试论如何强化高校档案管理

张 杰

(汉江师范学院，湖北 十堰 442000)

试论如何强化高校档案管理

张 杰

(汉江师范学院，湖北 十堰 442000)

随着科学技术的不断进步，高校档案管理工作也应与时俱进。现阶段高校档案管理工作仍存在诸多问题，要规范管理教学档案，提高管理意识，发展与完善高校档案管理系统，推行新举措，强化高校档案管理工作。

高校；档案管理；改革与创新；新举措

一、现阶段高校档案管理工作状况

档案是指机关、机构、组织或个人在业务处理过程中所产生、持有并保存记录的文件或资料。而学校档案是指学校和教师在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的图表、文字、录像、计算机软件等不同的的文件材料。目前，我国高校档案管理工作情况并不容乐观。首先，我国教学档案管理工作仍遵循传统，固步自封，观念落后于其他发达国家，体制改革止步不前。其原因在于我国许多高校对教学档案管理工作十分不重视，在档案管理中仍旧使用传统方法，不能跟上时代发展，新科技不能及时应用于档案管理系统。并且高校从事管理工作的相关人员对档案工作缺乏热情，每天按部就班的工作，缺乏创新精神。思想观念落后，对档案管理事业的前景毫无展望，造成了档案管理水平的缓慢提高，甚至是停滞不前。其次，我国档案管理事业的不重视，不能为之提供高素质人才。在数字化进程下，档案管理逐步信息化、数字化，高素质人才的作用显得尤为重要。但是，从我国现阶段在档案管理层面的工作人员情况来看，却是人才结构单一，缺乏专业技术指导与训练，对现代高新科技技术的必备技能不能完全熟练掌握，不能充分利用现代高新技术，导致了档案管理的进化工作进展缓慢。最后，我国没有专业人员将现代科技融入到档案信息化建设上，导致高校档案管理系统落后，水平较低，不能进行良好的数据化处理与存储。更有甚者，有些高校仍采用手工操作。这些与现在进程趋势不能相配合的情况，如果不加以创新与改革，必将远远落后于时代的发展，拖现代化进程的后腿。

二、规范管理教学档案，提高管理意识

目前，我国高校档案管理系统存在不少问题：工作人员的工作热情不高、管理意识不强、责任意识差，从而导致管理不规范。所以，实现教学档案管理规范化势在必行。

正所谓无规矩不成方圆，清除档案管理工作上存在的弊端与诟病，促进档案管理工作的创新与改革是首要工作。首先，对工作人员进行责任意识的培训，强调档案管理工作的重要性，使其增强责任意识，改变对档案工作的不重视。其次，要制定严格的规范化工作标准，使教学档案管理愈来愈规范化。组织全体员工认真学习《档案法》、《格式》和《办公》等国家对机关公文处理工作的原则与方法，规范工作方法与执行规范。最后，要建立有效的管理制度和严格的工作程序，严格遵循国家法律，不滥发与国家法律有悖的文件。在文件发送之前，应反复核查，严格控制文本件数，禁止过多发送。

现在，大多数学校逐渐对档案工作加强认识，并加强档案工作的地位，不断建立健全档案管理制度，例如岗位责任制，这种制度与 的考核制度相互制约，保证档案管理工作的质量，改善了档案管理工作的公共环境。鉴于许多档案工作人员的消极工作的弊病，我国高校应努力改变这些腐败的思想与落后的工作方式，转变工作作风，解放思想，全面提高工作能力与水平。还要提倡工作人员树立强烈的责任意识与集体荣誉感、职业自豪感，打破他们目前心中的安于现状及不求有功但求无过的消极思想。倡导创新精神，大力实施那些可行的措施，，充分利用人才，给人才发挥的空间，将不作为的领导替换下去。强调员工的进取精神，组织每个工作人员都拥有奋发图强、昂首向前的冲劲，对于难题和挫折，敢于挑战、敢于胜利。强化自身的挑战意识，使每个人的主观能动性充分发挥出来。善于学习新知识，尝试新的工作方法，不断创新新的工作方法去攻克各种各样的难题，不再循规蹈矩，不再墨守成规，不在止步不前。

三、发展与完善高校档案管理系统

众所周知，我国长期以来受计划经济的行政模式的影响，我国档案管理工作人员在管理模式上有着倾向传统的工作习惯，给高校的档案管理带来了极大的不方便。我国由以前的纯手工档案到现在的半数字化与信息化档案，经历的发展时间太过漫长，我们现在应用现代化管理手段去替代落后的手工管理方法，加快数据的输入，逐步实现档案目录的检索自动化，提高工作效率的服务质量。

