浅谈大型企业档案管理模式

齐 明

河北钢铁集团邯钢公司档案馆

浅谈大型企业档案管理模式

齐 明

河北钢铁集团邯钢公司档案馆

二级管理模式的利与弊，保管重复、人员、管理成本、管理质量等方面详细剖析了网络时代档案二级管理的弊端，并提出了自己的见解。

档案；管理模式；弊端；重复；资源

档案管理和档案管理模式随着社会经济和科学技术水平发展而发展。从管理手段看，档案管理经历了从纯手工操作到计算机辅助管理，到计算机网络应用，再到信息化的过程。档案管理是一项历史悠久的活动纯手工操作阶段的档案管理是以档案实体管理为工作重点，以手工管理为主要手段，本阶段为方便查阅需要建立各种检索目录，档案管理是一项费时、费力的工作，对于拥有几万职工年产量几百万吨钢的大型钢铁企业邯钢来说，它需要众多人齐心协力才能完成。因此，大多数钢铁企业的档案管理模式都采用二级管理模式，即公司设档案馆（处），下面二级单位设档案室，公司档案馆在档案业务上对二级单位档案室负有监督指导职能。这种管理模式下，大部分档案的提供利用工作在二级单位档案室就已完成，档案馆也更有精力搞好本企业档案的各项基础业务建设，修订完善各项法律法规和搞好档案编研工作，这在一定程度上促进了企业档案管理工作的开展。

但是自从计算机应用在人类社会普及以来，计算机在档案管理中的应用也越来越广泛，档案工作进入计算机辅助管理阶段。但由于计算机能够辅助手工管理，企业档案馆（室）已拥有了一定数量的电子文件，并建立起档案的电子目录，不仅档案检索途径大为增加，同时也减轻了档案人员的劳动强度。

计算机网络的应用大大改变了人们的生活和工作方式，也给档案管理带来巨大变革。这一阶段，大多数钢铁企业都正在进行档案信息化建设，他们希望将纸质档案数字化后，用自行研发或购买的成熟档案管理软件将一个个“数据孤岛”连接成为网络上的“信息大陆”，以此来解放了人的劳动力。计算机网络的普遍应用及自动化程度的提高给档案工作带来便利的同时，企业档案二级管理模式带来的弊端也逐渐暴露出来。

笔者通过对多个大型钢铁企业档案管理情况进行调查，发现：

一、除极个别企业外，大多数钢铁企业的档案管理模式仍为二级管理。

二、在二级管理模式下，公司档案馆保管着全公司的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案（以上简称文书档案）、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、荣誉品及声像档案等。这样初步估算在档案总量上至少有30%为重复或可以不必保管的纸质档案，档案资源分散造成管理成本高，利用困难。

三、在二级管理模式下，由于基建档案和设备档案的利用主要在二级单位，而经过多年的改造及技术革新，档案馆的大部分基建和设备档案已经与现场实际不符，只能作为该企业的历史记录或为设计人员提供设计参考，保管利用价值不大。

四、在二级管理模式下，以某个未完成档案信息化的大型钢铁企业为例，由于二级单位众多，目前公司档案馆及各二级单位档案室的专兼职档案员多达60余人，而且绝大多数为女性，年龄多在38 至45之间，这个年龄结构的女性往往忙碌于家庭和事业之间，很少有精力学习新知识、接受新事物，难于接受网络时代对于管理人员的要求。另外在网络时代，纸质档案的利用量已大大降低，档案人员的手脚渐渐被解放出来，因此档案员虽人数众多，但素质良莠不齐，兼职使他们的很多精力都放在其他工作上，致使档案在安全保管、保密方面都得不到保证。

五、在二级管理模式下，公司档案馆（处）和各二级单位档案室都需要有自己独立的库房及办公室、阅览室。但由于近几年钢铁企业规模迅速扩张，企业用地成本急剧增加，而其纸质档案数量则以惊人的速度增长，很多单位的档案室库房面积告急，同时档案装具也需大批量增加，档案安全保管难度加大，管理费用快速增长，这给企业资金带来极大的压力，严重制约着企业的发展。

六、在二级管理模式下，公司档案馆对二级单位档案员虽在档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等方面负有指导的职能，但对其没有直接的行政处罚权，因此二级单位档案员的档案管理制度的执行力度上得不到完全保证，基本依靠档案员对工作的责任心和事业心。

对于档案库藏几十万卷的大型钢铁企业来说，显然二级管理模式已明显制约了企业档案工作的有效开展。鉴于以上情况，笔者认为，改变钢铁企业档案的管理模式，实行一级管理已成为钢铁企业的必然选择。

但改变档案管理模式不能急于求成，也来不得半点马虎，否则，很可能会给企业带来无形的灾难。笔者认为改变企业档案管理模式，可分两步走：

第一步：档案资源整合。因一般情况下，存放在二级单位的科技档案与现场实际比较吻合，可请技术人员先鉴定二级单位的科技档案，当与现场实际相符后，将档案馆存放的相同档案销毁，二级单位的科技档案移交进馆；对于二级单位的文书档案，只要剔除档案馆已保存的公司发文及上级行政单位的发文便可直接进馆；会计档案不存在重复保管问题，可直接进馆；二级单位的其他门类档案由于数量较少，可经过鉴定直接进馆，二级单位不再设档案室。

第二步：人员整合。档案资源的鉴定整合是一个漫长的过程，可能需要很长一段时间，在此期间，会有一部分档案员退休实现自然减员；公司档案馆也可根据自愿和需要原则，有选择的将那些对档案管理工作有热情、业务娴熟并且勇于创新的二级单位档案员纳入进来。

对于年产量近千万吨的钢铁企业来说，二级管理模式下每年档案的晒图费用和装具费用将近200万元，而档案实行一级管理后，可剔除大量重复保管的档案，不光能够保证企业档案的完整性和唯一性，而且二级单位档案进馆后腾空的两节柜、五节柜等档案装具可补充到那些办公设备不够齐全的基层单位中，解决其后顾之忧；二级单位档案进馆还可空余出相当可观面积的库房，这将极大地缓解办公用房紧张的状况，减轻档案库房扩张的压力。同时，重复的科技档案可部分保留到本单位技术人员手中，极大地减少每年的晒图费用；同时企业档案实现一级管理后，档案不再重复保管，也会节省大量档案装具费用。

因此现阶段，钢铁企业档案管理模式由二级管理改为一级管理已是大势所趋，会使档案管理工作更上一个新台阶，使档案工作能更好地为公司生产经营、企业管理、改革发展服务。

总之，企业档案实现一级管理后，档案机构集中，实体集中，档案人员集中，工作关系更加顺畅，可以更少的人全方位的提供利用服务，另外还可节省大量档案库房和晒图及装具费用，并且同时有利于对档案进行信息化建设，有利于档案安全与利用，有利于档案信息资源的共享。

齐明：女，73年5月出生，本科，河北钢铁集团邯钢公司档案馆，副研究馆员。