公证服务能力建设之我见

李 颖，汤 舟

（安徽省合肥市徽元公证处，安徽 合肥 230061）

公证服务能力建设之我见

李 颖，汤 舟

（安徽省合肥市徽元公证处，安徽 合肥 230061）

公证服务现阶段的主要矛盾在于公证服务能力未能满足公证当事人日益增长的公证需求。首先是缺少法律强制公证事项，公证服务被动且消极；其次缺少法律对公证证明标准的规范，而认定公证证明责任的不确定性增加公证执业风险；最后，现代化办证系统利用不充分、人力资源短缺、信息核实渠道单一等影响公证服务能力。为解决现阶段公证服务能力问题，应从以下几个方面着手：首先需要争取上级主管部门的支持，打破行政管理壁垒，发挥公证服务能力。其次，突破传统方法，以现代化手段宣传普及公证法律知识，及时了解当事人的公证需求。最后，建立一站式对外信息交流互助平台，为当事人提供自助查询、互助交流的便利。

公证服务；原因分析；解决建议

在当今社会处在经济转型期、经济发展期，公证服务也相对到了一个瓶颈期：传统业务消亡社会节奏加快、“互联网+”浪潮倒逼公证服务改革、相关行业发展迅猛蚕食公证业务领域，不求变革发展则会困于一隅甚至消亡。公证改革是公证发展的动力和手段，公证发展必须依靠公证改革创新来推动。[1]

一、现阶段公证服务能力的现状

从公权力的神坛上走下的公证，以社会化的法律服务为目标。然而公证服务能力的现状是相对落后的，公证服务现阶段的主要矛盾在于公证服务能力未能满足公证当事人日益增长的公证需求。

（一）公证服务效率低

日常的公证工作包括接受咨询、审查证据材料受理案件、拟写笔录证词办理公证、提交审批、制作公证书出证、整理公证卷宗并归档等一系列流程，然而公证机构的人力物力财力资源有限，日均、人均接待能力不足，对于一些较复杂或涉及重大人身财产方面的公证事项核实证据材料所需周期长、成本高，已经难以适应越来越复杂的市场化公证需求。

（二）公证服务效果缺少社会高度认可

公证法律服务以预防纠纷为主要目的，其常态并非实现救人之所困、解人之所急的效果，固然容易被忽视。而往往为了公证服务效率，忽视公证服务质量导致办证瑕疵乃至错证的情形也时有发生，最终给整个公证行业带来负面影响。并且传统公证思维存在着注重办证过程和结果，忽视公证书使用效果的问题，难以赢取社会广泛而积极的认可。殊不知一份公证书的出具之时，方是验证其生命力和法律价值的开始。

（三）公证服务的认知度低

1.普通民众对公证的认知度低

普通群众缺乏对公证的了解，对公证需要缺少预见性。随着经济结构变化，人民物质生活水平提高，公证案件的件数和复杂性日益提升，公证行业是专业的法律服务行业，其独立性、技术性、专业性、效率性使很多当事人往往自始至终都不清楚自己要做何种公证或者无法清晰理解他所需公证事项的内涵和意义。

2.公证同行之间的认知度低

公证法律中程序细节的不明确以及各地区经济发展水平、人员素质结构的差异，直接导致公证地方化色彩浓重且地方性差异明显，甚至也会导致同一城市不同公证机构不同公证员都各自有不同的判断标准，主要表现为公证事项受理标准不同。由于公证同行之间信息交换不畅，缺乏交流互助，难以对公证法律服务的细节问题达成共识和互相认同。公证法律服务理念先进、发展较好的地方公证机构，都是以公证人为先导和动力，以上级主管部门的大力支持为前提，以同相关行业的深入合作为基础才有的个例。这些个例尽管被其他公证机构了解和学习，但并没有形成可行性强的经验，没有被上升为制度性标准性的通行模式，难以被推广和复制。

3.与公证法律服务相关的行业部门对公证的认知度较低

公证业可以和许多行业、部门产生联系，国家机关事业单位中的房产管理部门、婚姻登记部门、医院、商业银行、司法监狱部门等，服务中介行业中的律师行业、留学机构、国际旅游业、房产交易中介等。与公证相关的领域广泛，但这些行业部门工作人员本身对公证的认知不足，对于当事人的解释和建议在公证人看来也极为“外行”，以至于受到不准确引导的当事人“自以为是”的期望在公证处不能得到满足。这就说明公证服务与相关合作行业对接存在误差。

