高校教务档案在教学管理中的探究

陈少玲

(华南理工大学 广州学院电子信息工程学院，广州　510800)



高校教务档案在教学管理中的探究

(华南理工大学 广州学院电子信息工程学院，广州510800)

摘要：高校教务档案不仅具有基本的参考价值、凭证价值，还具有评估验收、教学检查的价值功能，教务档案的管理更从侧面反映着一个学校的整体教学管理水平，为此，要运用一定的档案学知识对教学档案进行现代化、信息化的管理。

关键词：教务档案；作用；建议

档案，是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律保存以备考查的各种形式和载体的历史记录。[1]从档案定义中的“以备考查”四个字里，我们可以知道档案的两个基本价值在于：凭证价值和参考价值。俗话说“空口无凭，立字为证”。一个学校的教务档案，是整个学校教学活动发生过程中的最原始的记录，它不仅在我们的教学管理中具有凭证和参考作用，而且为学校领导在决定教学管理方针、发展策略等方面提供了有理有力的依据。所以，做好高校教务档案管理的工作，对于开展教学研究、加强教学管理、建立良好教学运行机制有着重要的积极作用。

一、高校教务档案管理的作用

高校的教务管理是学校教学活动正常运行的神经中枢，是高校教学工作不可或缺的重要组成部分。高校教务管理，概括来说就是学校中与教学有关的行政事务，如今，伴随着高校教育不断壮大的发展进程，高校的办学规模不断扩大，在教学过程中形成的各类教学档案越趋丰富，各种具有保存价值的报表、信息、数据和文档的收集汇总使得教务员的日常教务管理日益繁杂，为在如此繁杂的情况下有序的开展各项工作，教学档案的有效管理发挥着越来越重要的作用，它不仅为我们的日常工作提供便利，更从侧面反映着一个学校的整体教学管理水平。

1.教务档案具有档案的基本参考价值

一个学校的教务档案，直接记录着学校的最原始的教学发展进程，涵盖整个学校在教学计划、学籍管理、课表编排、实践安排、考试事务、学生成绩管理、教学考评、毕业审核、教材管理等方面的内容。这些内容，单个的看，只是教学过程中的一个细微部分，但从整体上说，学校领导在进行一项教学决策前，需要教务部门提供大量的日常教学活动中产生的数据、事实案例、各类信息等，对许多数据、信息进行整合思考，以便在整个学校的教学质量分析中分清主次，找出根本，制定符合学校实际情况的教学决策。

2.教务档案具有档案的基本凭证价值

这正是俗话所说的“空口无凭，立字为证”。教务员，作为一个学校教学活动顺利开展的基层干事，是教学档案的直接管理者。因此，教务员的工作牵涉范围广，内容多样，种类繁多，责任却又重大，在工作过程中要求能做到“做事有记录，事后存依据”，保留原始的事实档案，以免在产生问题的时候无据可依，无法查明原因与责任，也就无法找到解决问题的根本所在。

3.教务档案还具有评估验收、教学检查的价值功能

为提高高校的办学质量，国家大力开展教学评估工作，实行五年一评估。评估期间，无论是学校内评估组，还是校外的学者专家，除了到学校进行查看情况，听取学校的自我评估报告之外，绝大部分的时间与精力都放在对各类的档案的检查上。学校和专家要对教学管理水平进行评估衡量，对教师们的教学进行评阅分析，很大程度依赖于学校提供的各类教学文件，比如各学年各专业的试题试卷、学生成绩、成绩分析报告、教学日历、教学大纲、教案等。对这些日常教学材料的评估、分析和检查，评估组和学者专家就能更清晰的掌握一个学校的教学活动及教学水平。一个学校能够将这些资料有序的整理归档，并立取可用，则能在侧面反应出整个学校教学活动的有序性。

