办公室管理的若干事项及如何提高管理水平

郑丽珍 李静楠

河南省有色金属地质矿产局第一地质大队

办公室管理的若干事项及如何提高管理水平

郑丽珍 李静楠

河南省有色金属地质矿产局第一地质大队

当今社会快速发展，各个企业也在不断需找进步，办公室的管理模式也在不断产生变化。综合办公室作为一个部门的综合性职能部门，具有特殊的地位和工作特点，是沟通上下、联系左右保证各项工作正常运行的枢纽，是一个部门的后勤基地。因此，提高综合办公室的管理水平是对企业的一个极其重要的一项工作。本文主要论述了本单位地质勘察综合办公室的一些事项及如何提高管理水平来展开探讨。

1：办公室；2：派车制度；3：思想；4：综合管理。

一 办公室的定义

办公室是处理一种特定事物的地方和提供服务的地方，是根据工作类型，提供不同的办公场所，办公室主要由办公人员和办公设备组成。是事务性部门，是部门承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽。办公室的日常工作主要包括文书处理、档案管理、文件批转、会议安排、车辆管理、物品采购、部门考核。

二 完善派车制度，并严格执行

地质勘察院日常公务用车由综合办负责调派，其他人员一律得私自调派司机和车辆。公务用车前必须如实填写单位统一的派车单，说明用车原因、出车地点、同行人、用车时限等，由用车申请人，司机、综合办主任签字后报院长审批同意后方可出车，完成工作后司机需及时将派车单回执交给综合办，派车单回执需由司机、用车申请人签字，注明交还时间和车辆情况，经综合办主任、院长签字同意后，核销本次用车任务。

三 从思想上提高综合办公室管理水平

（一）自身素质

社会环境不断变化，单位的内外部也跟着变化，为适应这种快速的节奏，必须要求办公室人员从各方面提升自己，熟知能帮助工作的法律法规。要提高自身素质，就要从各方面着手，把自己培养成综合技能的人才。

（二）提高服务意识

在办公室里服务工作是无形的，特别是对于同事和领导之间，在每天独立完成工作的基础上，应树立起服务他人的意识，比如：协助同事一起完成工作，相互交流，互相帮助，提高工作效率，在工作之余和同事多加强沟通，观念达成一致；为领导服务时，要不负所托，努力完成任务，成为得力小帮手。最重要的是注重团队精神，既要分工，又要合作，虚心听取他人意见，努力完善自己。

（三）注重细节

不管是工作中，还是人员管理中，都应注重细节。工作中要做到忙而不乱，有条有理，管理上要注重细节协调，真正贯穿到每个环节，为了避免细节繁多，就要做好预备工作，并将可能出现的问题重点标记，并做出解决方案。只要在工作上事事留心，就能减少工作漏洞，提高工作效率。

四 如何加强办公室综合管理

（一）严格绩效考核

要按照奖优、治庸、罚劣的原则，积极探索推进办公室绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。首先要合理确定绩效标准，尽可能设计量化指标；其次要采取科学的考核方法，坚持统一标准，对一些难以量化的指标，辅之以必要的人工方式，人机结合，提高考核效率；最后要强化考核结果的运用，把考核结果与奖优评选结合起来，推动办公室各项工作水平的提高。

（二）定岗定责

所谓“定岗”，就是根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。所谓“定责”，就是要明确岗位职责，确定工作链接的节点和程序，做到分工明确、各司其责、协调配合。同时，定岗定责能使办公室人员各尽其能，高质量、高效率地完整各自承担的任务，从而有效的防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉的现象。

（三）工作人员的业务能力和道德水平

要提高办公室工作人员的业务能力和道德水平，要加强办公室人员的教育和培训，用科学理论和现代管理方法指导实践工作。如借鉴零差错管理的办法，全面提高工作质量和效率。提高办公室人员的文字写作能力等业务水平，加强学习，善于思考，勤于实践，提高其综合素质。同时要办公室人员树立起良好的工作作风，办公室工作需要默默奉献，办公室人员要甘当“人梯”和“幕后英雄”，老老实实做人，扎扎实实做事，甘当无名英雄。

（四）各种服务意识

超前服务意识；在办公室工作中，我们注重调动工作人员的主动性和积极性，要求做到脑勤、手勤、腿勤和口勤。协调服务意识；强调办公室工作人员要有顾全大局和协调意识，对领导分配的工作主动协调，对领导关心和群众关心的热点、难点问题着力协调，并时刻注意协调方式。日常服务意识；接听电话、收发邮件、编发信息等，这些工作看起来是小事，误了可是大事。为群众服务意识；规定工作人员对每一位来电、来访的群众都要热枕服务、负责到底、能作答复的，及时答复，不能答复的要做好解释工作，不是职责范围内的，要指引、带领群众到相关课室，绝不能出现话难听、推诿、不管的现象。

五 结论

办公室是企业的综合性管理部门，既要参与企业经营管理，又要进行日常事务管理。虽然在办公室的工作中，几乎每天都在坐着同样的工作，但在具体的实践中仍存在着问题，需要深入研究和解决。需要建立起和谐的办公室人员关系，制定良好的监督和奖罚制度，做到管理上的科学性、规范性和系统性，将管理深入人心。同时在以后的实践中，要围绕办公室的强化管理，优化服务，不断吸取先进的经验，切实加强自身建设，全面提高工作水平，是办公室综合管理水平再上一个新台阶。

［1］ 庄垂衔.探索当前办公室管理工作『J』.办公室业务，2013，（15）.

［2］ 石红文.关于提升综合办公室管理水平的研究『J』.管理观察，2013，（15）.