声像档案的数字化处理与长期保存对策

摘要：随着现代信息科技的不断发展、新材料的广泛利用，声像档案正逐步取代传统档案而成为利用率较高的档案形式。通过对声像档案数字化处理模式的研究与分析，结合当前档案管理实际，引入先进的声像档案数字化处理技术，并在此基础上阐述和提出数字化处理的具体实施方法，旨在为声像档案更好地实现数字化和长期保存提出建议。

关键词：声像档案；数字化处理；档案保存；现代信息科技；档案管理 文献标识码：A

中图分类号：G272 文章编号：1009-2374（2016）09-0176-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.09.087

随着现代信息技术的高速发展和新材料的广泛应用，声像档案无论从数量还是种类上都在不断增加，人们对声像档案的依赖程度不断提高，突出表现在声像档案的利用范围不断扩大和利用频率大大提高。声像档案不同于纸质档案，是一类以照片、影片、音像资料和视频资料为主体，以文字资料为辅助，将重大社会生活事件、科研发现、历史地理等富有重要意义和保存价值的事件进行记载的资料。

1 声像档案的管理和保存问题

1.1 声像档案保存归档意识不强

声像档案的保存与归档工作是从摄录环节就已经正式启动，摄录人员应做好一定的档案保存和归档工作。但因摄录人员和档案管理人员对声像档案性质不够了解、对声像档案的保存归档意识不强等原因，导致摄录环节中声像档案大量流失。声像档案流失的主要途径包括：其一，摄录设备存储空间有限，造成档案资料存储失败、覆盖和删除。以DV摄录为例，目前DV存储卡以MMC卡、SD卡、XD卡、记忆棒和硬盘为主，其中SD卡体积较小、价格低廉，日益成为当前声像档案存储的主要媒介，硬盘存储空间较大，但较为昂贵，是大数据、大容量声像档案存储管理的重要媒介之一；其二，摄录结束后没有交予档案管理人员进行分类统一管理，摄录人员只有原始声像信息而未加以记录和说明，造成日后档案管理困难，在实际操作时，摄录人员与档案管理人员会因沟通问题而产生分工有余而合作不足的现象；其三，摄录人员和档案管理人员流动、档案管理机构的并撤等造成的声像资料的流失和失控，而本质原因还是归结为声像信息的记录和说明工作不到位。

1.2 声像档案保存条件和方法问题

声像档案的载体形式多以高科技、新材料为主，保存条件和保存方法都异于且严于传统纸质档案资料，如底片、胶片库温度应保持在13℃～15℃，相对湿度应保持在35%～45%；照片库温应保持在14℃～24℃，相对湿度应保持在37.5%～67.5%；录音、录像带库温应保持在18℃～24℃，相对湿度应保持在40%～60%；底片册、录音、录像带、摄像带应立放磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜等要求。由于资金的不足和意识的落后，导致部分档案馆、室的声像档案专柜都不具备保温、控湿和消磁等要求，甚至个别档案馆、室压根就没有声像档案专柜。若声像档案未能在适宜的环境下保管，会造成档案信息的失真、丢失甚至损毁。

1.3 声像档案特殊的归档要求问题

声像档案的保存和归档具有较强的时效性和其他特殊要求，尤其是一些具有保存价值和特殊效用的声像档案必须及时归档，否则资料的具体时间无法确定，破坏资料信息的完整性。声像档案的阅读必须凭借多媒体输出设备，假如在做声像档案的归档工作时加以一定的文字辅助，会对日后的管理分类工作带来极大的便利。但目前，声像档案的归档工作多没有适应声像档案归档的特殊要求，给日后的管理工作带来了极大的不便。

2 声像档案的数字化处理

2.1 数字化处理——声像档案发展的必然趋势

如前文所述，数字化的保管和收藏工作会对声像档案发挥能动性、形象性和高效率的优势有直接影响。随着声像档案利用范围和使用频率的不断增加，传统声像档案的缺点和劣势也在不断扩大，引入采用新技术的声像档案成为迫在眉睫的工作。

传统的声像档案是以模拟信号为信息载体的视音档案资料，在数字技术还未登上历史舞台时，在声像档案的记录和保存工作中发挥了重要作用。但随着数字信息技术的高速发展，人类迅速进入数字化、网络化的多媒体时代。便携式多媒体播放器、DV和录音笔等数字化视音输入输出设备已经取代了录音机、录像机和传统摄像机。可以说，传统模拟视听信息已经退出了历史舞台，声像档案的数字化成为必然趋势和潮流。以娄底市卫生学校为例，学校声像档案多由综合档案室负责管理和收藏，学校声像档案大部分多是由光盘、磁带等传统载体组成，借阅流程繁琐、管理工作繁杂，学校管理各部门及教职工多因借、查阅不便等因素，造成声像档案并没有很好地发挥其价值和利用作用。