二、公证服务能力不足的原因

（一）缺少法律和社会的认同，使得公证行业被动且消极

公证服务缺少法律的维护和支持，也缺少社会的认同、理解和肯定，公证执业风险较大，必然导致公证执业的被动和消极，抑制公证服务能力的提升。

公证在许多领域发挥着越来越重要甚至不可或缺的作用，《中华人民共和国公证法》也明确规定了公证事项分类，但究其根本，公证依然是依申请而开始的被动方，具体相关部门法律、法规、规章缺少明确规定必须公证的法定公证事项。公证程序缺少统一系统的规范予以支撑，从而影响到各地区、各行业人士对公证的认知、理解不足且不一致，难以形成广泛积极的社会效应。

（二）公证证明责任对公证服务能力的限制

1.公证证明标准缺失，认定公证证明责任的不确定性限制公证服务能力的提升

追究公证证明责任是保障公证真实、合法、公平、公正的内在要求，但实际上却缺乏统一规范的公证证明标准制度的支撑。证明标准缺失造成公证证明审查的义务没有明确的边界，既可能过严而导致当事人过度举证，也可能过松而产生公证事实认定上的过错和过失。前者增加当事人的负担，是一种义务的转嫁，形成对当事人举证义务的不合理扩充，容易导致“过度举证”，引发当事人的质疑；后者产生错证假证造成的不良法律后果，既给当事人带来损失，公证机构也会承担过错责任。然而没有统一的证明标准，就没有追究公证证明责任的判断标准，公证证明责任的认定存在较多的主观不确定性，也增加了公证执业风险的不确定性。因此为减少执业风险要求当事人严格举证就成了公证实践中的普遍做法，这与当事人的公证需求产生不可避免的冲突。

2.公证行业性质导致公证证明责任与当事人需求的价值冲突限制公证服务能力

同为法律服务行业，公证行业却与律师行业有着本质的不同。公证，主体是公，公作证，以“公平公正”作为原则，意味着公证服务必须“以事实为依据，以法律为准绳”。与律师站在当事人的角度竭尽所能以一切不违法手段为当事人争取利益不同，大部分公证机构没有法理上 “法无禁止即可为”的自由，实际上遵循着“法无规定即不可为”的不成文规则。

既要求提升公证服务能力满足当事人需求，又必须秉承公证服务依法办事的原则。当事人有“法无禁止即可为”的公证需求，公证机构却以“法无规定即禁止的”态度应对，这导致公证证明责任与当事人公证需求两者存在一定的价值矛盾。举例而言，当今委托公证需求有了新的变化，形成了一类异化的担保性委托，主要体现为民间私人借贷中贷款方为了防止风险或简化债权实现的程序而要求借款方办理委托处分财产（主要是房产）公证。在办理担保性委托的公证时，一般不表现借贷双方存在的债权关系细节（如借款目的、利息、资金来源等），公证人员只告知双方委托的法律后果。这种担保性委托构成虚假的委托关系，易被投机分子利用炒房、偷税、漏税，或从事非法高利贷、非法集资活动，严重的可能损害社会经济利益、扰乱社会经济秩序，也影响了公证整体的社会公信力。[2]江苏省公证协会也早在2014年就印发了 《关于谨慎办理以处分房产为内容的委托书公证的指导意见》，在行业规则的层面要求停止办理担保性委托公证。

3.遵循当事人办证需求下的公证执业风险限制公证服务能力的提升

公民有“法无明文规定即可为”的办证需求，而面对公民的办证需求且当法律规定空白、模糊、有矛盾时，公证机构是否可以通过法理阐述和推论对当事人的公证申请进行合法性审查，由此出具的公证书是否尽到审查义务，是否会产生使用上的问题，是否会被追究公证证明责任引发公证执业风险，是提升公证服务能力急需解决的问题。因案情的复杂性和法律体系的不完善，在基本法律没有赋予公证机构法律解释权的现状下，公证员的自由心证可能与法官的自由心证相异。在公证书使用产生问题进行公证损害赔偿的过错责任认定时，公证机构很可能因为公证文书在主审法官看来存在法律适用的错误而蒙受“不白之冤”。[3]

