浅谈企业档案管理与创新

李 芳

山东新和成药业有限公司

浅谈企业档案管理与创新

李 芳

山东新和成药业有限公司

档案管理是我国文献信息管理系统的重要组成部分，保存历史的原貌、反映历史事实，也是为社会实践服务，对馆藏、科技、文件、人事、图书等内容进行有效地管理、记录在案。新时期，对档案管理提出了不断创新和完善管理的要求，也对档案管理人员的素质提出了挑战。本文阐述了档案管理的重要性及其作用，分析当前档案管理存在的现象，探索在新时期档案管理不断创新与完善的新路子和新方法，充分提高档案管理的利用率。

档案管理；企业；创新；完善

近年来，企业档案管理工作取得了长足进展，但依然存在很多问题，如档案管理意识薄弱、档案使用频率不高、档案人员素质低下、档案信息化建设滞后等，严重限制了档案价值的发挥。在当前国家大力提倡创新的大背景下，企业必须提高对档案管理的重视程度，不断提升档案管理的质量和水平，为企业开展科技创新活动提供有力的档案信息支持。

1 企业档案管理存在的主要问题

1.1 档案使用频率不高

现阶段，多数企业能够正视档案的采集与保存工作，但对于档案的使用却缺乏足够重视，很多企业档案在经过简单的分类整理后就被存放到档案室或上传至数据库中，之后就将其束之高阁，鲜少有人问津。实际上，档案的真正价值并不仅仅在于记录，更在于参考和借鉴，如果档案一经形成，就被永久性地封存起来，从而失去其原有的意义。

1.2 档案信息化建设滞后

当前，除了一些大型企业之外，很多中小企业的网站建设才刚刚起步，档案信息化建设更是严重滞后。同时，企业档案信息系统未与其他部门的信息系统进行有效衔接，很多档案的采集、移交依然依赖于手工操作，而不能通过信息化途径自动完成。此外，企业缺乏专业的信息化档案管理人才，对于档案信息化的理解还停留在计算机操作的初级层面上，这限制了档案信息系统功能的发挥。

2 企业档案管理工作当中的发展与创新

2.1 引进科技化

企业档案科技化是企业信息管理的必经之路。档案信息是非常重要的信息资源，当今互联网发展迅速，企业档案也要跟上时代的步伐，把企业档案科技化，传统的企业档案一般都是用纸张，书装成册，然后再把档案分类的储藏在档案柜里。这样的储存方法会出现很多的问题，比如耗费纸张比较多，占地空间大，往往为了档案就要准备几个屋子的地方存放，寻找起来更是麻烦，要翻阅大量的无效档案，才可以寻找到自己所需要的档案，如果把企业档案信息化，这样一来，几台电脑就可以解决企业档案的储藏问题，企业可以把信息放到安全的网络云上去，再利用局域网管理企业信息档案，这样，不仅占地小，更是方便查找，需要用档案的使用者，在电脑上输入所需档案的时间就可以轻而易举的寻找到自己所需的档案，不仅方便，而且对档案管理人员更是方便了管理。

2.2 推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享

加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任。加快实现档案信息资源共享。单位应严格依据国家新出台的标准，把技术壁垒打破，统一建立档案信息管理系统，促进单位及时融合网上办公应用系统和档案管理系统，在网上实现档案信息的生成、整理与归档，使电子档案信息的入口保持畅通。同时，加强横向联合，实现信息资源共享。建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。

2.3 管理手段创新

在当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此：要实现计算机档案管理，达到档案管理现代化的要求，档案部门必须配备必要的计算机档案管理专业人才。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。一些专家认为：计算机的产生和应用，就好像纸张的发明一样，其对人类科学文化的发展产生巨大的推动作用。机读文件在文件载体形式中所占的比重将会越来越大。虽然不会完全取代纸张，但纸质文件必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用，成为势不可挡的历史潮流。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段——档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。

3 结束语

档案管理是一种传统的管理活动。在信息高度发达的传媒时代，档案管理在遵循原有管理方式的基础上，可以实现新的突破。新的方法和新的管理可以增强档案管理的有效性，可以从手段上提高档案管理的重要突破。积极探求档案管理的新方法是时代的要求，是档案工作发展的要求，是社会文化进步的要求。创新档案管理需要多方面的力量共同合作，在档案专业的各个环节形成统一的合力，实现档案管理的专业化、科学化、现代化。

[1]韩娜. 浅谈如何以信息化提升建筑企业档案管理水平[J]. 建筑知识，，：1.

[2]李艳芹. 浅谈企业档案工作规范管理与创新[J]. 山东工业技术，2013，12：102+120.

[3]张勤. 浅谈企业档案管理与模式创新[J]. 兰台世界，2014，S6：73.

[4]李斌. 浅谈企业档案管理与经济效益的关系[J]. 商场现代化，2015，18：99.