高校外事工作队伍建设研究

杨雨晴

（南京财经大学，江苏南京210023）

高校外事工作队伍建设研究

杨雨晴

（南京财经大学，江苏南京210023）

高校外事工作是高校管理工作的重要组成部分，是高校对外联络交流的主要窗口，是对外交流的重要桥梁。外事工作人员是外事工作的具体执行者，外事工作人员的素质直接影响高校外事工作的成效。作者分析当前高校外事管理工作中外事管理工作队伍建设中的不足，以及探讨如何建立一支具备高素质的外事工作队伍。

高校外事管理；队伍建设；外事工作人员

高校外事工作是高校对外合作与交流的窗口，在提升学校办学层次、提高教学科研水平、扩大学校声誉与国际影响力、培养具有国际视野和国际认可的创新型人才等方面发挥着重要作用。外事工作是高校整体工作的重要组成部分，要实现全校国际化，必须有一支高素质的外事工作队伍。外事工作人员正是这支队伍的重要组成部分，外事工作的成效，很大程度上取决于外事工作人员的整体素质。因此建立一支高素质外事工作队伍尤为重要。

一、高校外事管理工作队伍建设中存在不足

（一）外事工作意识缺乏，服务意识不强

高校外事工作是一项复杂的系统工程，涉及多个职能部门，需要学生处、教务处、人事处、财务处、后勤保障处、保卫处等职能部门以及各院系共同协作，在决策及政策上给予支持，落实外事工作编制、经费和办公场所，最大限度地为此项工作创造条件、提供便利[1]。目前大部分高校院系很少专门设置外事秘书岗位，很多都是院系学工秘书或者科研秘书兼职处理外事事务。很多院系领导更关心学院学科建设，缺乏相应的外事工作意识，认为外事工作与自己无关是外事部门的分内事情。由此可以看出我国高校外事管理地位不高，受重视的程度不高。由于没有设立单独的院系外事秘书岗位，兼职外事秘书不熟悉外事工作任务，很多秘书还是把工作重心放在原来的岗位中，因此导致分工不明确，职责不清晰，影响外事工作的顺利开展，从而导致高校外事工作效率低下。由于工作涉及面非常广，外事工作人员处理事务琐碎繁杂，往往外事工作兼顾监管职能，因此外事工作者在工作中经常把自己看成“领导者”，经常出现办事态度不好，办事拖沓，效率低等现象。高校外事工作人员素质的高低直接影响高校外事工作的成效。

（二）组织领导力度不够

目前很多高校虽然成立了校级外事工作领导小组，但是仅仅基于形式，没有形成例会制度。很多高校每周都有学工例会，由分管学生处的校领导主持召开，各院系负责学生工作的院系领导和职能部门领导参加，每周在例会上反馈学生工作存在的问题和工作落实的情况。这样校领导可以宏观调控学生工作的进展，有效监督和指导学生工作。而外事工作可能每年或者每学期才召开一次，各职能部门、院系外事工作缺乏方向感，阶段性工作目标与任务不明确，学校领导对各职能部门、院系外事工作的进度和落实效果不清楚，不能进行有效的监督和指导，无法制定学校下一阶段的学校外事工作目标和任务，这严重削弱了校领导小组的宏观调控职能，外事部门的职能作用也不能完全发挥出来。

（三）缺乏相应的培训

随着高等教育国际化不断深入，高校外事服务的主体不仅仅只是外宾还有高校师生和各部门工作人员。由于外事工作事务性和行政性工作很多，外事工作者将大部分精力和时间用于处理琐碎的事务中，知识折旧率高，很多外事工作者大多没有多余的时间做到自身主动学习新知识，加强英语基本功锻炼。对于高校外事部门来说，上岗培训不正规，往往是走过场，更疏于定期对工作人员进行包括外事政策、业务能力及处理涉外突发事件等培训。外事工作岗位工作情况特殊，政策性非常强，经常与外国人打交道，外事工作人员应不断学习外交政策，提高政治敏锐度，提高行政管理和业务水平。

（四）外事管理规章制度不完善，缺乏考核激励制度

完善规章制度是机制顺利运行的保障，明确的外事规章制度，可以使高校外事工作者做到有法可依，有章可循，特别是遇到涉外突发事件，知道怎样依照规章制度预防和处理，因此建立健全外事规章制度尤为重要。目前不少高校的规章制度通常只是一纸文本，没有真正实行过，更不用提在实施过程中不断修改和完善，外事工作没有走上制度化、规范化、程序化的轨道。由于外事工作特殊，传统的绩效考核中没有包含外宾接待、团组出访等考核内容和评定情况。激励是指一个人追求某个既定目标的愿意程度。哈佛大学心理学家威廉·詹姆斯发现，普通人在工作时一般只运用了10％的潜力，这尚未用上的潜力可通过适当的技术开发出来。按时计酬制度下的员工只需要发挥20％～30％的潜力即可“称职”，若给予充分的激励，潜能的利用率可以上升到80％～90％[2]。目前部分高校没有建立一定的外事考核激励机制，致使外事工作者工作积极性和工作主动性不高。