高校的教学档案具有内容多样性和来源多向性的特点，因此也给档案管理工作带来了一定的障碍。这就要求我们的档案工作人员要有团结与整体意识，合力对复杂的档案信息进行整合、分类。根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理规范》，结合学校实际情况，对学校档案进行合理管理。一般来说，教学档案应按照以下几个方面进行分类管理。

学校综合档案。学校综合档案应包含上级下发的文件与本校制定的教学管理

制度与教学大纲、课程表、作息时间表等重要综述性文件档案。

各学院、教学系档案。该档案范围应包括学校下发的管理文件、课程表、作息时间表、校历表、教学大纲等计划表；还应囊括本院系的教学管理文件、教学检查、听课记录、学生意见反馈、教师进修培训记录、学生实习计划、考试试题与题库、教室业务档案与教学工作总结等。

教师个人教学档案。本档案范围应包括教师个人所在院系所下发的各类文件，与教师本人相关的教学计划大纲、课程表、个人讲义、考试命题等。

当前，也有不少高校为档案管理注入了新鲜的血液——采用目录管理，打破传统模式的分卷管理。所以，各大高校也可积极主动创新与改革新的档案管理模式，主动的把档案管理工作与学校的中心工作有效结合起来，使档案管理工作真正受重视，并实现管理方法的多元化与社会化，提高服务质量，为社会做出更多贡献。当然，我们要选择最适合学校的发展方式与方法。众所周知，档案的管理工作是学校工作的一个重要的组成部分，只有关注学校的发展前景，才能在档案资源、档案人力、档案开发与宣传等方面做到与大局相协调的地步，才能保持档案工作的活力，并为档案工作创造良好的工作环境与氛围。但是，我国各大高校的条件不尽相同，因此，在创新模式的发展趋势下，各大高校要根据自身情况，明确发展的目标，做出适合自身发展的档案管理工作发展模式。不能一味追求成绩而盲目攀高，不切实际。

档案管理工作的发展还应适合社会发展的步伐。我国科技相对落后，我们可以借鉴国外发达国家的档案管理制度与发展模式，从而不断提高我们的管理水平，进而推动档案管理事业向前发展。

四、改进档案管理工作的举措

在信息化不断发展的今天，信息化档案管理的发展趋势已势不可挡，信息化技术不仅为教学档案管理提供了技术上的支持，而且促进各大高校不得不加快数字化档案的进程。然而，如何才能快速实现档案管理的现代化呢？首先，高校高层领导要解放思想，改变观念，主动学习新技术，从传统守旧的模式中走出来，学会运用电子计算机来进行工作。其次，高校应积极响应国家号召，运用国家推荐的档案管理系统软件，尽快的实现高校资源共享。另外，

还应不断加强宣传措施，以此来扩大档案辐射的区域。为此，首先应利用宣传提高对档案管理新科技的认识，组织学习档案方面的法律法规，运用现代高科技技术制作宣传作品，通过各种平台向群众展示展览档案的资源与优秀文化，做到与公众密切交流，欢迎群众的意见和建议。其次要扩大其覆盖范围，把媒体、政府等有关部门充分调动起来，通过颁布新政策，扩大宣传范围等方法，提高高校对档案的认识，并明确档案的重要性。高校是文化传播、文化聚集的地方，是社会文化的的重要组成部分，对社会的影响也较为重大。因此，政府应当支持高校档案管理工作的发展，使档案服务于大众。

组织档案管理人员积极学习计算机以及多媒体技术，选用容量大、档次高的先进计算机，选用功能性强的档案管理系统去管理档案，建立健全网络及检索体系。还要充分利用网络资源，建立高校资源数据库，通过网络平台向教师与学生提供学籍管理、教学动态、教学改革、上交作业、考试信息、个人信息等各方面的重要资源，方便学校的教学。

此外，我们要加强对人才的应用与培训，树立人才资源是第一资源的思想，不断完善终身教育体制，使工作人员不断学习，提高档案管理工作的质量，不断提高工作人员的文化水平与专业知识水平，提高工作人员运用专业知识处理实际问题的能力。

作为档案管理工作者，应清楚档案对于教育事业的重要作用与意义，主动提高自身的责任感、创新能力、挑战意识，主动把握工作重点，使档案管理走向规范化、现代化、信息化，为高校档案管理工作做出贡献。

[1]杨伟龙.高校档案管理改革创新探讨[J].韶关学院学报,2012,(11):206-208.

[2]余红叶.信息化环境下高校档案管理的创新模式与改革[J].经营管理者,2013,(14):289.

[3]郎志英.高校档案信息化管理工作改革与创新发展[J].信息化建设,2016,(1):168.

责任编辑：周小梅

2016-10-30

张杰(1978-)，女，湖北丹江口市人，硕士，汉江师范学院综合档案室馆员，研究方向为高校档案管理工作。

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1009-1890(2016)04-0086-02