（三）软实力的缺失对公证服务能力的限制

软实力的缺失直接导致办证效率低，办证成本增加，也不利于建立公证机构与公证当事人双方良性的信赖关系。

1.现代化专业办证系统利用不充分

即使是有条件使用现代化办证系统的公证机构，也多因为自身技术、资金、能力有限，使用相对独立的内部局域网络系统办证，不仅不能实现内外互动，甚至没有实际充分运用现有公证系统的许多应用功能。举例而言，我省使用的公证处综合应用系统中是有信用公示功能的，主要用于举报违法申请办证的当事人，包括冒名顶替、提供伪造的证据材料等情况都可以上传黑名单。目前这个功能基本闲置，各个公证机构难以通过该系统加以防范，当事人违法举证并无任何法律风险。“互联网+公证”是大势所趋，无法做到内外互通有无的公证在线服务平台必然限制公证服务能力的提升。虽然许多公证机构做过许多尝试，比如和相关企业的网络系统融合、合作，利用相关系统功能或自主研发多功能多平台的在线服务系统等，但还是因为技术、资金、人力的限制以及各地方公证实践差异，没有被广泛全面的运行。

2.人力资源严重不足

相比于律师行业十年来的迅猛发展，公证员队伍却十年来并无显著变化，这显然不符合市场发展需求。法律规定的公证员职位任职资格较高，却缺乏薪酬、技术职务或行政职务的上升空间，又承担较大的执业风险，必然导致人员萎缩、素质下降。[4]而且大部分公证机构是事业单位体制，受到上级行政主管部门不同程度的管理，收入分配存在一定限制，公证人员的工作积极性面对日益增多的工作量有不同程度的降低。人力资源短缺、工作积极性降低必然导致公证服务压力过重，无法进行细化分工和产业结构升级，工作效率难以显著提高。

3.信息收集渠道单一

民政部限制开具无婚姻登记记录证明，公安部停开户籍情况说明、死亡证明等征询公众意见。看似便民的措施，不一定起到惠民的效果。在处理涉及重大财产处分的公证事项时，不可避免需要对上述问题进行严格审查，目前只能通过开介绍信的方式派专人前往核实取证。这就增加了公证机构人力物力成本，加剧了公证机构实现取证渠道升级的迫切需求。

三、提升公证服务能力的若干建议

（一）争取上级主管部门的支持，打破行政管理壁垒，发挥公证服务活力

公证服务的各项发展离不开巨大的人力、物力、财力的支撑，因此只有积极与上级主管部门沟通，引起重视，才能打破行政管理的壁垒，突破行政指导的局限。行政管理部门应起到监督、适度管理的作用，而公证协会业务指导委员会也应发挥专业指导、高度自律的作用。在“两结合”的公证管理体制下，把握政府职能转变趋势中行政管理的宏观性、间接性和行业自律的直接性、微观性。[5]这样既可保证公证服务质量，又能发挥公证服务活力。

除了业务上的质量与效率外，还应积极争取有关部门的支持，促进相关办证程序细则具体实施，从公证实践中保障公证机构与公证人员的权益，例如赋予公证人员薪酬和技术职务的上升空间、公证人员应有权拒绝有违法违规举证记录且信用度低的当事人的办证申请等，由此吸引更多的高素质法律人才加入公证服务队伍。

（二）突破传统方法，以现代化手段宣传普及公证法律知识，取得广泛关注

在各种碎片化、片面化信息高速运转的今日，突破传统宣传手段普及公证基本知识，引起社会对公证正面价值的关注，是“互联网+”公证的必然要求。例如通过微信公众号、认证微博号进行宣传，与专业团队合作制作视频，宣传公证小知识，并在公证办证大厅、街道办事处、学校以及有关中介机构的宣传栏，在有硬件条件的情况下循环播放常见公证事项的简单视频动画，指导公民公证程序的流程细节及需要准备的材料。这样使民众知其然更知其所以然，即使在办证咨询环节也可以更快地进入核心，避免简单问题的重复，减少办证时间的浪费。同时向民众宣传违法违规举证申请公证事项的法律后果，所触犯的法律法规，会处以何种刑事处罚。最后，公证机构也应与媒体积极接触，宣传公证服务能力，宣传正能量，引导全社会的公证法律意识，促进公证的生活化、社会化。

（三）建立对外信息化交流互助平台，互通有无

组建或与信息公司合作建立专门的独立的信息系统开发、维护团队，建立手机、电脑全平台对外信息交流互助系统，从三个层面构建对外信息化交流互助平台，即面向公证业同行的、面向与公证相关的其他行业部门的、面向普通有办证需求的民众的。

其一，面向公证业同行的层面。应结合、整合现有的理论实践研讨论坛等各平台资源，逐步突破各公证机构各地区局限，将各地地方性公证法律法规、研讨会纪要、已发表的理论性研究成果等汇聚一堂，集思广益，共同探索可以形成共识的规则方法，以促进细化的公证证明标准的逐步建立和统一。同时，应建立风险防范系统，通报所发现的违法举证行为，记入黑名单并信息共享，对当事人信用度进行评估，设置相应的惩戒措施以警示、震慑当事人。