二、教务档案整理归档的几点建议

1.教务档案要进行现代化、信息化的管理

随着学校的不断发展与壮大，教学活动中产生的档案资料只会越来越多，越来越繁杂，给管理档案的各个环节都带来了的巨大的压力，而进行编排的工作也是更加的困难。因此，在教务档案管理这项工作中，不能停留在以往以人力解决为主的时代，而要进行数字化、信息化的改革。建设具有大容量、高速度、稳定安全、主题鲜明的数字化档案信息数据库，同时要尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法和系统，加强电子档案的基础设施和应用系统建设。[2]以华南理工大学广州学院为例，过去一直停留在以人力为主来收集整理所有教务档案，数量大，存放难，人物物力投入都很大，但随着近年学校信息化建设的展开，也对一些基本教学文件行进了数字电子归档，比如每学期教师们需上交检查的教学日历、教学大纲、教案、实验大纲等，都集中上传至学校统一的FTP文件中，这样不仅省去了大量纸质资源，也提高了教务员整理这些基本文件的办公效率，更科学的存档这些材料，调用查看时也更便捷，同时也可以达到资源的共享与使用。

2.教务档案的直接管理者要具备一定的档案学知识

在学校的教学管理中，教务员作为其中的基层干事，与教务档案的整理归档存在着密切联系，教学档案是否存档合理有序，与教务员是否具有档案意识有关。教务档案想要完整、如实、有序、有规律的保存，作为教务档案的管理者就应该遵循文件产生的规律，区分各类文件具有的不同价值，把握好教务档案的质量。因此，笔者认为教务员需从以下几点来提高档案知识：一是教务员应要善于利用学校讲座、继续教育等有效途径，系统学习档案整理的有关知识，了解一些关于档案管理的收集知识、整理原则、归档方法、编码原则等。二是现今是互联网高速发展的时代，档案的管理更离不开数字化的处理，所以教务员也要努力学习办公自动化的技能，熟练掌握计算机基本操作知识，以便运用到日常教务档案的分类、整理、排列中；三是实践是检验真理的唯一标准，教务员应注重运用学到的档案学知识与技能，使之能有效指导自身实际教学档案的整理归档的工作，并能从中发现问题，解决问题，总结经验教训，以便进一步的学习和实践，让教务档案管理工作在纷繁复杂中分清主次，看清档案之间的联系，分门别类的存放整齐，提高工作效率。

3.教务档案的管理需要共同努力

教务档案从产生开始，就不是一个人的活动，而是由所有与教务档案相关人员共同完成的一项工作的实际记录，它凝聚着参与此项教学活动的人的所有心血，所以，对教务档案的管理，也不仅仅是教务员一个人能够做好的，而是需要相关人员的鼎力协作，共同完成的。首先，一个学校的教务档案管理是否有序，需要大量的物力支持，其所需要的存放地点、存放柜子等，都需要由学校领导批准经费建设、购买，从而进行良好规划，使档案的存放地点干净、整洁、有序，以免档案存放日久损坏、遗失等。其次，教务档案中包含了许多任课老师填写的各类表格，比如教学日志、大纲、教案、学生成绩表等，它们的完整性、准确性和有序性，离不开任课教师的认真努力，也离不开教研室的协作检查与配合，因此，在进行档案整理归档的时候，也应与教研室、任课教师多沟通，发挥好纽带作用，把各类文件及时与任课教师分享，以便及时更新、填制等，以免返工，增加检查和归档的工作时间。总之，一个学校的教务档案管理工作需要领导的重视并给予人力、物力上的帮助，也需要所有任课老师的认真协助，才能往好的方向持续发展。

总而言之，教务档案管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，为学校的正常运行起到保驾护航的作用。[3]而学校的教务档案工作水平，对于加强教学有序性管理有着重要的积极作用，因此，教务员不仅要强化学习档案整理归档的基本知识与方法原则，以指导自身在日常工作中科学有序的收集、检查、整理、立卷、归档各类教务档案；还要不断更新知识技能，学习新理念，大胆创新，开拓实践，努力探索教务档案管理的规律，做好教务档案整理归档工作，为学校领导的决策提供优质的、准确的、原始的各类信息文件，促进学校的教学活动有序开展。

参考文献：

[1]陈兆祦.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1980.

[2]李洪梅.影响高校档案管理因素分析[J].内蒙古财经学院学报,2012(1):109-111.

[3]姚蕾.关于高校教务档案管理的新思考[J].长春教育学院学报,2013(6):86-87.

责任编辑：力草

中图分类号：G472.2

文献标识码：A

文章编号：1671-8275(2016)02-0055-02

作者简介：陈少玲(1986-)，女，广东英德人，教务员，研究方向为档案管理。

收稿日期：2016-02-02