探究强化文书档案管理的措施

钟 涛

中国电波传播研究所



探究强化文书档案管理的措施

钟 涛

中国电波传播研究所

摘 要：档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。

关键词：文书档案；档案管理

文书档案的管理是当前我国档案管理面临的主要问题，传统的文章档案已经不能适应档案的发展，因此加强文书档案管理势在必行。

一、传统文书档案管理的现状

1.传统文书档案管理的缺陷

第一，借阅文档必须要到亲自到档案室，档案的实效性差。借阅纸质文档必须要亲自到档案室现场，查阅文件既耗时间又耗人力，如果工作在异地，查阅其档案来更是困难。有的重要文档数量也十分有限，借阅时还需排队等候，大大的降低了文档使用的实效性。

第二，管理复杂。每次借阅文档都需要登记，另外，档案资料来自不同的部门和不同的方向，因此集中起来后还必须要指派专人进行分类处理﹑存放﹑审查以及编目。借阅和归还都要办理很复杂的手续。

第三，文档易损。由于传统的文档大部分都是纸质的，有很多珍贵的档案资料都年代久远。在借阅和管理文档的过程，不可避免的要经常翻阅和移动，这样就很容易使文档遭到破损，不利于文书档案的妥善保管。

2.文书档案管理信息化的优势

第一，提高使用文档的阅读率。实施文书档案的信息化管理在线显示文档的存储状态，这样使用者在查阅文档时就可以直接在网上查阅，解决了排队等候借阅的问题。如需借阅纸质文档，也可以提前从网上查看档案是否已被借走，何时可以归还，这样借阅起来更加方便，大大提高文书档案的阅读率。

第二，提高查询速度。实施文书档案信息化管理，能有效的提高档案的查询速度。在查询信息资料时，用户只需要检索栏中输入关键词就可以查看到所需的资料，而无需亲自到档案部门去索取。

第三，确保了文档的保密性。实现文书档案的信息化管理可以设置保密权限，划分文件保密等级，如果使用者只需某卷文档中的其中一份，信息化管理能够精确的查询到所需的单件文件，而传统的档案管理是提供整份，不利于文档的保密性。

第四，提高了管理效率。实施信息化管理避免了借阅归还时一系列复杂的手续，使工作人员的劳动强度降低了很多。提高了文书档案的管理水平。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1.掌握现代化管理技能，提高综合素质

电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成﹑运行﹑积累﹑转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草﹑修改﹑删减﹑检索﹑打印﹑登记﹑统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化﹑信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识﹑信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2.利用现代化技术整理档案

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理﹑深化检索的目的。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性﹑主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。

进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感﹑良好的职业道德﹑求真务实的工作态度﹑乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识﹑科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野﹑优化知识结构﹑提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》﹑《档案人员职业道德》﹑《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成﹑积累﹑归档﹑收集﹑整理﹑鉴定﹑统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导﹑检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

明确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性﹑现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位﹑分层次﹑多渠道﹑多形式地进行。坚持“学用结合﹑按需施教﹑注重实效”的方针，切实遵守学有所用﹑用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论﹑新方法﹑新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学﹑历史学﹑心理学﹑行为学﹑公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术﹑计算机﹑科技软件等新技术的学习。

参考文献：

［1］梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈［J］.资治文摘，2010，（2）

［2］聂菊荣；鲁礼炳；艾劲松.浅谈文书档案管理的信息化建设［J］.电脑知识与科技，2007，（8）

［3］张金秀.文书档案实现信息化管理的探索［J］.北京档案，2007，（6）