其二，面向与公证相关的其他行业部门的层面。对与公证相关的拥有信息供应源的政府职权部门，应实现双向资源信息共享，一方面能够有一定的对接窗口可以查询信息，解决网络信息核实问题，整合各部门资源，实现婚姻状况、户籍、死亡等信息的“直接证明”，打破“以证换证”的传统证明方式，真正做到便民惠民。另一方面，公证机构将风险信息同样发布出去，同时有对接窗口解决政府职权部门查询公证书真伪的问题。“这个过程十分艰难，因为公证很难给对方提供具体的‘好处’，在信息决定成败的今天，这是一种不对等的交换，即便数据、技术等‘万事俱备’，供应源的一句‘凭什么’便可‘逆转东风’，公证只能低姿态追求融合，在获取信息后想办法回馈这些部门……而最重要的是，公证需要对包括这些信息在内的所有供给要素进行平台化建设，当达到一定的供给规模时，就会获得来自他方的主动材料供应。”[6]同时，公证机构应与律师事务所、法院密切联系，通过理论交流、案例指导，在法律的理解适用上形成共识，便于公证文书在诉前或诉中的使用，增强公证书的有用性，提高公证预防纠纷的能力。最后，公证机构还应与相关行业如翻译机构、办学机构、旅游机构及银行、房地产、工程建设企业的法务部门开展理论交流，便于学习跨行业新知识以及公证业务的拓展实践。

其三，面向普通办证民众的层面。对普通办证民众，信息系统也是一个重要的公证宣传平台，可以脱离高深的法律术语，浅显易懂地普及公证法律常识，同时也提供当事人在线咨询、自助查询、预约申请、绿色通道等服务，组建不同公证事项的互动版块，有公证人员与当事人的互动，也可以有当事人之间的互动。公证人员通过与当事人的互动，可以聆听当事人的需求，探索公证的可行性可能性，及时了解公证书使用的效果和存在的不足，总结经验教训。而当事人之间的互动，尤其是申办相同公证事项的当事人之间的交流互助，可以大大减少公证人员的负担，同时也有利于当事人在互相交流经验的过程中加深对公证的理解。

[1]何思明.公证改革发展若干规律性认识[J].中国司法,2016 (1):62-63.

[2]李红.谈异化委托书公证的风险分析[EB/OL].[2016-05-03].安徽司法行政综合信息网公证管理处理论研讨版 http// 160.16.0.8:880/chn201005171608351/article.jsp?articleId= 188224.

[3]刘沛佩,李运洪.法律解释权背后的公证受理标准改革[J].中国司法,2014(10):53.

[4]山东省司法厅公证管理处课题组.关于公证机构体质改革的路径思考[J].中国司法,2014(6):50.

[5]洪英.关于公证权性质与公证管理体制改革的思考[J].中国司法,2014(12):52.

[6]段伟,杨绍宏.从供给侧改革理论中探寻公证现代化内涵[J].中国司法,2016(6):49.

Opinion on Capacity Development for Notarial Services

Li Ying,Tang Zhou
(Huiyuan Notary Public Office of Anhui Province,Hefei Anhui 230061)

A principal challenge in the field of notarial services is the failure of the notarial services to satisfy the applicants’ever-growing needs of notarization.In this respect,the reasons are as follows:firstly,the statutory notarization items are not specified in the legal provisions and the notarial services are passive and negative;secondly,the lack of legal rules for notarial certification standards and uncertainty of identifying the responsibilities for notarial certification will lead to more potential risks of notarization practice;last but not least,the low level of the usage of modern certification handling system,shortage of human resources,monotonous and limited channel of information verification will impose adverse impacts on the notarial services.The following solutions can apply to the existing problems of notarial services:firstly,obtaining the support from superior authority,breaking the barrier in administrative management for the purpose of fully improving the notarial services;secondly,breaking through the traditional practices,publicizing and popularizing the legal knowledge in notarization in a modern manner,and keeping abreast of the applicants’needs on a timely basis;finally,establishing a one-stop external platform for information exchange and mutual assistance for the purpose of facilitating to provide the applicants with the self-service inquiries and mutual exchanges.

notarial services；cause analysis；solution

926.6

A

1671-5101(2016)05-0001-05

（责任编辑：陶政）

2016-07-21

李颖（1966-），女，安徽阜南人，安徽省合肥市徽元公证处三级公证员，法学学士。汤舟（1989-），女，安徽芜湖人，安徽省合肥市徽元公证处实习公证员，法学硕士。