公路局档案管理中存在的问题以及对策分析

董 莹

山东省枣庄市公路管理局



公路局档案管理中存在的问题以及对策分析

董 莹

山东省枣庄市公路管理局

摘 要：公路局档案是指在整个公路建设过程中形成的全部有保存价值的信息总称。由于公路工程档案管理是一项琐碎的工作，不直接产生经济效益，项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付，如不认真进行督导检查，会有大量资料流失。基于此，本文阐述了公路局档案管理的特点，对公路局档案管理存在的问题以及公路局工程档案管理问题的对策进行了探讨分析，旨在促进提高公路工程建设的质量。

关键词：公路局；档案管理；特点；问题；对策

1公路局档案管理的特点

1.1公路局档案管理的特点

1.1.1专业性强。公路工程档案大部分内容是技术方面的，要做好公路工程档案工作，既要有工程方面的知识，也应具备档案管理方面的知识。

1.1.2建设单位多。整个完整的工程建设项目，由于各种原因，往往要牵涉到政府部门﹑业主﹑勘察设计单位﹑建设施工单位﹑运营使用单位﹑监理监督单位。

1.1.3形成时间长。一个工程项目从项目立项﹑勘察设计﹑招标确定施工监理单位﹑工程施工﹑交工验收﹑试运营到最后竣工验收，一般最少要两年左右时间。

1.1.4档案数量大。一个工程从决策，设计到最后竣工，每一个阶段都会产生大量的原始记录，到后期便会形成数量巨大的特点。

1.1.5数字化管理水平要求高。随着计算机技术的应用，在公路建设设计﹑施工﹑管理﹑维护等各项工作中都不同程度地采用了先进的信息管理技术，在不同的的工作环节和管理阶段，形成的档案对新时期公路局档案管理提出了更高的要求。

2公路局工程档案管理中存在的问题

2.1规范性不强。资料收集不及时﹑不完整﹑不准确。一些工程建设单位认为项目档案管理只是工程完工后，后勤资料人员再做的工作，在平时的工程建设过程中不注意工程资料收集﹑积累﹑整理工作，到了工程结束后为了能应付竣工验收，才组织大量的人力﹑物力进行突击。由于在平常的日常工作中对形成的资料收集不及时，造成资料遗漏﹑缺损，影响了工程资料的质量。

2.2操作方法落后。目前很多公路建设项目都是采用传统的方法来管理项目档案，就是在资料的形成﹑收集﹑整理等平常工作中单纯由人工操作和管理，这样工作量大，工作效率低，不能很好地适应项目档案数量大和项目档案利用范围扩大的需要。在整理方面，传统方式整理竣工资料就是项目完工后统一整理，组成竣工资料编制小组，一般需要做—套纸质档案，一套项目档案数量上千卷，需要很多纸张，造成每个单位都有庞大的档案室，需要配备多人编制和管理，人工建目录，占用许多资源，造成人力物力的过多利用，甚至是很浪费。

2.3档案管理意识不够强。一些工程建设单位对项目档案管理在认识上存在偏差，重视不够。如有的认为项目档案是工程建设的附属产物，相对诺大的工程项目显得不重要，微乎其微，从领导到员工都集中精力抓工程质量﹑工程技术﹑工期，对项目档案管理都没有给予应有的重视；有的认为项目档案管理是额外工作，主要是上级要求做，存在应付的意识，认为能应付检查就行了。

2.4档案管理人员素质参差不齐。各参建单位由于各种条件的限制往往很少配备专职资料员，大多是兼职资料员，工程技术人员兼作资料工作，或是办公室文员兼作资料员，这就造成资料员素质参差不齐，有的具有工程方面的知识，却不具有档案方面的知识，有的具有档案知识，对工程方面知识又缺乏了解，还有的对这两方面的知识都不甚了解，等等，这给项目档案管理工作带来很多问题。

3公路局工程档案管理问题的对策

3.1依法进行档案工作管理。一是按照《中华人民共和国档案法》规定，建设单位有义务做好建设过程中发生的档案收集﹑管理工作。换句话说，项目档案管理是依法必须完成的工作，不容忽视。二是加强社会监督，打击施工过程中出现的腐败现象，需要充分发挥档案的凭证作用﹑依据作用﹑监督作用等社会管理功能，保证档案质量至关重要。项目档案收集不完整﹑管理不科学，质量得不到保证，因此，需要依法对项目档案进行管理，以提高工程整体质量。

3.2加快档案信息化建设。档案信息能否有效地被开发利用，除了很大程度上取决于档案信息的质量外，还与档案信息传递的技术密切有关。随着社会的发展和进步，人类已进入信息时代，特别是政府信息公开工作的逐步开展，社会各界对文件﹑档案等政府信息的需求急剧增加，对文件﹑档案等的传统手工操作已远远不能适应现代社会发展的趋势，满足不了政府信息工作的需要。所以我们必须加快档案的信息化建设，具体包括馆藏资源的信息化及计算机等高新技术的应用。

3.3发挥人的主观能动性。

3.3.1加强对工程档案法律﹑法规﹑标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。

3.3.2是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍，这就要求工程档案管理人员要定期参加理论学习，懂技术﹑会管理﹑业务精，并取得上岗证书。

3.3.3是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作，主动做好对重点工程档案业务指导，现场跟踪服务，积极做好项目档案的收集和整理，做到档案收集﹑整理与工程建设同步，认真抓好档案整理﹑归档﹑移交工作。

3.3.4是注重工程档案信息反馈，掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术﹑新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新表格资料，及时将相关信息反馈到管理层，并通过汇总﹑提炼再补充到相应的规范中。

3.4定期开展资料整理﹑检查与监督。由于档案管理是一项琐碎的工作，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付，如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至会有大量资料流失，所以要定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

3.5提高档案管理人员的素质。公路局工程档案管理人员应充分认识到公路工程档案管理的重要性﹑艰巨性，突破旧的管理概念和固有的模式，学习研究国家基础建设方面的政策﹑法规，增强法制观念和依法办事能力，严格执行路桥工程建设档案管理职责，积极参与公路工程建设档案管理的各项活动，在实践中锻炼﹑提高自身的业务素质和专业技能，使公路工程建设档案更好地服务于公路工程建设的需要。

4结束语

公路建设的档案管理工作涉及到公路建设项目决策﹑设计﹑施工到交工﹑竣工验收各个环节。作为一名公路局档案管理人员，不仅要做好传统的档案管理工作，还要结合档案现代化管理需要，充分应用信息技术，以提高档案科学管理水平，实现公路企业良好的经济和社会效益目标。因此对公路工程档案管理的研究具有重要的意义。

参考文献：

［1］许辉. 交通工程档案质量剖析与管理控制［J］.北京档案，2006

［2］叶杨.新形势下公路工程档案管理存在的问题分析［J］.价值工程，2012

［3］唐保金.论建设工程质量与工程档案管理［J］.安徽建筑，2009

［4］合晏.论建设工程质量与工程档案管理［J］.经营管理者，2014