水利工程竣工验收中的档案管理

张 健

盐城市大套第一抽水站管理所

水利工程竣工验收中的档案管理

张 健

盐城市大套第一抽水站管理所

水利水电工程与国计民生直接相关，是国家建设的重点项目之一，在社会发展中承担着重要的社会责任。在水利工程施工中，竣工验收是工程单位全面考核工程项目、检验工程施工质量的重要工作，基于这种重要性，它的档案管理工作也就不可不予以重点对待，水利工程档案是整个工程施工信息的记录文件，可以反映出整个施工管理的原始信息，尤其是在当前形势下，做好这方面工作势在必行。本文就从管理角度入手，分析了水利水电工程竣工验收阶段的档案管理工作。

水利水电工程；竣工验收；档案管理

在现代水利工程施工管理中，施工档案管理是重要的一项内容，它是对施工整体概况进行记录和反映的信息资料，涉及到工程规划、设计、施工以及竣工等多个环节。随着国家对水利工程事业的关注度不断提升，水利水电工程的施工强度和施工任务量也逐渐增多，那么要想在有限的施工期限内高质量完成施工任务，就势必会导致在后期竣工验收中档案管理出现滞后性，进而影响到对工程质量的总体检验和管理，因此，对于工程单位来说，就必须要根据实际状况，切实做好竣工验收中的档案管理工作，使其作用最大化发挥。

1.水利工程竣工验收中的档案管理范围

1.1工程建设管理方面

在建设项目初期阶段需要对包括法人组织机构设置、建设管理制度、开工报告以及投资计划等在内的文件信息进行收集；在施工方案设计阶段，需要对设计的报告、审查批复文件以及安全鉴定资料等进行收集；在施工合同的档案收集中，需要包含有施工设计、施工监理以及施工质量检测等文件信息；在工程招投标阶段则要对招标文件、招标公告、中标通知书以及履约保函等文件进行收集整理；最后在财务档案管理工作中，还需要对财务与会计管理资料以及竣工决算报告等资料进行收集整合［1］。

1.2工程建设监理方面

在这一阶段，工程单位需要收集的资料信息包括有施工监理计划、监理实施制度、项目划分以及会议纪要等等。而在施工监理的现场工作资料收集中，还要对监理现场测量、旁站记录、监理日志以及监理月报等信息文件进行收集整理。

1.3工程建设施工方面

在这一阶段，需要对施工组织设计、施工进度计划以及安全生产方面等的文件进行收集，而对于施工材料和中间产品资料，就要对它的出厂合格证、试验检测报告单等证明性文件进行收集。此外，作为水利工程建设中不可缺失的重要组成部分——机电设备，对于其的信息收集主要是机电设备的出场资料、安装调试以及性能鉴定等方面的资料进行收集，以掌握机电设备的真实信息。对于施工过程中的细节性工程，需要注重资料收集的全面性，包括施工日志、原始断面测量、现场记录等等原始性文件，同时也要包含有隐蔽验收、开仓证以及施工操作中所涉及到声音、图像等资料。

2.水利工程竣工验收中档案管理的现状分析

首先，大多数情况下，由于水利水电工程的施工所涉及到的细节性内容较多，在施工中需要对各个环节进行严格监管，这就使得它的建设周期比较长，加上工程项目是否立项开工建设以及不同施工阶段是由不同的单位来负责完成的，这样就直接导致了工程管理中一些资料信息难以第一时间归档，从而导致了竣工档案的不完整，也就成为了工程竣工验收阶段中档案管理急需解决的一个问题。

其次，工程档案是对工程整个施工过程中所产生的各种信息和资料进行归纳和记录的一种文件，具有非常高的保存保管价值，基于这方面，在施工中的不同时期、不同单位以及人员的流动变化情况下，所形成的工程档案信息不完整，很难实现系统的衔接，进而使得档案收集的资料和之前所累积的原始记录、检测数据不完整，难以真实反映出工程施工的真实情况，进而导致后期施工质量检验难以顺利开展。

