企业物资管理信息系统的开发及应用

吕衡春

中铁十八局集团有限公司

企业物资管理信息系统的开发及应用

吕衡春

中铁十八局集团有限公司

物资管理信息化是实现物资集约化管理的基本保证，是经营管控落地的重要基础和有效工具。2010—2012年组织开发了物资管理信息系统(以下简称系统)并推广到各省级企业。作为第一批上线推广单位，根据公司物资管理信息系统实施工作方案要求，成立系统推广项目组，对照物资管理信息系统建设业务规范及需求规格说明书，完成了一系列的推广实施、接口开发、运维任务。系统的推广与应用，实现了物资全过程闭环管理，使物资数据互通共享，为辅助决策提供了准确的数据支持，提高了公司物资管理水平。

物资；信息系统；管理

随着计算机网络的大面积普及，企业信息化管理也在逐步深入，信息化建设正逐步展开，很多业都进行了企业内部和外部的业务应用系统的建立，将企业当前拥有的资源很好的整合在了一起，以业务过程为中心进行应用系统的集成，提高资源的利用效益，让业务环节之间的相应速度更快，不断的帮助企业降低成本，提高企业的经济效益，已经逐步的成为了很多企业都非常关注的问题，为了切实将企业物资管理业务理顺，提高企业物资管理水平，使数据高度共享，信息及时反馈，便于领导正确的决策。

1 系统概述

仓储管理是企业生产经营与物流供应链间重要的连接纽带。物资管理系统根据物资使用人员、采购人员、财务人员、决策管理人员等各对象的使用要求，通过对各模块的管理，全面反映物资的采购、出入库、损耗情况及人员和各部门的领用情况。同时，企业管理人员可凭借系统强大的查询及报表功能，及时、准确了解各项物资信息，为企业决策提供便捷的管理平台，加快物资的周转速度，提高经济效益，降低企业的管理成本。

2 系统建设目标

计划管理：材料计划填写、材料计划打印、材料计划查询、材料计划上报、计划excel格式导出；计划审批：材料计划的两级审批，包括基层领导和主管领导的审批和电子签名。采购管理：采购需求管理、采购计划管理、供应商信息、验收管理、到货管理、报表管理等；库存管理：入库管理、出库管理、盘点管理、查询报表、打印报表等；甲供料管理：甲供料入库管理、甲供料调拨管理、甲供料出库管理、库存查询管理；基础数据：物料目录管理、单位人员权限管理、物资供应站仓库管理审批流程管理、计量单位管理、数据库备份管理、系统登陆日志、系统权限管理等。

3 系统的实现

3.1 整体架构

由供应处专职计划管理人员汇总需用单位的物资需求计划，按照供应处采购业务的划分，向各采购部门发送物资需求计划(年度、月度、临时)。各采购部门接到上述信息后，进行库存平衡，确定采购方式(招标、议价、比价、定点、内部产品)生成采购计划(包括供应商名称、物资品种、采购方式等)。供应处分管领导审批采购计划后，业务部门根据审批的采购计划，按照年初确定的合格供应商及不同的采购方式(招标、议标、比价、定点、内部市场)确定采购定单。并向供应商发送。物资进入仓库前，仓库验收组及保管员按到货通知单(或定单)验收入库，并在信息系统内确认。采购部门接到由保管员签字的收货通知单(含需用单位仓库)及供货发票，根据仓库确认的收货信息记录，在信息系统内确认，并同时冲暂估。各需用单位根据物资计划申请量结合总库库存，在信息系统上自动下载提货清单锁定库存，合理安排运输工具到总库提货。

3.2 资产全生命周期管理

系统覆盖五大核心业务，初步实现了资产全生命周期各阶段数据的有效流转、共享，为实现资产全生命周期管理打下重要基础。(1)需求计划：系统采用统一的物资品类编码、物资目录，可以直接通过项目材料清册生成需求计划，省公司可通过系统向网公司上报一级采购需求；利用省、地、县三级平衡利库，对闲置物资进行统筹管理，提高了闲置物资的利用率。(2)采购管理：支持多级采购模式，可自动识别物资采购方式，并根据物资目录设置自动识别采购级别；建立物资标准配置结构和报价，提高了采购效率；系统可接收一级采购中标通知书，减少重复录入。(3)履约管理：根据统一模板自动生成合同和技术协议，简化合同审批流程，提高合同签订速度；建立履约问题跟踪机制，监控合同执行，实现合同履约全过程的管理，提高履约管理效率。(4)仓储配送：系统实现储备物资的管理，通过系统自动计算库存储备，达到及时补货的目的，提高了物资供应效率；系统支持供应商寄售物资的管理，能有效降低储备物资成本。(5)逆向物流：对退役的废旧物资进行监控和跟踪，实现废旧物资从登记、鉴定、入库、报废拍卖、再利用。

3.3 履约及品质控制

该模块实现合同关键节点预警，规范了合同签订、履约和归档工作，杜绝了合同审查审批流于形式等问题，付款申请全部在系统完成审批；通过系统生成了合同履约问题单、合同执行变更单，督促供应商严格按标准保证产品质量，主设备质保期内故障率保持为零；系统完成变压器、电抗器等五大类设备监造、抽检信息录入；应用系统到货验收模块，可发现部分工程项目滞后于原计划进度，加快了催货效率；系统付款管理模块可对于费用信息实时分析，掌握业务进展状况。

4 系统应用效果

通过信息系统的使用，取消了帐簿、凭证式单据的使用，数据资料得到保管、不易丢失，实现无纸化办公，在管理费开支上有了一定的节约。信息传递方便、快捷，需求单位对总仓库的物资储备状况在网上一目了然，实现了集中安排运输工具进行配载，在人员和使用车辆往返公司的费用上有了一定的节约。

物资管理信息系统的推广与应用，提高了公司物资管理水平，提高了各单位物资业务工作效率。公司今后将继续推进系统实用化，提升系统数据质量，加强系统运维。通过总结系统上线以来系统建设、系统应用情况及应用效果，为今后系统升级改造及推广应用指明方向。

[1]胡树坚.供电企业物资管理信息系统设计与应用[D].吉林大学，2014.

[2]刘枫.物资管理信息系统在辽河油田的应用研究[D].沈阳工业大学，2008.

[3]张延春.企业物资管理信息系统的开发及应用[J].通讯世界，2016，05：186-187.