公路档案管理信息化建设

2016-03-15 14:08陶秀芳
黑龙江科学 2016年5期
关键词:管理模式信息化建设

陶秀芳

(甘南县农村公路管理站,黑龙江甘南162100)



公路档案管理信息化建设

陶秀芳

(甘南县农村公路管理站,黑龙江甘南162100)

摘要:通过分析我国传统公路档案管理的现状,探讨了公路档案管理信息化的必要性,提出了规范档案管理体制、实行档案管理实名负责制度,加大资金投入、鼓励档案管理软件的研发,对公路档案管理做到全国联网、形成开放式的管理模式等提升公路档案信息化管理水平的措施,以加快实现公路档案管理信息化建设。

关键词:公路档案管理;信息化建设;管理模式

公路系统是我国公路基础设施建设的重要组成部分,关乎我国交通事业发展的完善程度和经济发展水平。公路建设从前期立项,经过招标、施工直至竣工,每一个过程都是环环相扣、不可缺少,并且相互联系的。而在公路项目全程的建设过程中,档案管理是一项十分重要和艰巨的工作。工程档案涉及整个工程项目中的各个参建单位,各个施工阶段、各种施工技术、不同层次管理建设人员等诸多方面。覆盖范围广、工作内容多、专业性强等特点都促使公路档案的管理工作越来越受到重视和关注。

1我国传统公路档案管理的现状

1.1公路档案管理工作不受重视

很多工程项目参建单位在公路建设中对档案管理工作都不重视,只是一味地追求工程量和工程进度,经济利益是最终目的。这种商业利益驱使各个参建单位把更多的人力、物力、财力放在公路场地的实际施工中,从而忽略了后台资料的整合和收集。很多现场的施工档案、材料信息、会议纪要等相关文件丢失、破坏、混乱,从而导致后期审计、监管部门无法及时完整的查阅资料,甚至会直接影响后期的竣工验收工作,造成的不良后果非常严重。

1.2档案管理人员水平参差不齐

一个专业素质较高的档案管理人员队伍能在公路档案管理工作中发挥事半功倍的作用,然而纵观我国公路档案管理工作中,档案人员专业素质欠缺,水平也是参差不齐。其一,很多施工现场都是上岁数的老档案员,年轻的档案员还没有成长起来,出现我们说的青黄不接的现象。其二,很多档案员选择这份工作只是当成了生存的工作和谋生的手段,对待工作也只是局限于皮毛上的认知,深层次的了解不到位,缺乏探索和创新,往往是循规蹈矩,照葫芦画瓢。这种对知识的惰性和自满,会使他们在面临现代档案管理信息化的转变中很难适应。

1.3管理模式落后,大部分还是手工管理

公路档案中有很多信息是需要手工直接参与编制,但是这种手工管理也仅限于部分资料的编制,大部分的档案管理工作已经可以完全依托计算机信息技术的便利来完成。比如,在录入施工档案中涉及检验批的信息时,很多录取信息都是相同的,如果人工参与直接编写,将会浪费大量的人力,而且还不能保证完全的正确。现代高科技计算机技术能让我们利用最简单文字粘贴、复制功能就可实行对不同路段档案的编制和填写,这种高效率的档案管理方式十分适应现代飞速发展的公路事业。

2公路档案管理信息化的必要性

2.1公路档案管理信息化能提高档案管理工作的效率和水平

传统的档案管理模式大部分依托于人为亲自编写,很多档案员伏案夜夜疾书的成果可能只是几张表格的成果,而这种成果完全可以通过敲打几个键盘按钮,耗时几分钟就能完成。加之很多档案操作软件的研发,很多功能都被人性化的开发出来,人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量,提高了他们的积极性,还能减少档案管理工作上的失误,提高档案的精准性。

2.2公路档案管理信息化能用最节省的空间储存最大的信息

传统档案管理方式下,我们对档案的管理还停留在纸质的要求上,很多档案资料包括前期的立项计划、图纸、施工许可手续等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候,都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量,还造成国家纸质资源的浪费。通过信息化改革,可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以,方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量,实现资源的合理优化使用。

2.3公路档案信息化管理能提高项目的检索功能

很多公路项目竣工验收之后,就可以形成一套完整的工程档案,然后放到专门的国家档案管理机构管理。但是这并不意味着这些档案就可以在档案室里睡大觉,后期还是有很大的用处。比如后期某公路项目的改线、扩建或者维修等都需要查阅之前该项目的档案或者相关的信息,才便于动土施工或是勘察,这对保证工程的安全和质量都十分重要。通过建立信息化的档案管理模式,开发专门档案管理的电子系统,能方便对档案的查阅和检索,极大的提高了档案的利用价值。

3提升公路档案信息化管理水平的几点意见

3.1规范档案管理体制,实行档案管理实名负责制度

现行的档案管理工作中,很多公路项目的管理体制不规范,甚至是比较混乱。档案管理没有专门的人员负责,遇到问题更是多个管理部门的领导相互推卸责任。针对这种相互推诿、责任不明的管理部门,应该规范档案管理的形成体制,形成等价划分明确的制度,并实行领导实名负责,以保证档案管理工作的运行。

3.2加大资金投入,鼓励档案管理软件的研发

公路档案管理是我国整个基础建设行业都必须重视的问题。因此,国家应该加大对档案管理的资金投入。设立专门机构、派遣专门人员、分发专项资金,对档案管理进行全方面的跟踪管理。此外,政府还应该多多鼓励软件开发机构加强对档案管理软件的研发,采取经济上的支持和奖励,鞭策软件技术人员对档案管理软件的探索和创新。

3.3对公路档案管理做到全国联网,形成开放式的管理模式

各地区之间应该加强对档案管理工作上的交流和沟通,学习别人先进的经验和技术,规避自身的缺陷和不足。就像我们的居民身份证一样,将和一个路段所有的信息档案实行全国联网制度。特别是跨省的高速公路,可能涉及不同省市的区域管辖,通过这种开放性的管理模式,能及时、准确地反馈我们所要了解的信息,从而做到对公路更便捷和高质量的维修和保养。

4 结语

公路档案管理信息化建设是我国计算机信息技术与建设事业结合的产物,是未来公路行业发展的必然趋势。然而公路档案管理要想实行信息化,需要一个长期的建设转变过程,需要我们不断探索和研究。虽然现在还面临着各种各样的问题,但是相信在科学观念的指导下,在政府和社会各界的关心下,我们一定会加快实现公路档案管理信息化建设。

参考文献:

[1]王一波.公路档案信息化建设之初探[J].网络财富,2009,(01):182.

[2]贺建东.公路档案管理信息化建设浅谈[J].办公室业务,2014,(11):251.

Information Construction of Highway Archives Management

TAO Xiu-fang
(Gannan Rural Highway Station, Gannan 162100, China)

Abstract:By analyzing the current situation of the traditional highway archives management, this paper discussed the necessity of the information construction of highway archives management, put forward a standardized archives management system, the implementation of file management is responsible for the real-name system, increase capital investment, encourage the development of archives management software, achieve the national highway network, establish an open management model to enhance highway archives information management level, in order to accelerate information construction of highway archives management.

Key words:Highway archives management; Information construction; Management mode

收稿日期:2015- 12- 18

中图分类号:G270

文献标志码:A

文章编号:1674-8646(2016)03-0096-02

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