第三，在工程施工建设中，由于各种因素的影响，导致建设中的变更文件难以及时处理，对于规划、环保、移民以及设计等过程中的变更情况，需要第一时间在相对应的档案卷中给予记录和体现，也可以是在之前原有的案卷资料基础上进行明显的标注，也可以是重新出版一份新的变更版本，对旧的案卷起到更新替换的作用［2］。

第四，部分水利工程施工由于施工期限的限制，它的方案设计和施工活动是同时进行的，这样所造成的直接后果就是导致施工图纸难以及时进行归档处理，甚至是忽略了这方面的档案整理，从而导致档案资料归档的不完整，严重的话还会导致档案资料的丢失，很大一方面原因就是因为管理人员难以实现对各个建设过程的总体掌握。

第五，在档案归档过程中，还需要对档案资料的完整性进行严格检查，当前这方面存在的一个问题就是档案资料的签字缺失，没有加盖公共印章等问题，甚至于直接采用复印品来代替原有的档案资料，这样就会导致无用档案的积压占用空间，而且也难以直接销毁，造成工程质量检验工作陷入困境。

3.完善竣工验收中档案管理工作的对策

首先，作为档案管理的主体——档案管理工作人员来说，就需要将档案管理工作作为重点对待，在不断增强档案知识积累的同时还要进一步加大对水电专业知识的学习力度，对于不同专业、不同工程在不同时期内所需要的产品有准确了解，这样可以在对工程各个阶段的施工资料信息进行收集时，不会有较大的阻碍。

其次，水利工程项目在立项开始时，就需要融入档案管理，也就是说在整个水利工程中都要做好档案收集和管理工作，并且不能中途停止，在立项阶段进行档案管理可以起到一种事前指导的作用，从工程项目一开始就将档案整理进行规范，并贯彻权责制，将档案收集和管理的责任细化到每一个工作人员身上，这样可以给管理人员、设计人员以及施工人员对各种档案的整理要求有所了解，从而促进档案归档的顺利无误，与此同时，还需要对档案资料进行检查，确保其完整真实，不存在遗失遗漏［3］。

第三，对水利水电工程项目竣工文件的收集范围进一步明确，依据制度规定对施工的设计方、监理方以及施工方等的责任予以强化和落实，始终坚持权责制，在项目建设前期阶段所产生的各种资料信息要由负责建设的单位负责，而工程的勘测和设计资料则是由设计单位全权负责，施工中各种机电设备、线路管道以及仪表等的安装要由施工单位来负责，这样各方责任的明确可以保证档案管理工作的有效开展，避免了档案归档的遗漏问题发生。

第四，对于档案管理人员来说，也要不断强化自身业务素质，在接收工程资料时要加大检查力度，严格控制，一方面要保证项目文件资料的完整无误、真实有效，另一方面还要确保相关责任人签字、三级校审签字的具备，其中所附加的图表文件也要清晰无误，记录准确，如果存在有电子版的话，还要保证电子版和纸质版的相一致［4］。

第五，档案管理人员在加强工作宣传时，还可以根据水利工程施工的实际将其和经济利益相挂钩，这样可以起到强化其重要性的作用，从而使各个部门将其作为重要工作对待，也就确保了档案归档率，有利于档案管理工作质量的提高。

4.总结：

水利水电工程是关系国计民生的重要基础性项目，加强它的施工管理就必须要将竣工验收的档案管理作为重点来抓，针对于当前这方面工作所存在的问题，需要工程单位结合自身实际，强化各个环节的档案归档管理，从而提高档案的真实性和完整性，确保水利工程施工质量良好。

［1］冯志新.浅谈水利工程档案管理和验收［J］.环球市场，2016，（3）：175-175.

［2］黄健萍.水利工程竣工验收中档案管理存在的问题与对策［J］.人民长江，2015，（15）：104-106.

［3］邢军岐.水利工程建设档案管理的特点及工作方法［J］.办公室业务，2014，（2）：55-56.

［4］李亚.水利工程档案管理浅议［J］.河南水利与南水北调，2013，（4）：47.