社区档案管理工作中的问题与对策探析

张 萍

山东省青岛市市北区宁夏路街道办事处

社区档案管理工作中的问题与对策探析

张 萍

山东省青岛市市北区宁夏路街道办事处

随着我国城市化进程加快，社区建设工作也如火如荼的开展着，社区档案管理工作是保证整个社区管理工作顺利进行的重要基础。经济发展迅猛，社会的进步飞速，信息化的发展来势汹汹，对社区的档案管理工作要求越来越高，为使档案能够更加有效的为社区管理工作的进一步发展提供有力的支持，促进社区建设完善，必须正视现今社区档案管理工作中存在的问题，加强对社区档案管理的建设。

社区档案管理、问题、对策

社区建设是城市建设中的重要组成部分，而档案管理工作又是社区各项管理工作的重要组成部分，它真实的收集和记录着整个社区建设和管理的各种历史活动，为接下来的社区建设和其他工作的进一步开展提供依据。社区档案管理则有其特定的价值和意义，在衡量社区档案管理水平中起着重要作用，对于推进城市建设和社会进步也有着特殊意义，社区档案管理水平的高低直接影响着社区档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，社区档案管理工作还不能完全符合当代社区档案工作的需要。

一、社区档案管理工作中存在的问题

1.社区档案管理人员的专业素质不足,职业道德缺失

目前，大多数的社区档案管理工作人员都是非科本出身，专业素质不高，甚至与所学专业完全不对口，缺乏档案管理相关的工作经验，对档案工作的重视程度较低。部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使社区档案管理工作出现安全隐患，甚至造成了社区档案的缺失，更严重导致了档案管理工作的效率和成果落后。由于档案管理的工作性质让人感到乏味，一些工作人员出现工作积极性不高，受传统观念影响，对档案管理认识不足，对工作缺乏热情，缺乏主动性。另外其他社区工作人员档案意识不强，没有主动归档的意识。社区档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。

2.对档案的重要性认识不到位,档案管理人员过少

社区档案管理还属于一个新兴领域，人力、物力、财力的支持明显不足。据统计表明，至今仍有些社区没有设置专门的档案管理场所，还有很多社区的档案管理人员极少，有些甚至直接由社区普通工作人员兼任。社区领导对此也没有足够的重视，资金支持投入不够，没有安装或改进社区档案管理工作所需要的档案管理软件，影响了档案管理工作的工作进度和成效。缺乏一套完善的社区档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中没有准确的指导。另外，社区档案管理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着社区建设的逐步完善，社区档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的社区档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。

3.对新媒体技术运用不到位,忽视电子信息保密工作

社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多社区已经实现数字化的档案管理，利用现代信息技术对档案进行归类管理和储存，有效的改善了之前档案管理中存在的种种局限和不足。但是大多社区忽视了对档案管理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失，这对社区建设来说，是一个极大的隐患。加之社区档案管理人员对计算机杀毒知识的欠缺，对电子档案的保护意识较差，给社区档案管理带来了很多损失。

二、提高社区档案管理水平的对策

1.注重社区档案管理人员的专业素质和政治素养的培养

首先，各社区单位把档案管理工作纳入进一步的工作目标和建设计划，应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化的进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等边讲边操作的培训方式。社区档案管理人员的专业素质决定着档案管理工作水平的高低，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好的适应档案管理信息化建设的需要和要求。

其次，社区档案管理工作是一项严密的政治工作，它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质，对档案管理工作要保持积极向上的工作作风，对工作投入高度的热情，提高工作效率。社区应把档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门档案资料。对社区档案管理工作认识认识充分，一心一意为社区和人民服务。

2.加强制度建设,实现规范化管理

社区档案管理工作需要与档案局、街道办事处等相关部门密切配合，社区领导应重视对本社区档案管理工作的管理，聘请专业的社区档案管理人员。主管社区案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为社区档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作，各部门之间密切交流、加强沟通，规范化管理工作流程，共同促进社区档案管理工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。社区档案工作者要充分认识到自身工作的责任，增强自己的使命感和责任感，确保档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创档案工作的新纪元。

3.软、硬件配置齐全,减少安全隐患

软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，社区档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行社区档案管理能够有效地处理大量文件信息，政府及社区单位要舍得在这方面花钱，为社区的档案管理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。另外，应邀请专业人士为社区的档案管理工作设置其特定的档案管理软件，为社区档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免档案信息的泄露或流失。

小结:

社区档案工作是社区建设乃至城市建设健康可持续发展的重要基础，而档案工作人员的素质是做好档案工作的基础。只有建立健全社区档案管理机制，保证社区档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障社区管理工作有条不紊的前进，提升社区管理工作的整体业务素质。

［1］王颖.社区档案管理工作的存在的问题及对策［J］.人人健康，2016，06： 240-241.

［2］罗文珍. 社区档案管理工作的难点与对策研究［J］.黑龙江史志，2015，13： 212.

［3］樊晓红. 社区档案管理现状、问题与对策［J］. 黑龙江档案，2016，01：80.