二、如何建立一支具备高素质的外事工作队伍

（一）加强对外事工作人员选拔和培训

1.加强对高校外事工作人员的选拔

外事工作是政治性和纪律很强的工作，这要求外事工作者具有良好政治素养，有高度的政治敏感性，坚决维护国家和集体利益，严格遵守相关法律法规。因此在选拔任用环节首先应注意被选拔人员是否具有过硬的政治素质，是否具有高度的政治敏感性，是否讲政治、识大局、对国家、集体和学校利益有强烈的责任感和使命感。其次还应注意被选拔者是否具备过硬的专业素质，是否有良好的外语沟通能力、对政策方针把握的能力、组织协调能力、处理问题和解决问题的能力。由于高校外事工作不仅需要外事工作人员具备外语听说能力，还需具备外语写作能力，因此选拔外事工作者可以分口试和笔试两个环节。把好这几道关，保证录取人员的质量。

2.加强对高校外事工作人员的培训

强化外事工作人员岗前、岗中培训工作，同时鼓励他们自我学习，培养自我效能感。培训主要包括政治纪律、外事政策培训、服务意识、业务能力培训。应对外事工作人员进行系统的外事管理工作培训，比如开展外事礼仪、跨文化交流、外交学、外事管理技巧、因公护照及签证办理、强化服务意识等方面的讲座。另外，通过学校与外方高校合作关系，派外事工作人员赴海外培训，这样不仅可以使外事工作人员外语水平得到提高，还可以学习国外先进工作管理模式，开拓外事工作人员眼界，提高管理能力。做好培训工作可以提高外事工作人员的政治敏感性、组织纪律性、增强工作责任心、提高办事效率，更好的为学校师生服务。部门应积极倡导工作人员好读书、读好书，增强部门人员自我学习意识。通过自学，来完善知识储备，在实际工作中真正提升外事管理水平。

（二）建立健全外事管理规章制度

高校应根据实际情况和外事管理工作内在规律制定出具有针对性的相关制度和措施，将外事管理工作做到制度化、规范化和程序化。在外籍专家管理方面，应制定和完善《外籍专家招聘制度》，制订和修订《外籍教师合同》、《外籍教师管理办法》，规范外籍教师行为准则，明确外籍教师职责，提出教学目标和课程要求，把好教学质量关。为保证公正、公开、公平的教学质量评估体系，建立和完善外《外籍专家测评考核办法》，通过学生考评、外教自评和外事部门随堂听课等方式定期对国外教师教学情况进行考核。在因公团组出访方面，外事部门应根据国家相关政策和法律法规，建立健全《因公出国（境）管理办法》、《申办因公出国（境）手续流程和细则》，加强对因公出国（境）管理。在留学生管理方面，高校应根据国家相关政策和自身特色，制定和完善具有自己特色的留学生管理制度和办法。比如：《留学生管理办法》《本科学籍管理办法》《研究生学籍管理办法》等，保证留学生教育质量，减少高校涉外事件的发生，提高留学生行政管理效率。

（三）完善考核激励机制

高校应根据外事工作的特殊性，结合外事工作特点，制定相应的考核内容和考评指标。考核的目的不仅仅是为了调整外事工作人员的工资待遇，是为了提高外事工作人员的工作能力和改进工作绩效，提高外事工作人员在工作中的主动性和有效性。激励是指鼓舞、导向人的行为，并使人的行为持久巩固的过程。即调动人们积极性的过程[3]。为了充分调动他们工作的热情和工作积极性，在对外事管理人员绩效评估的基础上，适当引进激励机制会进一步激发他们工作的积极性和主动性。对外事工作者的激励主要包括物质激励和非物质激励两个方面，根据外事工作者实际需求和工作情况进行给予相应的激励。物质激励顾名思义就是给予外事工作者物质上的奖励，高校可以根据外事工作者考评情况，对考评优秀者给予奖励。根据马斯洛的需要理论，人基本的生理安全的需要得到满足之后，会需要更高层精神追求即社交需要、尊重需要和自我实现需要。外事工作者普遍接受良好的教育，在基本生理和安全需要得到满足后，更注重精神上的追求如：工作的成就感、责任感、领导的认可、同行的尊重、社会的接受。因此在制定激励机制时应多考虑非物质激励，比如对外事工作做出突出贡献者给予表彰，发放荣誉证书；加强与外事工作者情感交流与沟通，尊重他们帮助他们，让部门员工有归属感。通过物质激励和非物质激励相关结合，有利于充分发掘外事工作人员身上的潜力，发挥主观能动性和创造性，有效高质量完成既定的工作目标，不断提高高校外事管理与服务水平。

[1]蒋建华.高校外事工作机制探索——兼论SWUFE外事工作改革[D].成都：西南财经大学，2009.

[2]倪杰.管理学原理[M].北京：清华大学出版社，2006：272.

[3]石兴国，安文，姜磊.组织行为学[M].北京：电子工业出版社，2005：369.

The foreign affair in colleges and universities is an important part of the university management work, is the main window of the foreign liaison and exchange,and is an important bridge for foreign exchange.Foreign affairs staff is the specific implementation of the work of foreign affairs,the quality of the staff of foreign affairs directly affect the effectiveness of the work of foreign affairs.The author analyzes the problems in the construction of management team of the foreign affairs in the foreign affairs management at universities currently,and discusses how to establish a highly qualified foreign affairs team.

foreign affairs management;team building;foreign affairs staff

G647

A

2096-000X（2016）24-0170-02

杨雨晴（1987-），女，南京市，汉族，硕士，副主任科员，实习研究员，研究方向：金融、教育管理研究。