2.2 声像档案数字化处理技术的引入

2.2.1 照片资料的数字化处理。目前，档案馆中的照片资料分为纸质档案和电子文档形式保存的电子档案。对于前者，若数量较多、内容较丰富，可以使用电子扫描仪进行分批扫描，并在第一时间对扫描文件进行注释说明，将照片的时间、地点和照片的基本情况加以说明，以便方便归档和分类管理。对于后者，可以直接上传至档案管理软件之中，通过软件程序实现档案管理的全程自动化。如想实现照片资料的输出和借阅，用户可以通过检索程序寻找所需照片资料，而后直接通过打印机随时进行照片的打印。另外，一些年代久远的照片会出现发黄、不清、磨损等情况，可以通过PS、美图秀秀等软件进行修复，以便达到最佳的照片效果。

2.2.2 视音资料的数字化格式转换。所谓数字化的格式转化，就是将模拟信息的连续性信号转换成可供计算机识别的离散型信号。数字化格式转换多通过计算机软件，其中代表性的有WINDOWS WAVECN和A/D转化器等。而对于视频资料的数字化采集过程，则可以直接通过录像机与计算机的连接，利用视频采集卡将录入的视频资料直接存储到电脑硬盘中，采集的过程就是视频资料数字化的转换过程。

2.2.3 数字化声像档案的统一管理。数字化的声像资料也可以通过PREMIRE、COOLEDIT等计算机软件程序进行编辑压缩处理。压缩处理后，第一时间对每份文件进行编制独立分类号、档案号等工作，再进行声像档案的搜索关键词设定工作，方便用户的同时，也大大提高了档案管理人员的工作效率。

3 数字化声像档案长期保存的措施和对策

数字化声像档案资料不但有纸质档案所无法比拟的优势，而且在保真、保质和高压缩率方面也远远领先于模拟声像档案资料。但数字化档案资料所依靠的技术手段和运行机制与其他档案资料的特殊性和差异性，使得数字化声像档案在长期保存方面面临着诸多问题。因而，今后数字化声像档案发展方向不但要关注机制体制的建设宏观建设问题，还要着力解决数字化档案资料的可存、可取、可利用。

3.1 数字化声像档案的迁移风险控制

所谓迁移，就是通过计算机软件对原始保存的数字化档案资料格式进行转换，使之适应用户计算机配置，便于用户阅览的操作。在进行迁移的过程中，电子文档的完整性、整体性都易被破坏和危害。另外，格式转换软件程序千差万别、质量参差不齐，假如没有统一的格式规范和标准加以限制，一旦程序消亡，则会造成整个档案的不可读和不可用。在日常管理实践过程中，声像档案馆在管理数字化声像档案的起步阶段，可以借鉴发达国家或先进同行的标准和规范，确立和统一数字化声像档案的格式转换工作，再在档案载体的外部附上统一的文字性便签，在管理归档工作中，可以充分利用大数据管理方法，利用大容量硬盘、网络云盘等载体做好声像档案的备份工作。

3.2 数字化声像档案硬盘存储风险控制

目前，数字化声像档案资料多储存至硬盘之中，因此硬盘的安全是声像资料可读、可取、可利用的前提和基础，对硬盘存储进行风险控制是必需工作。可以采取硬盘健康安全监测技术，让用户在检索、借阅档案资料的同时，实现对硬盘运转工作情况的检测，发现硬盘出现老化、检测数值出现偏低状况时，要及时通知专业技术人员进行维修。另外，对声像档案进行独立式备份也是降低硬盘存储风险的有效工作之一。

3.3 数字化声像档案技术淘汰风险控制

数字化声像档案依托的是高科技、新材料，更新换代频率较高。而因相关技术淘汰而使得部分档案资料丢失或不可用的现象也屡见不鲜。因此，我们在注重对资料自身进行收藏和保管的同时，对声像档案保管所依托的相关技术也要注意保存。目前，业内常用的是复制拷贝、仿真和收藏旧技术三种措施，特别是仿真技术，是通过仿真软件对相关技术进行模拟，具有适应性强、占用空间小等特点，成为档案技术风险控制的主要措施。

4 结语

对声像档案进行数字化处理，是实现声像档案长期保存的主要措施和途径之一，也是档案管理发展的主流方向。在声像档案管理工作中引入数字化处理，不但要注意选用科学、有效的数字化处理软件，还要注意对数字化处理过程中的迁移风险、硬盘安全风险和技术淘汰风险加以控制，只有这样才能更好地发挥数字化档案管理的优势，进而实现声像档案的长期保存。

参考文献

[1] 陈玲.创新声像档案的收集和归档模式[J].科技资讯，2014，（33）.

[2] 龚志英.做好声像档案管理工作的几点思考[J].中国水运，2011，（7）.

作者简介：吴晖（1974-），女，湖南冷水江人，娄底市卫生学校经济师，研究方向：档案管理。

（责任编辑：周 琼）