足现代化档案管理的需要，也不利于档案管理人员素质的提升，而信息化管理的应用在促进档案管理人员掌握技术的同时，能够在潜移默化中提升档案管理人员的素质。

三、高校档案管理信息化发展存在的问题

（一）高校档案信息化管理人员思想观念落后，对档案信息化管理的认识不够

伴随高校信息资源现代化的深入发展，在一定程度上促进了高校档案管理信息化发展。但高校档案信息化管理的实际成效不明显，究其原因，有一部分的原因是高校管理人员对信息化档案管理工作不够重视，高校档案管理采用的仍是传统的管理思想和管理方法，导致高校档案管理工作处于一种停滞不前的阶段，对于档案管理的具体工作基本停留在对档案的简单查询方面，和实际档案管理的需求很不相适应，在很大程度上削弱了高校档案资料信息的重要意义。

（二）高校档案管理信息化建设平台信息陈旧

现阶段，虽然我国很多高校建立了档案的信息管理系统，但是在实际管理操作和运用中没有重视对档案的科学管理，由此使得高校学生和教师的个人信息基本处于最开始入校的状态，没有对师生信息进行动态化的更新。

（三）档案管理的工作人员素质不高

高校档案信息化管理人才的选拔不够严格，且对选拔上来的人才没有进行合理的管理，由此导致高校档案信息化管理的员工流动性较大，不利于高校档案管理工作的规范化发展。同时，一些高校的档案信息化管理人才不具备基本的计算机操作技能，在很大程度上制约了信息化档案管理的效率和科学性。

（四）高校档案信息化管理的资金投入不够

高校档案信息化管理的重要物质基础是资金的支持，但是从发展实际上看，高校档案信息化管理缺乏必要的资金投入。同时，受思想观念的影响，高校管理人员将高校发展资金大多用于科研，对档案信息化管理没有予以足够的重视。有些高校档案管理人员的政治、经济待遇低，在这种情况下，高校档案信息化管理很难留住人才，导致档案信息化管理人才的流动性较大，不利于高校档案信息化管理的长远发展。

（五）高校档案信息化管理受网络安全影响大

网络安全问题也是高校档案信息化管理有效进行的重要影响因素，但是，现阶段高校档案信息化管理存在较为严重的网络安全问题。

四、高校档案管理信息化建设的策略分析

（一）树立全新的高校档案管理理念，加强高校档案管理的信息化建设

首先，高校有关部门要进一步加强对档案管理信息化的重视，加大对档案管理工作的积极宣传，营造良好的档案管理氛围。其次，高校档案信息化管理的实现不能漫无目的地进行，需要了解高校发展现状档案实际情况，清楚高校档案信息化建设的重点和基本内容。最后，高校档案信息化管理要加快对管理方式、管理内容的创新，还要为高校档案信息化管理创造良好的环境氛围。

（二）高校档案管理信息化建设平台建设要具有充分的资金

第一，加强计算机管理系统的发展。首先，高校档案信息化管理发展需要完善计算机系统的支持，在该系统中要基本包括扫描仪、数码摄像机、音频设备、打印机、服务器中枢、通信设备等，并在硬件设备发展的基础上配合使用一些软件，从而为高校档案信息化管理提供技术上的支持。第二，依照信息化档案管理平台要求进行档案管理。首先，计算机编码的形式需要和终端计算机的软件系统相对应，高校原始档案信息及其电子档案目录需要在一定规则指导下进行一对一的编制。其次，硬件设备要实现模块化的发展，从而降低档案管理设备故障发生的几率。最后，电子档案存储备份系统需要和主机系统分开设置。

（三）提升高校档案管理人员的素质

首先，高校档案信息化管理工作人员需要提升对档案信息化管理的责任意识。其次，提升高校档案信息化管理人员的计算机操作能力以及对档案的处理、分析能力。再次，要定期对高校档案管理人员组织培训，加强对高校档案信息化管理人员的定期考核，在考核的进行中完善高校档案管理人才队伍结构，拓展他们的知识。最后，高校档案馆要积极参与档案信息化管理工作中，形成一种自我发展、自我约束的高校档案管理机制，建立质量管理和目标责任管理机制，提升档案信息化管理人员的工作热情。

（四）加强对高校档案信息化管理的资金投入

第一，将档案信息化管理发展成为高校信息化工程发展中的重要内容，通过对学校发展资金的合理分配保证高校档案信息化管理的科学、有序发展。第二，高校领导需要对档案信息化管理工作人员予以合理的工资待遇和政治待遇，从而加强高校档案管理信息化工作人员对学校的归属感，减少人员流动，保证高校档案信息化的健康、高效发展。

（五）保证档案管理制度的科学有效

高校档案信息化管理的发展离不开完善档案管理制度的支持，高校档案管理制度的形成能够为档案的科学化管理提供有效的支持，规范高校档案管理发展，保证档案信息资源的及时共享。另外，高校管理人员还可以根据档案管理工作发展实际制定出具有可行性的员工激励机制，通过薪资和职称奖励促进档案管理工作人员工作效率的提升。

五、结束语

综上所述，高校档案信息化管理是新时代下高校档案管理工作发展的一宗必然趋势，对促进高校管理的全面发展具有重要的意义。为此需要高校有关人员在遵循本校特色发展管理规律的基础上，充分发挥档案信息化管理对高校档案管理工作的积极促进作用，进而不断促进档案信息化工作发展。

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中图分类号：G271

文献标志码：A

文章编号：2096-000X（2016）13-0161-02

作者简介：李永战（1973，02-），男，汉族，籍贯：湖南洞口，单位：邵阳广播电视大学。

Abstract：With the continuous progress of the society，computer network has gone deeply into various industries. Archives management in colleges and universities has gradually adopted the management information，this transformation can adapt to the requirements of modern society，to remedy the defects of the original file management work，improve the efficiency of archives management incolleges and universities.Based on the exposition of the connotation and significance of the information management platform in the university archives，the paper analyzes the problems existing in the information management platform in the university archives the present stage university archives information management analysis，proposed，archives information management platform construction effectively.

Keywords：colleges and universities；archives；information management；platform construction